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Agenda Digital Omnichannel ClipEscola

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15 de setembro - 2022

Agenda Digital Omnichannel ClipEscola: como usá-la para revolucionar a comunicação escolar

Tempo estimado de leitura: 12 minutos (2437 palavras, 14305 caracteres)

A comunicação escolar evoluiu. A agenda digital, que já trouxe um avanço enorme para as escolas, agora superou a si mesma. Todas as barreiras que ainda existiam entre o público e a instituição de ensino foram quebradas. A Agenda Digital Omnichannel ClipEscola chegou para engajar definitivamente toda a comunidade escolar com a escola, sem mais empecilhos de entrada, com uma organização sem igual e com muito mais possibilidades estratégicas. Embarque na leitura e conheça em detalhes todos os horizontes desse novo mundo! 

 

O que é Omnichannel?

 

Para que você entenda o que é a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola, vamos começar pelo conceito de Omnichannel. Esse termo trata da convergência do atendimento multicanal – realizado por diferentes meios, como Aplicativo da escola, Chat do site, WhatsApp, Facebook e Instagram – em uma única plataforma. Ou seja, a partir de um único dispositivo é possível administrar a comunicação da escola a nível macro, já que todos os locais de contato possíveis convergem dentro de um só.

 

Quais são as possibilidades da Agenda Digital Omnichannel ClipEscola?

 

Agora que você já pegou a ideia geral do conceito de Omnichannel, vamos conferir em detalhes cada uma das possibilidades da Agenda Digital Omnichannel ClipEscola!

 

Centralização das mensagens multicanais em um mesmo local por ordem de chegada e com identificação da origem

 

Já falamos disso no tópico sobre o conceito de Omnichannel, mas só para reforçar, a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola traz como a primeira de suas possibilidades a centralização em um só local de todas as mensagens que são enviadas por: 

 

  • Aplicativo da Escola
  • WhatsApp
  • Instagram
  • Facebook
  • Chat do site 

 

Tudo vai para uma funcionalidade chamada “Agenda de Recados”. As mensagens já ficam organizadas lá por ordem de chegada e com a identificação do canal de origem.

 

Respostas que chegam diretamente no canal original

 

Quando você responde a cada um dos recados, sabe onde a sua resposta vai parar? Diretamente no local utilizado pelo público para o contato original. Ou seja, quem procurou sua escola pelo Instagram recebe a resposta no Instagram, quem a procurou pelo Chat do site recebe a resposta lá também, e assim por diante. O público nem percebe que a instituição está respondendo a partir de um outro local. Muito bem bolado, né?

 

 

Aplicativo da Escola na liderança da comunicação

 

É claro que o aplicativo da escola continua sendo o canal mais indicado da Agenda Digital Omnichannel ClipEscola. Ele ainda é o principal canal para a comunicação entre a instituição de ensino e os pais e responsáveis de alunos atuais. Afinal, há mais vantagens quando as interações são realizadas com recursos pensados exclusivamente para as necessidades de uma instituição de ensino.

 

A mais visível das vantagens é a integração total com todos os recursos da Plataforma ClipEscola. Os outros canais omnichannel possuem algumas dessas integrações (como falaremos mais adiante), mas só pelo aplicativo é possível ter uma integração com todos os módulos: Assinatura Digital, ClipPag, Ambiente Virtual de Aprendizagem, Estou Chegando etc.

 

Então, continue incentivando o público interno da escola  a baixar e interagir pelo aplicativo e aproveite as vantagens dos outros canais omnichannel principalmente para atrair pais e novos alunos para a escola! Aí a sua instituição de ensino desfrutará do melhor dos mundos no quesito comunicação escolar!

 

Só é preciso integrar um número de WhatsApp para toda a escola

 

Você já viu que a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola traz integração com WhatsApp, né? O que talvez você não saiba é que, com essa integração, a sua escola não precisará de um número de WhatsApp para cada equipe da escola. É exatamente isso que você leu! Um mesmo número poderá ser utilizado pela instituição inteirinha, pois com o omnichannel é possível cadastrar uma quantidade ilimitada de colaboradores para atendimento por um mesmo número.

 

Olha, se o seu queixo não caiu, deveria, pois esse tipo de coisa, nem o WhatsApp Business permite. É realmente algo muito incrível, pois qualquer contato vindo por esse único número poderá ser direcionado automaticamente para a equipe responsável (algo que explicaremos mais adiante), sem necessidade de direcionamento para um outro número e nem de alguém ficar correndo com o celular na mão pela escola para entregar a mensagem ao time responsável. É uma facilidade que, por si só, já vale a adesão ao omnichannel!

 

Centralização do histórico das conversas em uma tela

 

Você sabe o que mais a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola faz? Ela reúne todos os fragmentos de comunicação de uma mesma pessoa em diferentes canais dentro da mesma tela, formando um histórico completo! Ou seja, quando alguém fizer contato pelo WhatsApp e, tempos depois, fizer novo contato pelo Instagram ou por outro canal, a ferramenta conseguirá identificar que é a mesma pessoa! Tudo o que foi conversado com ela ao longo do tempo estará registrado e poderá ser exibido em uma mesma tela! 

 

Muito legal, né? Possibilidades como essa facilitam o atendimento e o deixam muito mais assertivo. Afinal, o colaborador que for responder aos contatos poderá acessar esse histórico para entender o cenário completo, caso alguma situação não fique muito clara para ele. Além disso, históricos assim também ajudam a entender o comportamento do público, algo de extrema importância para a criação de ações estratégicas.

 

Aplicação de filtros por canal

 

Pela Agenda Digital Omnichannel ClipEscola, a sua instituição controla a comunicação como bem entender! Como você sabe, todas as mensagens de todos os canais ficam centralizadas e organizadas por ordem de chegada, porém, se a sua escola quiser utilizar filtros para verificar somente as mensagens de um canal específico, ela pode!

 

Esse recurso pode ser útil de várias maneiras. Vou te dar alguns exemplos. Se a sua escola achar que as mensagens do chat do site precisam ser respondidas primeiro para que não dê tempo de a pessoa fechar o site, basta usar os filtros para isso! Se vocês lançarem uma campanha de matrículas no Instagram e quiserem responder primeiro às mensagens que vierem de lá, também dá. O recurso de filtros está aí para a sua escola usar e abusar!

 

Direcionamento automático da mensagem para a categoria que a escola escolher

 

Uma grande possibilidade da Agenda Digital Omnichannel ClipEscola é a configuração de categorias para as quais as mensagens devem ser enviadas. Então, para cada tipo de público (pais e responsáveis, alunos, colaboradores, fornecedores, público em prospecção e visitantes não identificados), é possível jogar o recado para um lugar diferente.  

 

Digamos, por exemplo, que quem veio falar com a escola é um pai de aluno. É possível definir que recados desse público cheguem diretamente para a equipe da Secretaria ou para outra que a escola achar melhor. Se o recado veio de um visitante não identificado, a instituição pode definir que ele seja direcionado ao módulo de captação de alunos (se a escola o possuir) e que seja respondido por colaboradores que a instituição conferir esse poder.

 

Percebeu que, dessa maneira, a sua escola consegue deixar cada fluxo de comunicação direcionado para a área da instituição que faz mais sentido recebê-lo? Assim, a agilidade nas respostas é muito maior e nenhum colaborador fica sobrecarregado com essa função, pois ela não fica concentrada em uma equipe só. Bem mais organizado e eficiente, né?   

 

Redirecionamento de mensagens para outras equipes

 

Às vezes, mesmo com o direcionamento automático das comunicações para a área que mais faz sentido, pode ser necessário realizar um redirecionamento. Afinal, um mesmo perfil de público pode contatar a escola por diferentes motivos, e isso é algo que só é possível identificar depois de ler o recado, certo? É por isso mesmo que a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola também traz a possibilidade de redirecionamento de mensagens para outras equipes!

 

Vamos ilustrar melhor esse ponto para ficar tudo bem claro, tá? Digamos, por exemplo, que a sua escola definiu que o público com o perfil de pais e responsáveis deve ser direcionado para a Secretaria. Porém, quando os recados chegam lá, o colaborador verifica que um pai quer marcar uma reunião com o diretor para falar do rendimento do filho e outro quer falar com o financeiro para negociar mensalidades em atraso. Ou seja, o perfil de público é o mesmo, mas cada um precisa ser redirecionado para uma área diferente. É por isso que a Clip também traz essa possibilidade!

 

Integrações com outros módulos

 

A Agenda Digital Omnichannel ClipEscola também pode ser integrada a outros módulos presentes na Plataforma ClipEscola, o que aumenta muito as possibilidades estratégicas. Veja os módulos que podem trabalhar de forma integrada:

 

  • Captação de Alunos

 

Com a integração do módulo Omnichannel ao de Captação de Alunos, a escola pode criar uma verdadeira máquina de matrículas! É possível definir, por exemplo, que um visitante não identificado (alguém que não é pai, aluno e nem colaborador) seja direcionado a esse módulo quando falar com a instituição por algum canal. Então, dá para configurar para essa pessoa ser atendida, primeiramente, por um colaborador designado como responsável pelo  módulo. Depois, esse público pode ser colocado em fluxos de nutrição automáticos!

 

Fluxos assim servem para criar um relacionamento com o público e amadurecer a intenção dele de fechar a matrícula. Tudo ocorre por meio de envios periódicos automáticos programados dentro de intervalos de tempo. Os recados podem conter informações sobre a escola, sobre o método de ensino, sobre a qualificação do corpo docente etc. Ao final, quando o público já estiver “quente”, é possível partir para o fechamento da matrícula. Confira mais sobre o assunto aqui.

 

  • Comunicação Interna

 

A Agenda Digital Omnichannel ClipEscola também pode ser integrada ao módulo de Comunicação Interna. Esse módulo possui toda uma hierarquia de comunicação na qual estão inclusos os colaboradores e fornecedores terceirizados. Então, dessa forma, todo contato feito por um colaborador ou fornecedor por qualquer canal pode ser direcionado automaticamente para esse módulo, deixando a comunicação redondíssima! Entenda mais sobre o Módulo de Comunicação Interna por aqui.

 

  • Mapa de Humor

 

O Mapa de Humor é um módulo que usa inteligência artificial para descobrir o estado de humor do público em cada interação realizada. Com ele é possível identificar visualmente se um recado tem sentimento positivo, negativo ou neutro. Assim, dá para priorizar o que precisa ser respondido primeiro. 

 

Esse super recurso guarda também todo o histórico de humor de cada usuário, mostrando os picos de humor ao longo do tempo. Dá até para consultar a conversa que gerou cada estado de humor. Você percebe as possibilidades estratégicas que isso traz? 

 

Se esse recurso já era um arraso dentro da agenda digital normal, imagine com a integração ao módulo omnichannel? Todos os fluxos de comunicação da escola vindos de todos os canais poderão ser geridos com estratégia e inteligência artificial. Incrível, né? Entenda mais sobre o Mapa de Humor por aqui.

 

Configuração de mensagens de saudação e de ausência

 

A gama de possibilidades da Agenda Digital Omnichannel ClipEscola ainda não acabou! Sabe o que mais dá para fazer? Deixar mensagens de saudação e de ausências previamente configuradas! 

 

Veja só um exemplo:

 

Mensagem de saudação: “Olá, tudo bem? Como a nossa escola pode te ajudar?”

 

Mensagem de ausência: “Olá, neste momento não há nenhum colaborador presente. Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta das X horas às X horas. Se quiser, deixe o seu recado e nós o responderemos logo que possível :)”

 

Bem legal, né? Assim, quando alguém vier falar com a sua escola por qualquer canal e estiver fora do horário de funcionamento da instituição, o público não ficará no vácuo e, ao mesmo tempo, nenhum colaborador terá que respondê-lo fora do horário de trabalho. Viu? Pensamos em tudo!

 

Recebimento de áudios, contatos, emojis, fotos, vídeos e arquivos

 

Você vai gostar muito do que eu vou te falar agora! Sabia que pela Agenda Digital Omnichannel ClipEscola é possível receber mensagens com áudio, contatos, emojis, fotos, vídeos e arquivos em outros formatos? Simmmmmmmmmm!!! Muito bacana, né?

 

Quando eu te falei que o Omnichannel era uma evolução, eu não tava brincando não! Como você sabe, a agenda digital normal já é algo incrível, mas essa questão do áudio, só a omnichannel tem! E como as pessoas gostam de enviar áudio, né? Não dá para deixar passar! Vai que seja uma indicação de matrícula, hehe. Com a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola, você não perde nada!

 

Vídeo: confira visualmente como funciona a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola

 

 

Finalizando

 

Você viu o mundo de possibilidades que a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola traz para as instituições de ensino? Incrível, né? Agora a comunicação escolar consegue abraçar a todos, sem nenhuma barreira e, ao mesmo tempo, com a mais absoluta organização. Se a sua escola ainda não conhece esse novo mundo de possibilidades, entre em contato com a gente agora mesmo e solicite mais informações!

 

Leia mais
– Atendimento Multicanal para Escolas: o que é e como centralizá-lo em um único local
– Gestão da Comunicação Escolar: como buscar a excelência

 

Você já conhece tudo sobre a Agenda Digital Omnichannel ClipEscola, então, agora é com você! Conte com a gente para fazer uma excelente gestão da comunicação escolar!

 

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AUTOR:

Graziela Balardim

A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.