A assinatura digital é a forma mais prática, eficiente, segura e sustentável de os pais assinarem os contratos de matrículas e rematrículas. Ela tem validade jurídica reconhecida pela MP Nº 2.200-2, portanto, equivale a uma assinatura de próprio punho. Além disso, oferece mais segurança do que a física, pois não pode ser falsificada e o documento, depois de assinado, não pode ser alterado sem que haja quebra de integridade. Hoje você vai conhecer a Assinatura Digital ClipEscola e todas as possibilidades que ela oferece!
O que é a Assinatura Digital ClipEscola?
A Assinatura Digital ClipEscola é um módulo opcional que oferecemos dentro da nossa solução. Com o recurso, a instituição de ensino consegue enviar contratos aos pais e responsáveis pela agenda digital escolar e recebê-los assinados digitalmente, de forma muito rápida e segura.
Caso você não saiba, não há a menor necessidade de recolher a assinatura física posteriormente, pois como assinatura eletrônica já tem validade jurídica, isso é mais do que suficiente. Nos tópicos a seguir, você vai entender melhor como a Assinatura Digital ClipEscola funciona!
Quais são as possibilidades da Assinatura Digital ClipEscola?
Agora vamos desvendar todas as possibilidades da Assinatura Digital ClipEscola? Veja o que ela permite:
Preparo do contrato com informações personalizadas
Você sabe que há algumas informações nos contratos que variam de aluno para aluno, certo? Nome, responsável, CPF, valor da mensalidade e data de vencimento são alguns exemplos disso. Em contratos físicos, é preciso digitar todos esses valores em cada um dos documentos. Um trabalhão, não é? Já nos digitais, boa parte desse processo manual é eliminado.
Acontece que algumas dessas variáveis já estão no cadastro do aluno dentro da ClipEscola:
- Nome do aluno
- Nome do responsável financeiro
- CPF do responsável financeiro
Todas essas informações já podem ser puxadas para o contrato automaticamente. Caso a sua instituição de ensino já tenha todos os dados do contrato em um sistema de gestão integrado com a ClipEscola, eles serão puxados diretamente do sistema. É uma redução enorme no trabalho, não é?
Definição de usuários-assinantes
O contrato de matrícula ou rematrícula precisa ser assinado pela escola e por um ou mais responsáveis pelo aluno, certo? Então essa é a parte em que a sua instituição define quem serão esses assinantes.
Primeiro, a instituição informa à ClipEscola quem será a pessoa que irá assinar os contratos em nome da escola. O recomendável é que seja o responsável legal por ela. Depois, é hora de definir quem serão os responsáveis pelo aluno que darão a assinatura digital.
Há várias possibilidades aí. A escola pode estipular, por exemplo, que todos os responsáveis pelo aluno devem assinar o contrato. Acontece que, algumas vezes, o estudante pode ter várias pessoas da família cadastradas no sistema como responsáveis, então, se a escola quiser, pode limitar a assinatura a apenas alguns deles. Há também a opção de conferir o poder de assinatura digital somente ao responsável financeiro pelo aluno. Então, essas questões ficam a critério da sua instituição. Alternativas você tem!
Envio do contrato aos responsáveis
Para coletar a assinatura digital, você terá que fazer o envio do contrato aos pais. Isso pode ser feito facilmente pela nossa agenda digital. Os responsáveis receberão o contrato no celular, bem na palma da mão!
Vou te explicar como funciona. É molezinha. Primeiro, você cria uma categoria só para o envio dos contratos, para ficar tudo mais organizadinho. Aí o próximo passo é adquirir um saldo de ClipCoins dentro da nossa plataforma (ClipCoin é a moeda da ClipEscola), que será usado para o envio dos contratos. Em seguida, você escolhe um colaborador para ficar responsável pela função dos envios, e aí já pode mandar bala!
Diferentemente dos contratos físicos, que precisam ser entregues um por um a cada pai, nos digitais, o disparo é massivo! A escola escolhe se quer fazer esses disparos para a unidade inteira, só para um nível de ensino ou então só para uma turma. Em segundos, todos os pais da categoria selecionada já estarão com o contrato em mãos. Outra vida, não é?
Assinatura com segurança e validade jurídica
Agora vamos chegar na melhor parte, a assinatura digital! Quando os pais recebem o contrato, eles fazem a conferência e já podem assinar. Essa assinatura não é como a que a gente faz com a caneta, ela consiste em um código chamado “Token”. Quando o pai clica no botão “Assinar”, esse token é enviado ao e-mail dele. Como só ele tem a senha do e-mail, isso significa que, legalmente, o uso desse código é de responsabilidade dele. Ou seja, esse pai jamais, em tempo algum, poderá alegar que não foi ele que usou o token para assinar o contrato.
O próximo passo então é fazer uma rápida confirmação dos dados e inserir o token recebido. Depois, é só clicar no botão “Finalizar” e pronto, contrato assinado com segurança e validade jurídica! Quando for a vez de a escola assinar, o processo é igualzinho. Rápido, prático e eficiente!
Acompanhamento do recebimento de assinaturas em tempo real
Quando os contratos são disparados, a escola já consegue acompanhar em tempo real o recebimento das assinaturas. Há uma coluna com a data e o horário que cada responsável assinou.
Sabe o que mais dá para fazer? Se comunicar massivamente com todos os pais que:
- Assinaram o contrato
- Não assinaram o contrato
Essa possibilidade é o que chamamos de “Clips Condicionais”, ou seja, que permitem o envio de um novo recado (Clip) de acordo com uma determinada condição. Com isso, a sua instituição tem uma série de possibilidades. Uma delas, por exemplo, é enviar um Clip para todos que ainda não assinaram e verificar o que está faltando para que eles concluam a assinatura digital.
Vai dizer que o mundo tecnológico não é uma maravilha? Tudo é tão mais fácil, não é? Sem deslocamentos, sem impressão de papel, sem muitos trabalhos manuais e com uma drástica redução no consumo de tempo. Nossa, imagina se as escolas de antigamente pudessem ver todas as possibilidades de hoje? Iriam ficar espantadas! Então, se você ainda não aproveita todas as facilidades dos nossos tempos, comece já!
Leia mais
– 5 coisas sobre assinaturas digitais de contratos que você precisa saber
– Como fazer matrículas em tempos de pandemia
Você já conferiu todos os recursos da Assinatura Digital ClipEscola! Que tal agora partir para uma demonstração? Solicite-a por aqui!
