Um pilar essencial da administração da escola é a gestão de cobranças. Sabemos que a instituição de ensino, para se manter viável como empresa, precisa ter a inadimplência sob controle e em patamares baixos. Há várias estratégias que podem ser implementadas para alcançar esse objetivo, e são elas que você confere hoje:
Inclua uma cláusula sobre inadimplência no contrato de matrícula
A gestão de cobranças já começa no contrato de matrícula. É essencial que os pais sejam informados já no início do vínculo com a escola sobre quais ações a instituição pode tomar em caso de inadimplência.
A escola pode informar, por exemplo, que inicialmente serão realizadas tentativas para que a questão seja resolvida amigavelmente, mas que caso isso não seja possível, a instituição se reserva o direito de cobrar a dívida por outros meios, que podem incluir o protesto de títulos, o cadastro do inadimplente em serviços de proteção ao crédito e a cobrança judicial.
Apenas a menção a tais medidas já pode contribuir significativamente para redução da inadimplência, pois na hora de priorizar as contas, os pais certamente se lembrarão dessa cláusula contratual. Além disso, caso a escola acabe mesmo tendo que tomar tais medidas em algum momento, os responsáveis saberão que foram alertados sobre isso desde o início.
Tenha previsibilidade da inadimplência
O acompanhamento da inadimplência é um ponto muito importante. A escola não pode ser surpreendida a cada mês. Assim, ficaria difícil fazer qualquer planejamento financeiro. Então, é essencial pensar em mecanismos que possibilitem à instituição uma certa previsibilidade.
Ter um histórico registrado é uma maneira de obter essa previsibilidade. Se a escola usa ferramentas para o recebimento de mensalidades e para a cobrança de inadimplentes, como por exemplo o assistente de recebimentos, ela conseguirá saber o número de inadimplências que teve a cada mês. Assim, é possível fazer um cálculo da média de inadimplência mensal, e com isso, ter uma ideia do quanto é possível esperar de caixa positivo.
Isso é importante para que a escola possa planejar seus investimentos e até realizar cortes necessários. Também ajuda a medir a eficácia de novas ações implementadas na gestão de cobranças, pois realizando periodicamente essa média, é possível analisar se a inadimplência está diminuindo e que ações provocaram esse impacto.
Facilite os pagamentos
A vida é uma correria, não é mesmo? Dependendo do estilo de vida da pessoa, às vezes, mal dá tempo para respirar. Felizmente, no mundo de hoje, nós costumamos encontrar facilidades para tudo o que precisamos: comprar comida, chamar um motorista, comprar roupas, etc. Não há quase nada que não possa ser resolvido com um aplicativo. Por que, com o pagamento de mensalidades, teria que ser diferente?
Um aspecto muito simples da gestão de cobranças, mas que é também muito importante, é a ação preventiva de oferecer comodidade ao responsável financeiro para que ele realize os pagamentos. Ninguém mais quer ter o trabalho de ter que entrar com login e senha no portal do aluno, pegar o boleto, entrar no internet banking e pagar. Ou então, ter que pagar na própria escola ou em um banco. Hoje, tudo tem que ser possível pelo celular, com um simples app, como é feito para todas as outras coisas.
Se a escola conta com assistente de recebimentos, por exemplo, isso facilita a vida, principalmente se ela optar por oferecer as duas formas de pagamento: por boleto e cartão de crédito. Em questão de segundos, o pai consegue entrar no app e resolver tudo por lá, em poucos cliques. Por mais ocupado que ele seja, não há ninguém que não disponha de ao menos alguns segundos do dia para fazer isso. Então, a dica é: facilite, facilite e facilite!
Envie lembretes
Há sempre também os esquecidinhos. Às vezes, a pessoa até nem tem a vida tão corrida, mas está sempre com a cabeça nas nuvens. Há todo o tipo de perfil de pessoa. Nem todo mundo tem boa memória. Se o pai do seu aluno tem várias contas que vencem em datas diferentes, aí mesmo que complica.
O que fazer para que um esquecimento não se torne inadimplência? Mais uma ação preventiva! Consiste apenas no envio de lembretes automáticos. Esse recurso está presente também no assistente de recebimentos. Quando o boleto já está disponível para pagamento, o responsável financeiro começa a receber lembretes pelo app, e a mensagem pode ser personalizada pela escola.
Não há ninguém que não olhe o celular várias vezes por dia, não é mesmo? É praticamente impossível não ver os lembretes. A instituição de ensino consegue ainda obter a confirmação de leitura, e não há como os pais desativarem essa opção. Então, a desculpa “não vi, não recebi” já era.
Automatize as cobranças
Se as ações preventivas não forem o suficiente e a inadimplência acontecer, é hora de atacá-la, e em larga escala. O que eu quero dizer com isso? Que pegar o telefone e ligar para os inadimplentes, um por um, não é eficiente e nem escalável. Demorará muito até que todos sejam contatados, e vários nem irão atender. É preciso que a cobrança atinja a todos, e de forma rápida e certeira, algo que só é possível com automação.
Onde é possível encontrar esse recurso? No assistente de recebimentos, mais uma vez. Ele é capaz de identificar todas as inadimplências e disparar notificações de cobrança automáticas, já disponibilizando inclusive o boleto atualizado para a quitação, evitando assim a necessidade de solicitação de segunda via.
A escola, mais uma vez, consegue ter o controle sobre todas as visualizações. É possível verificar individualmente quem conferiu a notificação e também receber estatísticas gerais. Dá até para puxar um relatório com esses dados.
Realize negociações
Todas as ações para a gestão de cobranças até aqui já permitem à escola fazer uma enorme “peneira”. Depois de tudo isso, só sobram aqueles casos mais críticos mesmo. Para eles, a estratégia é negociar.
A escola pode marcar reuniões com esses pais – que inclusive podem ser virtuais, para facilitar – e realizar propostas de negociação. Uma delas pode ser o parcelamento da dívida. O ideal é verificar um valor de parcela que realmente o pai consiga pagar junto com a mensalidade normal, mesmo que isso implique em parcelar em muitas vezes. Em alguns casos, essa pode ser a única maneira viável de o débito ser pago.
Outra opção é conceder descontos para a quitação da dívida. Se forem descontos atrativos, os pais podem até considerar a possibilidade de pegar um empréstimo no banco para realizar o pagamento. Para a escola, é melhor receber uma parte da dívida do que nada, não é mesmo?
Proteste títulos
Se a escola e o inadimplente não chegarem em um acordo, ou se ele for acertado, mas não for cumprido, a instituição ainda tem alguns caminhos a seguir na gestão de cobranças. Um deles é o protesto de títulos.
A escola, nesse caso, protesta os títulos que não foram pagos em um cartório. O inadimplente então será intimado a pagar a dívida no próprio cartório em até três dias úteis. Se ele não comparecer, o título será protestado.
Acione serviços de proteção ao crédito
Outra medida que a escola pode colocar em sua gestão de cobranças é a inclusão do devedor em serviços de proteção ao crédito, como SPC e Serasa. Com isso, o inadimplente terá uma série de restrições financeiras, já que seu nome estará em bases que podem ser consultadas em todo o território nacional.
A estratégia pode fazer com que o devedor decida pagar a dívida para se livrar das inúmeras restrições possíveis, que vão desde a dificuldade de adquirir cartões de crédito até a de comprar no crediário. Porém, com certeza essa ação abalará a relação entre o inadimplente e a escola. Então, avalie bem esta opção.
Realize a cobrança judicial
Por fim, vamos à ação mais drástica das estratégias para a gestão de cobranças: a cobrança judicial. O vínculo entre a instituição de ensino e os pais é entendido como uma relação de consumo pelo Código de Defesa do Consumidor. Portanto, a justiça pode ser acionada para a cobrança da dívida. Isso, porém, não deve ser feito se a inadimplência ainda não tiver alcançado 90 dias. Pela jurisprudência, esse tempo é visto apenas como impontualidade.
Com a cobrança judicial, a justiça pode determinar o bloqueio das contas bancárias e até a penhora dos bens do devedor para o pagamento da dívida. Como você pode ver, é algo bem drástico, e com certeza representará um rompimento da relação entre o pai inadimplente e a escola. Então, só use essa estratégia quando esgotadas todas as outras possibilidades, combinado?
Como a ClipEscola pode ajudar na sua gestão de cobranças?
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Com o ClipPag é possível:
- Ter o registro de todo o histórico de inadimplência da escola
- Receber os pagamentos por boleto e/ou cartão de crédito
- Enviar lembretes automáticos conforme a proximidade do vencimento do título
- Cobrar a todos os inadimplentes de forma automatizada
- Obter registros de visualização dos lembretes e cobranças
- Puxar relatórios com informações sobre as visualizações
Essas são apenas algumas das possibilidades do ClipPag. Confira todas aqui neste infográfico.
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