10 problemas escolares que a ClipEscola resolve

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05 de abril - 2019

10 problemas escolares do dia a dia que a ClipEscola resolve!

Tempo estimado de leitura: 17 minutos (3405 palavras, 19393 caracteres)

Nas segundas-feiras, quando toca o sinal da escola, a equipe docente se prepara para uma verdadeira maratona. A jornada que será percorrida até sexta-feira passa por tudo o que foi planejado para a semana, mas também pelo que não foi. O correr dos dias reserva muitos desafios, e lidar com problemas escolares previstos ou imprevistos faz parte da tarefa de gestão. Se você administra uma escola e quer um aliado para te ajudar a tomar atitudes assertivas e a contornar os obstáculos, conte com a ClipEscola! Nós conhecemos suas dores e temos a cura para elas.

 

Para provar o que estou falando, dá só uma olhada na listinha que preparei. Aposto que você irá até balançar a cabeça em concordância ao passar os olhos por cada item, pois são situações que vivencia ou já vivenciou, e com a ClipEscola não experimentará nunca mais.

 

Veja se isso acontece ou não na sua escola:

 

1. Gasto excessivo de tempo para a comunicação com os pais

 

Como a sua escola se comunica com os pais dos alunos? Agenda de papel? Se usa esse caminho, admita, você já percebeu que as tarefas de colagem e conferência de recados consomem boa parte do tempo produtivo das aulas, não é mesmo?

 

Caso você ainda não tenha feito as contas, sente-se para não cair para trás, porque nós fizemos. Em média, 27 horas por mês são desperdiçadas só com a manutenção da agenda física, considerando-se uma turma com 30 alunos.

 

Ficou boquiaberto? E essa é só a ponta do iceberg, porque muitos pais acabam nem verificando o recado que está na agenda e vão buscar informações com os colaboradores da escola diretamente pelo WhatsApp, por e-mail ou por redes sociais. Ou seja, mais tempo é perdido com respostas, às vezes até com uma sequência delas.

 

A boa notícia é que há solução. Esse é um dos problemas escolares mais fáceis de se resolver com a ClipEscola. A plataforma permite que os professores enviem recados em massa diretamente para o celular de todos os pais da turma ou até do colégio, e com conferência de respostas automática. O professor só tem o trabalho de digitar a mensagem uma única vez, e consegue saber se os responsáveis leram ou não sem precisar passar em cada aluno para conferir.

 

Retornos

 

Achou que isso era tudo? O melhor eu ainda nem te contei. Diferentemente do que acontece com o WhatsApp, na ClipEscola as instituições conseguem restringir os horários para o retorno aos pais. Isso quer dizer que o professor não terá que ficar à disposição deles integralmente, respondendo a recados em tempo real. A escola é que irá definir horários para as respostas.

 

Isso quer dizer que se os pais enviarem recados fora do período estipulado, receberão uma mensagem automática informando-os o momento em que o retorno ocorrerá. Assim, os professores poderão se planejar e o consumo de tempo com a função de respostas será extremamente minimizado.

 

2. Confusão na troca de informações

 

Em geral, escolas que não concentram a comunicação com os pais em um único canal acabam se deparando com o segundo item da nossa lista de problemas escolares: a confusão na troca de informações com os pais. Não é difícil de entender o motivo. Quando parte das comunicações ocorre por agenda física, parte por WhatsApp, parte por telefone, parte por redes sociais e parte por e-mail, o caos encontra um cenário favorável para se desenhar.

 

Imagine uma conversa com os pais em que o professor está falando com eles pela agenda, mas alguns dão as respostas solicitadas pelo grupo de WhatsApp da turma, e elas ficam perdidas em meio a gifs, vídeos e diversas outras questões. Como o professor acaba não vendo, até porque nem sabia que o assunto se desdobraria por lá, decide ligar para os pais que não se manifestaram na agenda. Quando eles atendem, estranham o fato de o professor não ter visto as respostas no grupo, acham que a escola é desorganizada e alguns até comentam sobre isso nas redes sociais da instituição. Bem ruim para a imagem da escola, não acha?

 

Esse é mais um dos problemas escolares que a ClipEscola resolve. A solução é muito completa e abarca todos os pontos de contato entre pais e escola, como você mesmo por conferir por aqui. Seja qual for a necessidade deles, a ferramenta sempre será o caminho mais curto e eficaz para atendê-la. Assim a escola poderá abolir os outros canais de comunicação informais que existem e ter a segurança de que nenhuma necessidade de interação ficará descoberta.

 


3. Falta de controle da escola sobre interações entre pais e professores

 

Em interações sociais sempre existe o risco de mal-entendidos, discordâncias e discussões acaloradas, mesmo quando elas acontecem por recados de papel escritos na agenda ou por conversas virtuais. O problema é que quando professores – que são humanos e sujeitos a erros – se dirigem a pais de alunos, eles não representam apenas a si mesmos, mas também à escola. Captou o sinal de alerta?

 

Existem “N” motivos que podem causar mal-estar entre pais e outros colaboradores do colégio, e quando eles acontecem, podem gerar desde prejuízos à imagem (já que em tempos digitais o que não faltam são prints de conversas postados em redes sociais) até a perda de alunos.

 

É importante que gestores tenham ciência e controle sobre as informações que os colaboradores estão trocando com os pais, e que possam identificar indícios de problemas escolares já no início, para que sejam resolvidos quando ainda estão incipientes.

 

Como você já deve ter adivinhado, essa é mais uma questão que a ClipEscola resolve! A ferramenta permite que gestores tenham controle sobre todas as interações que ocorrem dentro dela, e que inclusive possam moderá-las, restringindo recados que julgarem necessário antes de serem enviados aos pais.

 

E isso não é tudo! Estamos desenvolvendo também uma funcionalidade chamada “Mapa de Humor”. Você já ouviu falar? Trata-se de uma tecnologia que usa inteligência artificial para analisar o humor do público em uma linha do tempo, detectando se ele está satisfeito ou frustrado, se após algum determinado evento houve um pico de humor positivo ou negativo, entre muitas outras possibilidades. A ferramenta é capaz de traçar diagnósticos tanto coletivos quanto individuais, então facilitará muito a detecção de sinais de alerta nas interações entre pais, professores e demais colaboradores 😀

 

4. Burocracia nas autorizações escolares

 

Quando os pais de um aluno precisam que a criança seja retirada por um terceiro na hora da saída, existe um processo para isso. Afinal, o que está em jogo é a segurança do menor. O problema de tudo é a burocracia envolvida. Se surge um imprevisto e os pais decidem autorizar alguém a buscar o filho de última hora, por exemplo, não é tão fácil assim, certo?

 

Com a ClipEscola é! Os pais enviam do próprio celular a autorização para a retirada, e informam o nome, o número do CPF e a foto da pessoa que irá buscar a criança. Tudo é muito seguro e ágil, e a autorização fica registrada no sistema, resguardando a escola de qualquer problema.

 

E quando as autorizações são relativas a passeios escolares, a facilidade se repete. Pelas vias normais, geralmente a escola envia pelo aluno uma circular pedindo a autorização e a taxa do passeio. Alguns estudantes esquecem de entregá-la aos pais e acabam ficando de fora da atividade.

 

Com a ClipEscola os pais recebem a solicitação direto no celular, e a instituição de ensino consegue verificar automaticamente se eles visualizaram ou não. Na própria solicitação eles já podem dar o aceite digital ao passeio, em apenas um clique. A taxa também pode ser paga dentro do próprio aplicativo, pela funcionalidade ClipPag. Assim, a escola consegue obter as autorizações e os pagamentos minutos após o envio. Incomparável, não é mesmo?

 

5. Pouco engajamento dos pais em eventos

 

Como anda a participação dos pais nos eventos da sua escola? Se está abaixo do esperado e você já não sabe mais o que fazer para aumentar o engajamento, fique tranquilo, pois a ClipEscola tem a solução para esse problema também! Veja como:

 

  • Informar – em vez de comunicar aos pais sobre eventos por meio de recadinhos colados na agenda ou no mural da recepção, com a ClipEscola você enviará templates personalizados diretamente ao celular deles.

 

  • Confirmar – ao invés de aguardar a confirmação de presença pela agenda, assinatura na circular ou e-mail, você só precisará enviar enquetes pelo aplicativo. Com elas poderá obter inclusive dados estatísticos de confirmações.

 

  • Lembrar – em vez de ter que contar com a sorte para que os responsáveis se lembrem da data, você irá adicioná-la ao calendário da escola, que ficará sincronizado com a agenda do celular dos pais e enviará lembretes automáticos a eles de acordo com a proximidade do evento.

 

Como você pôde notar, com a ClipEscola os pais não têm como esquecer do compromisso, o que neutraliza um dos principais fatores da baixa adesão a eventos escolares. Além de tudo a instituição também consegue saber previamente qual é o engajamento que deve esperar para a ocasião, e pode planejá-la para o número certo de participantes.

 

Hoje você confere a continuidade da lista de 10 problemas escolares que a ClipEscola resolve, que começamos neste post.  Aí você me pergunta: “Por que dividir a lista em dois posts?”, e eu te respondo: “São tantas soluções que a ClipEscola te traz que não caberiam em um post só. Ficaria extremamente longo, entende?”. Dito isso, vamos ao que interessa. Confira a continuação da lista:

 

6. Falta de participação dos pais no dia a dia do aluno

 

A falta de participação dos pais nas rotinas do aluno figura entre os problemas escolares mais comuns que encontramos. O assunto merece especial atenção, pois aumentar o envolvimento da família na escola é um fator decisivo para o aumento do desempenho escolar e combate à evasão.

 

O baixo envolvimento dos responsáveis acaba sendo favorecido pelas limitações dos canais que costumam ser empregados pelas escolas para a comunicação com eles. Ferramentas como agenda, e-mail e portal do aluno, por exemplo, não conseguem dar aos pais a dimensão do que se passa no dia a dia da instituição, e eles acabam só tomando conhecimento do rendimento e do comportamento do filho quando chega um boletim ou uma advertência, ou então em reuniões presenciais de pais e mestres.

 

Resolver esse problema foi uma das premissas que nortearam a criação da ClipEscola. A solução permite que pais consigam participar da vida escolar dos filhos de maneira incomparável. Por meio de funcionalidades como “Diário do Professor”, por exemplo, os educadores podem enviar aos responsáveis pareceres descritivos com resumos da rotina dos alunos.

 

Qualquer atividade diferenciada que a escola faça pode ser registrada em fotos e vídeos, que são enviados à família pela ferramenta “Clips” e ficam armazenados em nuvem, sem consumir espaço do celular de ninguém. Pela mesma funcionalidade os professores também podem informar aos pais se os alunos não entregaram deveres, se chegaram atrasados, se conversaram muito em sala e tudo mais que acharem relevante.

 

Como você pode ver, muitas atividades e informações do dia a dia que acabariam nem chegando ao conhecimento dos pais, com ClipEscola chegam. A solução permite que a escola consiga trazer a família mais para perto, colocando-a como um braço direito do professor em seus desafios diários.

 

Ainda não se convenceu? Então veja mais essa: escolas que utilizam o ClipEscola diminuem em até 30% a quantidade de alunos em recuperação!

 

7. Falta de integração entre os dados armazenados em diferentes softwares

 

Quantos sistemas escolares a sua instituição de ensino usa? Vamos ver: um para catracas, um para a gestão acadêmica, um para a gestão de bibliotecas, um para e-mails, um para CRM… e por aí vai. A grande questão é: eles conversam entre si? Os dados cadastrados em um software podem ser acessados pelos outros, para que as informações se complementem e o trabalho siga um fluxo contínuo, ou cada coisa está em um lugar e é necessário trabalho manual para juntá-las?

 

Se você respondeu opção número dois, temos problemas à vista. Talvez você nem perceba, mas a falta de integração entre sistemas significa retrabalho e perda de eficiência. Quando tudo está interligado, dados não precisam ser cadastrados duas vezes e nem importados manualmente. A agilidade na execução de atividades é inigualável, pois muitas tarefas que seriam manuais podem ser automatizadas, o que evita até a ocorrência de erros humanos.

 

Portanto, se a falta de integração entre softwares é um dos problemas escolares que você enfrenta, a ClipEscola é a sua solução. A plataforma se integra a diversos tipos sistemas, como por exemplo gestão acadêmica, controle de catracas, gestão de bibliotecas, CRM, plataforma de EaD e portal acadêmico.

 

Sabe o que isso significa? Que os dados dos alunos não precisarão ser cadastrados manualmente se já estiverem em outro software e que quando você precisar enviar qualquer tipo de informação aos pais, conseguirá puxá-las de todos os sistemas da escola. Aposto que isso facilitaria muito a vida dos seus colaboradores, especialmente os do administrativo/financeiro, não acha?

 


8. Filas em frente à instituição

 

Horários de entrada e saída da escola são um caos. Falta lugar para estacionar e sobram filas. O som perturbador das buzinas se integra perfeitamente à atmosfera, que é composta por estresse, infrações de trânsito e congestionamentos. Mas o que se há de fazer? Os pais precisam deixar e buscar os filhos. Há alguma outra maneira de fazer isso sem gerar esse transtorno?

 

Se esse item está nesta lista, você já deve estar prevendo a minha resposta. Sim, há uma forma. Esse é um problema que a ClipEscola também resolve! Eu já não tinha dito a você que a plataforma é uma solução bem completa? Eu não estava brincando. Temos funcionalidades para as mais diversas necessidades escolares, e a que resolve a questão das filas é a “Estou Chegando”.

 

Contenha a sua curiosidade que eu já vou te explicar como isso funciona. É na verdade bem simples. O aplicativo fica sincronizado com o GPS do pai do aluno, enviando dados de geolocalização para a portaria da escola. Quando ele está próximo da instituição, o porteiro recebe uma informação visual e já deixa o estudante preparado para sair. Então quando o carro passa em frente à escola, o aluno já entra e o pai não precisa estacionar. Assim, o trânsito flui. Acabam-se as infrações, as multas, as buzinas e o estresse. Viu que maravilha?

 

9. Falta de segurança na entrada e saída da escola

 

Falamos do trânsito no tópico anterior, mas ele não é o único problema que ronda a entrada e a saída da escola. A segurança das crianças e adolescentes nesses momentos também é algo extremamente importante, e a escola precisa encontrar meios de assegurá-la.

 

É comum, por exemplo, pré-adolescentes e adolescentes irem para o colégio a pé. Mas é imprescindível que os pais saibam que eles chegaram bem. Afinal, vivemos em um país em que 40 mil crianças e adolescentes desaparecem anualmente, de acordo com relatório da Câmara Federal. Quando casos assim acontecem, as primeiras horas de busca são fundamentais. Então quando um aluno sai de casa para ir à escola, se ele não entrar na instituição no horário que deveria, os pais precisam ser informados imediatamente, para que possam agir.

 

As escolas geralmente possuem um sistema de registro de entrada de alunos. A ClipEscola permite que esse sistema seja integrado diretamente com o aplicativo, notificando os pais no celular logo que o estudante entrar na instituição. Assim, os responsáveis poderão saber se ele está bem ou se há motivos para preocupação.

 

A hora da saída também exige todo o cuidado com a segurança. É um momento vulnerável, e a escola precisa cuidar para que malfeitores não encontrem uma brecha no caos para se aproximar das crianças. Como já citamos, a funcionalidade “Estou Chegando”, da ClipEscola, permite que o porteiro saiba quando o pai do aluno está chegando e o libere quando o responsável passar em frente à escola. Essa ação desarticula o caos, que é um forte fator de insegurança, e também dá a certeza para a instituição de que a pessoa que veio buscar a criança é realmente a responsável por ela, pois está cadastrada no aplicativo.

 

No caso de os pais autorizarem que um terceiro vá buscar o filho, o aplicativo permite o cadastro não apenas do nome e do CPF da pessoa, mas também de uma foto dela, para que o porteiro possa fazer um reconhecimento visual e realizar a entrega do aluno com o maior grau de segurança. Afinal, com essa questão não se brinca!

 

10. Inadimplência escolar

 

Estamos chegando ao final da nossa lista, e vamos falar agora de um problema escolar que tenho certeza de que você quer muito resolver: a inadimplência! Ela é a grande pedra no sapato das escolas particulares, mas vamos te ajudar a dar um “peteleco” contundente nela! Quer saber como a ClipEscola resolve mais essa questão? Com uma funcionalidade ultra mega power chamada ClipPag.

 

A primeira vantagem de usar a ferramenta é a facilidade para os pagamentos. Ela permite que o responsável financeiro pague as mensalidades e outras taxas escolares usando o próprio celular, em segundos. Ou seja, com o ClipPag, tempo não é mais desculpa para a inadimplência!

 

O segundo ponto que ele ataca são os esquecimentos. O responsável recebe notificações antes de os débitos vencerem, lembrando-o da proximidade dos pagamentos. Caso mesmo assim a inadimplência ocorra, entramos em um outro nível da funcionalidade: a parte de cobranças automatizadas.

 

Vou te contar como funciona: o ClipPag envia notificações ao devedor informando-o do atraso, e disponibiliza boletos atualizados automaticamente, já com a multa e os juros inclusos. A escola também consegue saber o horário em que as notificações foram visualizadas, então o devedor não poderá usar as tradicionais desculpas “não vi / não recebi”.

 

Percebeu como fazer cobranças e driblar a inadimplência pode ser bem mais fácil? A escola não precisa ficar ligando para todos os pais e torcendo para que algum atenda o telefone, e nem ficar gerando boletos atualizados e enviando por e-mail, é só deixar com a ClipEscola que ela resolve!

 

Leia mais
– 5 razões para escolher a ClipEscola para a sua instituição de ensino
– ClipEscola: descubra o que os pais dos alunos pensam sobre a solução

 

A sua instituição de ensino enfrenta algum dos problemas escolares dessa lista? Então deixe com a gente, a ClipEscola resolve! Agende uma demonstração gratuita por aqui.

 

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AUTOR:

Graziela Balardim

A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.