Responda rápido, o que é mais fácil e menos custoso: trabalhar com a retenção de alunos ou em campanhas para conquistar novos?
A resposta parece clara, mas embora as ações de rematrícula ofereçam mais vantagens para as escolas, muitas deixam para se preocupar com isso somente mais para o fim do ano. Sim, na época que há pouco tempo para reverter decisões já tomadas pelos pais em relação à transferência de seus filhos para outras escolas.
Do outro lado, quando se pensa em captação de novos alunos, o cuidado é bem diferente. São campanhas trabalhadas ao longo do ano, que se intensificam nos meses que antecedem o período de matrículas. Mas será que a retenção dos alunos não merece, no mínimo, a mesma atenção?
Se a sua resposta foi um “SIM”, então estamos alinhados! A retenção de alunos deve ser uma prioridade desde já, e por isso estou aqui para ajudar a sua escola nesse processo – que, aliás, deve ser iniciado quanto antes.
Vem comigo que vou te apresentar três práticas que farão a diferença em sua campanha de rematrículas. Vamos lá?
Antecipe cenários com a pesquisa de rematrícula
Primeiro passo: a pesquisa de intenção de rematrícula. Sim, algo aparentemente tão comum, mas que merece sempre ser lembrado.
Basicamente, a pesquisa de rematrícula é como uma conversa de corredor com os pais, só que de maneira mais organizada e em um ambiente adequado. A escola pergunta se eles têm a intenção de continuar com a gente no próximo ano letivo e pronto – ou quase isso.
É preciso ir além do “sim” ou do “não”. Pare e pense: dá para esperar até o último minuto para saber quantos alunos ficarão e quantas vagas teremos para os novatos? Claro que não! Tempo é dinheiro, e para antecipar cenários a pesquisa é sua aliada nessa estratégia. Com ela, você já começa a ter uma ideia de como será o futuro.
E não para por aí! Com os resultados em mãos, é hora de traçar um plano. Imagine só: quem disse “sim” na pesquisa está demonstrando um interesse claro. Mas a gente não vai cruzar os braços e rezar para que eles não mudem de ideia, né?
É aí que começa a parte interessante, a escola pode agir proativamente para antecipar essas matrículas. Por exemplo, oferecer condições especiais para aqueles que estão a bordo desde o começo. Olha só: a escola pode dar X% de desconto na primeira mensalidade de quem se matricular até a data tal, depois reduzir esse percentual gradativamente e assim criar um senso de urgência.
Sabe o melhor? Você pode até criar um esquema automático de mensagens. A pessoa diz “sim”, e já rola um recadinho com a oferta especial. E tem um botão ali, chamando para ação: “QUERO A VAGA”. Um clique e pronto, o contrato é assinado online, e a taxa de rematrícula é resolvida.
Fácil, né? Mas já já voltaremos a isso.
Engaje pais e alunos e mostre os diferenciais da escola
Claro, saber que os pais dos alunos estão explorando outras alternativas não basta, certo? O próximo passo é agir para reverter os pais que não responderam ou já disseram que não irão se rematricular, e é aqui que eu volto para te orientar.
Quando sua escola se deparar com situações mais urgentes, é crucial entrar em contato rapidamente com os pais e buscar resolver a questão. Tudo de um jeito estratégico, sem sair ligando desesperadamente para saber os motivos da possível evasão.
Lembre-se que esse é o momento não de acalmar, mas de cativar esses pais. Aliás, algo importante: evite chamadas telefônicas, pois esse contato pode ser feito em um horário impróprio e complicar de vez o relacionamento.
Para isso, uma plataforma de comunicação como a Agenda Digital Escolar é a sua melhor aliada. Os pais recebem as mensagens por meio do aplicativo, diretamente no celular, e você ainda acompanha as respostas e quem leu ou não os recados.
Aproveite esse canal de comunicação para destacar as realizações da escola, atividades extracurriculares, projetos futuros e até mesmo investimentos. Mostre de maneira clara porque a sua instituição de ensino é a escolha ideal para os filhos deles.
Estar presente é uma ação que deve ser uma de suas prioridades o ano letivo inteiro. Por meio da comunicação, o envolvimento orgânico com a escola cresce naturalmente, o que consequentemente fortalece a retenção dos alunos quando chegamos ao momento em que os pais pensam sobre a continuidade ou não dos filhos na escola.
Lembre-se, cada interação conta. Desde comunicados sobre eventos até atualizações sobre o currículo, tudo contribui para manter os pais e alunos engajados e conectados à escola de maneira emocionalmente significativa.
Facilite a rematrícula e de adeus à burocracia
Você pode abrir uma conta em um banco, fazer compras e até trabalhar remotamente. Então por que a rematrícula ainda precisa ser feita presencialmente, com a troca física de um monte de papelada e acúmulo de documentos? Não, né?
Os papéis e tarefas manuais cederam espaço à tecnologia, e se a sua escola ainda não adotou a rematrícula digital, já está mais do que na hora de considerar, não acha? Vou te guiar por todos os passos necessários para fazer isso com sucesso:
-
Contrato digital
Adeus aos contratos empoeirados ocupando as gavetas da escola! É hora de focar no futuro! A partir de agora, abrace os contratos digitais armazenados na nuvem, combinado?
Ao invés de imprimir milhares de cópias do contrato para distribuir manualmente, envie-os diretamente para os celulares dos pais. E claro, faça isso de maneira oficial e profissional, utilizando a plataforma de comunicação da escola, como a Agenda Digital Escolar.
Em questão de segundos, a escola pode enviar em massa os contratos para todos os pais. Além disso, é possível confirmar o recebimento e a visualização em tempo real.
-
Assinatura digital
Vamos agora falar sobre a assinatura desses contratos. Você está ciente de que a assinatura digital tem validade jurídica reconhecida pela Medida Provisória Nº2.200-2, certo? Isso significa que ela é equivalente a uma assinatura feita à mão, dispensando a necessidade de coletar assinaturas físicas posteriormente. Ou seja, esse é o caminho para a rematrícula digital!
Para obter as assinaturas digitais no mesmo ambiente onde o contrato foi enviado, é crucial que a plataforma de comunicação da escola ofereça essa tecnologia. A assinatura digital é segura – em muitos aspectos, até mais segura do que a física – e possibilita que os pais concluam o processo de maneira rápida e sem burocracia.
A escola pode rastrear em tempo real o recebimento das assinaturas, incluindo a data e horário de cada assinatura. Após isso, a instituição também assina o contrato e o processo está finalizado!
Outra facilidade oferecida por soluções mais avançadas é a capacidade de enviar comunicações personalizadas apenas para os que já assinaram e para os que ainda não o fizeram. Isso permite, por exemplo, que a escola entre em contato com aqueles que não assinaram para entender o motivo e oferecer ajuda em caso de dúvidas.
-
Pagamento de taxa de rematrícula simplificado
Como você deve saber, a taxa de rematrícula corresponde à “reserva de vaga”, e geralmente faz parte do valor total da anuidade escolar. Com isso em mente, vou te mostrar como incorporar essa etapa no processo de rematrícula digital!
Assim como a assinatura, a etapa de pagamento deve ocorrer no mesmo ambiente onde o contrato foi enviado e assinado, para proporcionar conveniência aos responsáveis. Portanto, a plataforma de comunicação da escola precisa oferecer um assistente de pagamentos.
Esse assistente será útil em várias outras situações, como pagamentos de mensalidades anuais, cobranças automatizadas para inadimplentes, etc. Ou seja, ele não apenas facilitará a conclusão da rematrícula digital, mas também terá um valor considerável para a escola.
Na rematrícula, logo após os pais assinarem digitalmente, eles já poderão efetuar o pagamento da taxa. O título estará disponível no aplicativo e a escola poderá escolher entre pagamento via boleto, cartão ou Pix. Muito fácil e prático!
A Clip estará ao seu lado em todas as estratégias
Como dar conta de todos esses processos para garantir a retenção de alunos? A ClipEscola é a resposta que você estava procurando para colocar todas essas táticas em prática: da pesquisa de rematrícula aos pagamentos. Com a ClipEscola, dá para fazer o seguinte:
Criar a pesquisa de rematrícula:
A gente tem duas ferramentas, Enquetes e Formulários, que te deixam montar a pesquisa do jeitinho que você quiser. Aí depois é só analisar os resultados de boa e dar os passos seguintes.
Montar fluxos para envios e mensagens:
Você pode usar o recurso dos “Clips Condicionais”. Isso pode ser combinado com as Enquetes, e ajuda a mandar mensagens automáticas baseadas nas respostas dos pais. Ou seja, dá para criar um fluxo de comunicação somente com quem respondeu “SIM” e outro para quem disse “NÃO”, com uma abordagem mais engajada para reverter a possível evasão.
Assinatura do contrato e pagamentos:
A ClipEscola dá conta de tudo para fazer a rematrícula online sem sustos. Desde mandar o contrato de rematrícula, pegar assinaturas digitais e até receber a taxa pelo ClipPag, o nosso gateway de pagamentos. Então, quem responder “SIM” na pesquisa e quiser garantir a vaga já pode resolver tudo rapidinho!
Com a ClipEscola fica bem mais fácil. Tudo isso em um lugar só, o que deixa o processo de rematrícula mais simples e prático tanto para os pais quanto à equipe da escola. Então conta com a gente e comece agora a pensar sua campanha de rematrículas.
Leia mais
– Estratégias de peso para a sua escola se posicionar no mercado educacional
– Como usar a tecnologia omnichannel para alavancar a captação de alunos
Já pensando na campanha de rematrículas? Então vamos botar essas ideias em ação e garantir um novo ano de muito sucesso. Fale com nossos especialistas e dê um drible na evasão!
