Gestão escolar: como simplificar tarefas do dia a dia e gerar economia para sua escola

21 de março de 2018 | sem comentário | Categoria(s): Gestão Escolar, Tecnologia no Ensino

Tempo estimado de leitura: 8 minutos (1508 palavras, 8850 caracteres)

O tempo é um recurso valioso, e torná-lo altamente produtivo é uma necessidade das escolas dos tempos atuais. A busca por soluções para uma gestão escolar mais eficiente requer criatividade, ousadia e determinação. Lembre-se: resultados diferentes pedem atitudes diferentes.

 

Mas você sabe quais atividades impactam nas horas produtivas e no orçamento da escola e que podem ser feitas de uma forma mais simplificada? Veja:

Ladrões de tempo comuns

 

Há diversos processos que consomem tempo dos profissionais de uma escola. Entretanto, a tecnologia permite que a maior parte deles possa ser otimizada. Veja se as tarefas abaixo são familiares para a sua instituição:

 

  • Envio de comunicados aos pais pela agenda, como avisos de passeios, eventos, reuniões, deveres, solicitação de materiais, entre outros;

 

  • Conferência das agendas para a verificação da ciência dos pais quanto aos comunicados;

 

  • Preenchimento do diário do professor;

 

  • Comunicações com pais dos alunos por grupos de WhatsApp;

 

  • Envio de boletos de mensalidades;

 

  • Entrega das crianças aos pais ou a terceiros na hora da saída.

 

Você se identificou com os pontos acima? São tarefas muito comuns nas escolas e que roubam muitas horas produtivas de professores e demais funcionários. No entanto, existe um outro caminho.

 

Soluções eficientes

 

Como tudo que existe está em evolução constante, a maneira de se executar processos educacionais também avançou. Hoje existem soluções tecnológicas que podem tornar todas essas tarefas algo bem mais simples e com uma redução significativa de falhas e ruídos na comunicação.

 

Além da eficiência, essa nova forma de gestão escolar traz também como resultado uma economia que era inimaginável antes da era digital. Ela ocorre tanto por meio da eliminação de recursos como papel, toners de tinta, grampos, cola, xerox, entre outros; como por meio do ganho de produtividade das horas dos professores.

 

Como hoje a navegação na internet é feita principalmente pela tela do celular, essas soluções não poderiam ignorar esse fato. Aplicativos instalados em dispositivos móveis, portanto, têm o formato ideal de ferramenta para a gestão escolar, pois estão com os pais dos alunos e com os funcionários das escolas praticamente o tempo todo.

 

Como elas simplificam as tarefas?

 

Se você quer saber, na prática, como uma ferramenta para celular pode ajudar a sua escola nas tarefas diárias que mais consomem horas dos profissionais, observe:

 

  • Recados na agenda

 

Como é hoje: Os professores passam de mesa em mesa anotando ou colando recados nas agendas dos alunos. A resposta a eles depois precisa ser conferida pelos professores da mesma maneira: aluno por aluno.

 

Como fica com um aplicativo: Os recados são enviados por meio do aplicativo diretamente aos pais dos estudantes. É possível enviar tanto um recado geral para todos quanto um específico para cada pai. A confirmação de leitura ocorre de forma automática.

 

  • Calendário de eventos

 

Como é hoje: Os eventos são informados aos pais por comunicados impressos, recados na agenda ou conversas em grupos de WhatsApp, que ficam perdidas em meio a outras mensagens enviadas depois. Muitas vezes, os pais acabam faltando aos eventos porque simplesmente se esquecem deles.

 

Como fica com um aplicativo: Os eventos são divulgados por meio de comunicados personalizados. A agenda da escola fica sincronizada com a dos pais e a visualização desses eventos ocorre de forma automática. Os pais também são relembrados deles quando a data se aproxima. Todos os preparativos podem ser visualizados pelos pais, engajando-os.

 

  • Anotações no diário do professor

 

Como é hoje: Os professores anotam no diário os acontecimentos do dia a dia da turma. Os registros são entregues à equipe pedagógica em data estabelecida.

 

Como fica com um aplicativo: Os registros são feitos de forma online e podem ser disponibilizados a coordenadores para revisão e também encaminhados para os pais, atualizando-os sobre o que foi aplicado em sala. É também possível realizar o envio de materiais para tarefas em casa.

 

  • Interações com os pais dos alunos

 

Como é hoje: Os professores, em comunicações mais diretas com os pais dos alunos, costumam utilizar o WhatsApp para conversas em grupos ou privadas. Essas conversações podem ocorrer a qualquer horário, inclusive em momentos de descanso dos professores ou quando estão ministrando uma aula.

 

Como fica com um aplicativo: É possível colocar um limite de horário para as conversações do dia. Caso o pai envie um recado após o expediente, ele receberá uma mensagem de que o recado será lido no dia seguinte. A comunicação também não se torna um bate-papo interminável. Ela é focada apenas nos assuntos acadêmicos.

 

  • Mensalidades

 

Como é hoje:  A escola envia boletos aos pais, mas não tem um mecanismo para relembrá-los de que o vencimento está próximo.

 

Como fica com um aplicativo: A escola pode enviar os boletos diretamente pelo app e consegue notificar os pais de que o vencimento está próximo.

 

  • Entrega das crianças aos pais na hora da saída

 

Como é hoje: Os pais ficam esperando os filhos saírem da escola, o que muitas vezes provoca uma fila em frente ao local.

 

Como fica com um aplicativo: Os colaboradores da escola são informados sobre os pais dos alunos que estão chegando por meio do GPS, que é sincronizado ao aplicativo. Assim, podem preparar o aluno para que ele seja liberado logo que o responsável chegar, evitando filas.

 

E como a escola pode economizar?

 

Até aqui você já pôde verificar que soluções desenvolvidas para celulares podem facilitar muito a gestão escolar no dia a dia, certo? Mas agora você deve estar se perguntando: e financeiramente, será que compensa?

 

Avalie você mesmo:

 

  • Recursos físicos

 

Quanto a sua escola gasta com agendas físicas, toners de tinta para impressoras, resmas de papel, cola, grampos, entre outros materiais de comunicação/divulgação?

 

Provavelmente você levantou esses custos quando elaborou o orçamento anual da instituição. Então sabe que os valores não são baixos, não é mesmo? E o que você acharia de uma solução que conseguisse eliminar essa despesa?

 

Uma ferramenta digital para a gestão escolar permite essa economia, pois dispensa o uso de recursos físicos em todas as comunicações. E o custo que uma solução assim tem para a escola é muito menor do que o gasto dela com os métodos tradicionais.

 

  • Horas dos professores

 

Um outro número bem relevante a ser considerado é o de horas/aula dos professores. Quanto custa uma hora de um profissional da sua instituição?

 

Com esse número em mente, imagine agora que, em média, um professor com uma turma de 30 alunos gasta 27 horas por mês conferindo agendas. Quanto esse tempo está custando para a escola?

 

A otimização dessas horas é possível com o uso de modernas soluções para gestão escolar voltadas para dispositivos móveis. Usando a tecnologia como aliada, o tempo dos professores pode se tornar muito mais produtivo. Assim, o valor pago por ele terá um retorno maior para a instituição.

 

Tenho medo de mexer no que está dando certo

 

Me deixe adivinhar, você conseguiu visualizar as vantagens que uma moderna solução de gestão escolar trará para a sua escola, mas tem medo de dar um tiro no escuro e mudar a forma como as coisas são feitas há anos e anos, certo?

 

Esse medo é normal, e você não é a única pessoa a passar por esse momento de indecisão. Alguns modelos realmente funcionaram muito bem para as escolas por muito tempo, mas chega uma hora em que não conseguimos mais ignorar a evolução de tudo a nossa volta, não é?

 

Para te ajudar e te trazer mais segurança, que tal dar uma olhada no depoimento de alguém que já percorreu esse caminho? Veja abaixo o case do Centro de Educação Alegria e Cia:

 

 

Leia mais
– 5 sinais para a sua escola abandonar o papel nas comunicações
– Por que apps são a melhor opção para a sua escola?

 

Espero que esta leitura tenha te ajudado. Para saber na prática as vantagens de uma solução assim para a gestão escolar, agende abaixo uma apresentação sem compromisso.

 


A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.


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