A saúde financeira de uma instituição de ensino é assunto sério. A escola é a casa do saber, mas também é uma empresa, e para manter as portas abertas e poder crescer e se desenvolver, necessita de uma gestão financeira escolar eficiente.
Me responda com sinceridade, você está plenamente satisfeito com o fluxo financeiro da sua escola? Se está, parabéns! Nossas estratégias poderão ajudar você então a aprimorar ainda mais os seus processos. Mas se não está, preste ainda mais atenção na lista abaixo. Essas preciosas táticas o auxiliarão a dar uma grande virada nesse cenário!
Você está pronto? Vamos às estratégias então!
1. Automatize os recebimentos
Tarefas manuais estão com os dias contados. Sabe por quê? Porque consomem mais tempo útil, dão brechas para falhas e trazem resultados menos eficazes. Então que sentido faria receber pagamentos de mensalidades e de outras taxas de forma tão arcaica?
Pelo processo manual, as escolas enviam boletos aos pais pelo correio ou por e-mail, eles efetuam o pagamento em um outro local e, caso atrasem, precisam ligar para a escola e solicitar uma via atualizada. Essa via é novamente gerada e enviada aos pais.
Já da forma automatizada, o pagamento das mensalidades ou de qualquer outra taxa do aluno pode ser feito pelo responsável financeiro diretamente no celular, por meio de aplicativo. Caso esse pai prefira a opção de boleto, ele pode recebê-lo pelo mesmo app, e o documento sempre estará atualizado, com inclusão até mesmo da multa e dos juros em casos de atraso.
Já imaginou quanto tempo a equipe financeira da sua escola pouparia com a automatização dos trabalhos? Isso sem falar na facilidade proporcionada aos pais e responsáveis para que realizem pagamentos. E cá para nós… descomplicar esse caminho para que o dinheiro entre na conta bancária da escola não é algo de se desprezar.
2. Agrupe os débitos de um mesmo responsável financeiro
E por falar em facilitar pagamentos, esse segundo item da lista também atende muito bem a essa ideia. Vou te explicar melhor dando um exemplo. Imagine um pai com dois filhos na mesma escola. Cada um tem uma mensalidade e uma taxa de passeio escolar, o que geraria quatro boletos a serem pagos. Mas como o responsável financeiro é o mesmo, por que não agrupar todos os débitos então em um único boleto?
Isso seria extremamente benéfico à escola, trazendo como resultado:
- Menos esquecimentos: com todos os pagamentos devidos concentrados em um só lugar, dificilmente o responsável financeiro esquecerá de pagá-los. Já se for um boleto para cada débito, a chance de um deles acabar esquecido é consideravelmente maior.
- Mais economia: a escola é taxada por cada boleto que emite. Agrupando débitos de um mesmo devedor, ela só pagará uma única taxa. Isso pode parecer uma economia pequena, mas multiplicando o valor poupado pela quantidade de alunos da escola, e pela quantidade de meses do ano, a redução de custos anuais já parece bem mais atrativa, não acha?
E se a sua preocupação é com relação à transparência das cobranças, fique tranquilo. Uma solução bem simples é discriminar no boleto todas as taxas que estão sendo cobradas, para que os pais saibam exatamente pelo que estão pagando.
E assim como falamos no tópico anterior, o ideal é que esse agrupamento de boletos também ocorra de forma automática, para evitar erros humanos, como por exemplo o esquecimento da inclusão de algum débito no boleto único. Situações como essa não acontecem com o uso de sistemas automatizados, pois neles o processo segue sempre a mesma configuração que foi definida.
3. Envie lembretes da proximidade dos vencimentos
Uma boa gestão financeira escolar também deve prezar por processos que evitem a inadimplência. Afinal, melhor do que ter que lidar com um problema é reprimi-lo antes que ele aconteça.
Há uma tática para isso que é bastante simples, mas extremamente eficaz: o envio de lembretes. Não é necessário esperar que um débito fique em atraso para se valer desse recurso. O responsável financeiro pelo aluno pode receber notificações conforme o vencimento da mensalidade for se aproximando.
Isso pode ser feito pelo próprio celular desse responsável. Basta que a escola utilize uma solução que permita o envio desses lembretes via aplicativo. Assim, a instituição de ensino também conseguirá saber se ele recebeu e se leu a notificação.
Com isso, desculpas comuns como “esqueci”, “não vi”, “achei que já tinha pago”, deixarão de ser ouvidas pelo financeiro, pois com o controle de leitura, esses argumentos não farão mais nenhum sentido.
4. Faça a cobrança de inadimplentes de forma automática
Se mesmo utilizando a tática do tópico anterior a inadimplência acabar ocorrendo, a solução é atacá-la de frente!
Se você achou que eu estava falando de botar a mão no telefone e ligar para todos os inadimplentes um por um, cruzando os dedos para que eles atendam à ligação, está muito enganado! Há uma solução hoje que permite um resultado muito mais promissor sem consumir nenhum tempo produtivo dos colaboradores da escola: a cobrança automatizada.
Funciona assim: quando há um débito em aberto, o responsável financeiro recebe uma notificação no celular por meio do aplicativo. O boleto vencido é atualizado automaticamente para que ele possa efetuar o pagamento, incluindo a multa e os juros pelo atraso. A escola não é taxada pela atualização, e consegue também confirmar que o devedor recebeu e visualizou a notificação de cobrança.
É uma maneira de alcançar um resultado eficaz, que inclusive pode ser medido; liberar os colaboradores de uma tarefa que a tecnologia já é capaz de fazer sozinha; e cortar custos com ligações.
Qual ferramenta traz todas essas possibilidades?
Você gostou das quatro táticas que te ensinamos para uma gestão financeira escolar eficiente? Consegue visualizar as vantagens de aplicá-las na sua escola? Se a sua resposta for sim, agora chegou a hora de te mostrarmos COMO.
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A ferramenta que te permite aplicar todas as estratégias deste post e muitas outras se chama ClipEscola. É uma plataforma completa de comunicação que, entre as funcionalidades que apresenta, está o ClipPag.
O ClipPag é um recurso robusto capaz de automatizar todo o fluxo de recebimentos e cobranças das escolas. Foi desenvolvido por uma equipe que atua há quase duas décadas com gestão escolar, e que conhece todos os mínimos detalhes das rotinas financeiras de instituições de ensino.
Assista ao vídeo abaixo e entenda mais sobre o ClipPag:
Baixe aqui um infográfico com todos os detalhes do recurso.
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O que você acha do uso da tecnologia para o aumento da eficiência na gestão financeira escolar? É uma boa tática, não é?
