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Como gerenciar as autorizações escolares com segurança, mas sem burocracia?

11 de março de 2019 | sem comentário | Categoria(s): Relacionamento Pais / Escola

Tempo estimado de leitura: 6 minutos (1222 palavras, 6773 caracteres)

É verdade que quando se trata de criança, todo o cuidado é pouco. Por isso que as instituições de ensino costumam ser tão zelosas com relação a autorizações escolares, como retirada do aluno por um terceiro, passeios com a turma, entre outras. O problema é que todo esse zelo normalmente acaba resultando em uma coisa que ninguém gosta: burocracia. Mas será que não há outro caminho? Não existe uma forma segura e ao mesmo tempo ágil de gerenciar as autorizações?

 

Sim, há uma maneira! Como você deve saber, os processos manuais são bastante limitados e demandam mais tempo. Estamos, porém, em plena efervescência tecnológica, e o meio digital propicia saídas mais curtas para as demandas escolares, inclusive para essa. E se a segurança é a sua preocupação, saiba que ela nem de longe sai prejudicada, pelo contrário, se torna até maior.

 

Faça um comparativo:

 

Retirada de aluno por um terceiro

 

  • Como é pelos processos normais

 

Quando os pais autorizam que uma terceira pessoa vá buscar a criança no colégio, normalmente é assim: no início do ano eles preenchem um formulário de autorização com o nome e número do documento de quem está autorizado a fazer essa retirada. Só eles poderão buscar a o aluno na escola além dos pais.

 

Acontece que na vida real, nem tudo é planejado com tanta antecedência. Por exemplo, se o aluno vai fazer trabalho na casa de um coleguinha depois da escola e os pais dessa outra criança, para facilitar, combinam de levar os dois depois da aula, como é que fica?

 

É claro que o nome deles não estará na ficha de autorização preenchida no início do ano letivo pelos pais do primeiro aluno, e para que estes façam a autorização, precisarão entrar em contato com a secretaria da escola e explicar a situação. A secretaria então passará a informação ao porteiro, para que ele libere a criança.

 

Nada dessa “autorização informal” ficará registrado, a não ser que a instituição tenha o costume de gravar as ligações. Ou seja, se ocorrer algum problema e os pais negarem que deram a permissão, a escola não terá como provar o contrário, e poderá ficar em uma situação complicada.

 


  • Como é com a tecnologia

 

Os pais usam aplicativo de comunicação para informar à escola que autorizam outra pessoa a retirar o filho na saída. Eles fornecem uma foto dela e as informações de nome e CPF. Se acontece de alguém precisar buscar o aluno de última hora, basta que os pais coloquem esses dados no aplicativo e enviem para a instituição, que os receberá automaticamente.

 

De maneira muito diversa da situação anterior, nessa tudo fica registrado no sistema, e se for preciso, a escola não terá nenhum problema em provar que a autorização foi concedida pelos pais.

 

A  segurança do aluno, dessa forma, é até maior do que pelas vias normais, já que o porteiro conseguirá identificar a pessoa que vai buscar a criança não apenas pelo nome e número do CPF, mas também pela foto. Ou seja, não há como uma pessoa se passar por outra, nem mesmo roubando um documento.

 

Passeios escolares

 

  • Como é pelos processos normais

 

Quando a escola decide realizar algum passeio com os alunos, geralmente as autorizações ocorrem da seguinte maneira: as crianças levam para casa uma circular para ser assinada pelos responsáveis, ou então o recado é colado na agenda. Muitas vezes, os pais precisam se deslocar até um caixa eletrônico para sacar o dinheiro da taxa do passeio, já que boa parte das pessoas não anda mais com cédulas de papel hoje em dia.

 

A solicitação de autorizações escolares, por esse processo normal, também dá brechas para algumas situações que não deveriam ocorrer. Pode acontecer, por exemplo, de o aluno simplesmente esquecer de entregar o documento aos responsáveis e perder o passeio. Ou então os pais podem ver a solicitação, mas depois esquecerem-se dela, deixando a escola sem resposta. Em situações assim a instituição geralmente tenta contato telefônico com os pais para cobrar respostas, o que consome bastante tempo dos profissionais e nem sempre gera resultados efetivos

 

Há também casos de crianças “levadas” que podem tentar falsificar a assinatura dos pais, sabendo que eles não autorizariam. Dependendo da qualidade da “falsificação”, é possível que a escola nem perceba, o que é problemático.

 

  • Como é com a tecnologia

 

Colocando a tecnologia na equação, o cenário é bem diferente. A escola envia o pedido de autorização diretamente ao celular dos pais. Assim que recebem, eles já dão o aceite ou não, com um simples clique. A taxa do passeio pode ser paga dentro do próprio aplicativo. Fim. Autorização realizada e pagamento efetuado em minutos.

 

Prático não? A facilidade e a rapidez são de espantar! Fazendo dessa maneira, não há como o aluno esquecer de entregar a solicitação de autorização aos responsáveis, pois ela vai direto para as mãos deles. Eles também não esquecem de responder, pois essa resposta é dada na hora, em um clique. Além disso, não é possível que o estudante tente falsificar a assinatura dos pais, já que nada nem chega a passar por ele. Não há a necessidade de deslocamentos para sacar dinheiro. Tudo é muito simples, ágil e seguro.

 

Conclusão

 

Hoje o meio digital permite um nível de segurança que o papel não é capaz de dar. Como você deve ter notado durante a leitura, há brechas nos processos normais de solicitação de autorizações escolares, mas elas são totalmente preenchidas com a tecnologia. Então se o que te prendia ao papel era a questão da segurança, já está mais do que na hora de rever esse conceito, não acha?

 

Sobre a agilidade eu nem vou comentar… tá bom, eu vou sim! Você notou como tudo ocorre bem rápido, em questão de cliques? Se uma outra pessoa precisa buscar a criança, a escola recebe essa autorização na hora. Uma permissão para passeio que demoraria dias para chegar às mãos do professor – isso se chegasse – com aplicativo de comunicação é em tempo real, basta o pai clicar em “Sim” ou “Não”. E se houver necessidade de algum pagamento, isso é feito em minutos no próprio app. Convenhamos… sem comparação né?

 

Leia mais
– ClipEscola: o que os pais dos alunos pensam sobre a solução
– 3 erros de comunicação que a sua escola pode estar cometendo sem perceber

 

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A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.


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