O que é preciso para eliminar os problemas no atendimento aos pais dos alunos

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Como está o atendimento aos pais dos alunos na sua escola? Eles estão satisfeitos? E os colaboradores, não estão sobrecarregados com esse tipo de demanda? Se tudo está indo bem, te dou os parabéns, pois em boa parte das escolas a realidade é diferente. O atendimento aos pais – que no caso de escolas particulares significa “atendimento ao cliente” – costuma ser um grande desafio para as instituições.

Você se viu nessa realidade? Saiba então que as coisas podem ser melhores e mais fáceis. É sobre isso que falaremos hoje! Você me acompanha?

Problemas no atendimento aos pais

Vamos começar identificando os problemas no atendimento aos pais. Veja só se você os reconhece:

Necessidades dos pais não cabem nos meios disponibilizados

Em quais oportunidades os pais conseguem falar com a sua escola? Somente em reuniões de pais e mestres? Ou então, somente quando eles são chamados de forma mais individualizada para conversar sobre notas e comportamento do filho?

Se é só nesses momentos que a escola se dispõe a ouvir os pais, e no restante do tempo a comunicação é unilateral, ocorrendo via recados do professor na agenda física, temos um problema aí. Você certamente sabe que há pais que procuram atalhos para resolver suas questões com a escola. Esses atalhos, muitas vezes, consistem em procurar pelo professor nas redes sociais, no WhatsApp ou até pelos corredores da instituição. Não é assim que acontece?

Há dois grandes problemas nisso. O primeiro é que o colaborador, muitas vezes, acaba tendo que falar com esses pais fora do horário de trabalho dele e por meios de comunicação informais, tendo um espaço – que é pessoal e não de trabalho – invadido. Mesmo quando a abordagem é pelos corredores, isso é problemático. Os educadores geralmente dão aulas em várias escolas, ou então têm outros compromissos pessoais depois do trabalho. Essas abordagens acabam atrapalhando os planos deles.

O segundo problema nisso é que a escola não tem controle nenhum sobre esse atendimento aos pais que ocorre de maneira informal. Se algum colaborador passa informações ou age de maneira diferente da política da escola, não há nenhum registro que a instituição possa consultar. Se houver algum problema com o cliente, será a palavra dele contra a do educador. Ou seja, é uma brecha enorme para o “disse me disse”. Complicado né?

Grupos de WhatsApp geram conflitos e bagunça

Se a sua escola criou grupos de WhatsApp justamente para não oferecer atendimento aos pais apenas em reuniões esporádicas, imagino que agora já tenha percebido a cilada em que se meteu, estou certa? Afinal, não é à toa que esses grupos são responsáveis por 77% dos incidentes escolares, conforme pesquisa do Instituto iStart.

É bastante comum que nesses grupos sejam iniciadas discussões que acabam gerando problemas dentro da escola. Pais falando mal dos filhos de outros pais do grupo, por exemplo, é uma situação que acontece e que a instituição não consegue impedir. Também não é nada incomum que os pais se unam de forma negativa. Isso ocorre, por exemplo, quando algum deles reclama de algo relacionado à escola e os outros do grupo decidem apoiá-lo, bombardeando a instituição com críticas.

A bagunça é um outro fator que é inerente aos grupos de WhatsApp. Informações passadas pela escola são atravessadas por outras conversas ou acabam se perdendo em meio ao fluxo constante de mensagens no grupo. Também acontece de conversas iniciadas entre um pai e um colaborador da escola acabarem se tornando uma “tripa”, com vários participantes do grupo entrando na conversa e desdobrando-a de forma interminável.

Ainda tem mais. Os telefones dos participantes do grupo ficam visíveis para todos. Então, voltamos ao problema do tópico anterior. Alguns pais pegam o telefone do colaborador da escola que está no grupo e o chamam de forma privada, invadindo sua ferramenta de comunicação pessoal e fazendo-o prestar atendimento fora do horário de trabalho, às vezes até em finais de semana.

Como você viu, todas as situações envolvendo pais e grupos de WhatsApp da escola são bastante estressantes e, muitas vezes, preocupantes. Se a sua instituição quer ouvir os pais, ela está muito certa, mas esse não é o caminho. O atendimento aos pais precisa ser mais organizado e não dar brechas para situações como as que você viu aqui. Por isso, te convido a me acompanhar até o próximo tópico.

Como prestar um atendimento aos pais de forma eficiente

De uma coisa nós já sabemos: existe uma necessidade a ser suprida no atendimento aos pais. Eles precisam de um meio para falar com a escola, e não somente poucas vezes no ano, em reuniões agendadas, mas sim de forma mais periódica. Também já deu para ver que o canal para isso não pode ser informal, não pode dar brecha para confusão e uniões negativas, não pode gerar um fluxo de conversa interminável e não pode gerar demanda para o professor fora do horário de trabalho dele.

Agora que já mapeamos a necessidade e os problemas que podem surgir em algumas tentativas de supri-la, vamos ver de que forma isso pode ser resolvido de um jeito que fique bom tanto para os pais quanto para a escola e seus colaboradores, combinado?

A melhor maneira de fazer isso é pensando de forma mais profissional. Você já pensou em contratar uma ferramenta feita especificamente para escolas para prestar esse atendimento aos pais? Uma excelente opção nesse sentido é a agenda digital escolar! Por ela os pais conseguem criar tickets para a escola que são respondidos dentro de um horário programado pela própria instituição. Genial né?

Ao mesmo tempo em que a escola se coloca à disposição dos pais para ouvir suas dúvidas, queixas e sugestões, ela faz isso de uma forma que não gera demanda para os colaboradores fora do horário de trabalho deles e nem dá brecha alguma para que os pais iniciem um fluxo interminável de conversas, causem conflitos entre eles ou se unam contra a instituição. É bom para os dois lados, não acha?

Como fazer uma boa escolha

Agora que você já sabe que a agenda digital escolar é a solução perfeita para o atendimento aos pais, você deve estar querendo saber qual solução escolher, certo? Vou te ajudar nisso também!

Por acaso nós da ClipEscola desenvolvemos a agenda digital escolar mais completa que há no mercado. Por ela você conseguirá dar um show no atendimento aos pais! Está duvidando? Então olha só tudo o que você conseguirá fazer pela solução:

Enviar recados digitais aos pais
Agendar o disparo dos recados
Receber estatísticas de recebimentos e visualizações
Receber tickets dos pais e programar um horário para a resposta a eles
Enviar comunicados personalizados com templates da biblioteca
Enviar fotos e vídeos sem consumir memória do celular
Enviar documentos
Receber atestados médicos, autorizações, entre outros
Realizar campanhas
Acompanhar o humor dos pais por meio de Inteligência Artificial

Tudo isso você conseguirá fazer pela Agenda Digital ClipEscola. E tem mais! A plataforma possui muitos outros recursos além da parte de agenda, como por exemplo ambiente virtual de aprendizagem, assinatura digital de contratos, assistente de recebimentos e cobranças, captação de alunos, etc. O que você acha de nos conhecer? Para isso, basta solicitar informações por aqui!