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Reunião de pais online

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04 de setembro - 2020

Reunião de pais online: como engajar as famílias e realizar encontros produtivos no novo contexto digital

Tempo estimado de leitura: 10 minutos (2030 palavras, 11150 caracteres)

Reuniões de pais sempre fizeram parte das rotinas escolares. Elas cumprem um papel importante, e ajudam a manter os responsáveis informados, interessados e engajados com a educação dos filhos e com a própria escola. Esse vínculo não precisa ser rompido só porque a presença física é inviável atualmente. Aliás, com toda essa situação, os pais sentem mais necessidade do que nunca de informações e orientações da escola. Então, se o contexto que temos é de isolamento social, por que não criar uma reunião de pais online?

 

Vantagens da reunião de pais online

 

Se você for pensar bem, existem até algumas vantagens no cenário de reunião de pais online que farão você repensar os encontros presenciais depois que a pandemia passar. São elas:

 

Facilidade aos pais

 

Para que os pais compareçam a reuniões presenciais, eles precisam lidar com uma série de obstáculos: tempo de deslocamento até a escola, estresse do trânsito, necessidade de encontrar um local para estacionar, etc. Tudo isso pode afetar a taxa de comparecimento. Já em reuniões online eles não precisam nem sair de casa, poupam o tempo de deslocamento e evitam todo o estresse das filas. Facilidades como essas podem fazer uma grande diferença no engajamento dos responsáveis com as reuniões. Já pensou nisso?

 

Fim das barreiras físicas

 

Se um dos responsáveis não estiver na cidade no dia da reunião de pais online, isso não será impedimento para que ele compareça. Os pais podem estar até em viagem no exterior, e ainda assim poderão comparecer ao compromisso. É uma boa solução também para o caso de alunos em que um dos pais não mora no mesmo estado ou no mesmo país. É a alternativa para eles poderem participar também.

 

Fim da necessidade de espaços físicos

 

Outra vantagem da reunião de pais online é que a escola não precisa mais reservar espaços dentro da estrutura para a realização das reuniões, conciliando salas e turmas de pais. Assim, não há burocracia e todos ficam no conforto de suas casas enquanto a reunião acontece.

 


Pautas para as reuniões

 

Agora você já sabe que é possível fazer uma reunião de pais online, e também que há grandes vantagens nisso, certo? Então vamos falar sobre pautas pertinentes para este momento. Veja algumas:

 

  • Experiência do ensino remoto

 

Que tal conversar com os pais sobre como está sendo a experiência do ensino remoto, quais as dificuldades que ainda existem e que sugestões eles têm para que esse processo fique cada vez mais redondo? Os pais, que estão vivenciando tudo na outra ponta, junto com os filhos, podem ter uma percepção que a escola não tem, e assim conseguir agregar muito com ideias e sugestões para melhorar essa experiência. Então, a ideia é fazer a reunião para dar voz ao seu público!

 

  • Cronograma de atividades

 

A reunião de pais online também pode ter como foco a divulgação do cronograma de atividades do mês. Como serão as aulas? Há alguma atividade diferente que os professores elaboraram? Alguma atividade necessitará do auxílio dos pais? É preciso comprar algum material específico para uma determinada dinâmica? Outra opção é escola começar a enviar informes semanais com o cronograma pela agenda digital e usar a reunião para explicar como tudo irá funcionar.

 

  • Planejamento de volta às aulas

 

Mesmo que no seu estado as aulas presenciais não retornem tão cedo, é bom que os responsáveis saibam qual é o planejamento da escola para quando isso ocorrer. Muitos pais têm pavor só de pensar no retorno, pois acreditam que o filho estará em risco. Então, mostrar a eles o quanto a instituição está se preparando para essa volta – tanto em relação à estrutura física quanto a processos e tecnologia – poderá tranquilizá-los, pois eles verão que a escola não está medindo esforços para garantir que a volta às aulas, quando ocorrer, seja o mais segura possível.

 

  • Ano letivo 2020

 

Muitos pais se sentem no escuro quanto ao que será do ano letivo 2020. As aulas online serão validadas? Os dias letivos perdidos serão compensado com aulas em fins de semana e feriados? Haverá férias no final do ano? O ano letivo 2020 será estendido até 2021? São dúvidas bastante comuns, e devem estar presentes na maior parte dos pais dos seus alunos. Que tal fazer uma reunião de pais online para saná-las? Mesmo que a escola ainda não tenha todas as respostas, já irá ajudar se ela ao menos compartilhar o que sabe, e tudo o que já foi autorizado por portarias do MEC.

 


Como engajar as famílias

 

Vamos falar agora sobre como engajar as famílias dos seus alunos com as reuniões de pais online? Confira algumas dicas:

 

  • Realize uma pesquisa para descobrir o melhor dia e horário

 

A rotina dos pais dos seus alunos pode estar tumultuada. Muitos estão conciliando o tempo entre home office, ajuda ao filho nos estudos e tarefas domésticas. Para que a reunião tenha um bom engajamento, é importante descobrir dias e horários que fiquem bons para eles.

 

É claro que nunca vai ter um dia e um horário que fique excelente para todos. O ideal é que a escola dispare uma pesquisa pela agenda digital com algumas opções já definidas, para que os pais possam assinalar qual é a melhor alternativa. A resposta que tiver mais adesão mostrará quando a reunião deve ocorrer, pois é quando a maior parte do público poderá participar.

 

  • Informe a pauta aos pais

 

É importante que a escola já deixe os pais informados sobre qual será a pauta da reunião e os principais tópicos e subtópicos que serão abordados. Assim eles já terão ciência da relevância do tema e poderão chegar na reunião com todas as dúvidas e sugestões que tiverem sobre o assunto.

 

  • Crie o evento na agenda digital

 

Mesmo com toda a comodidade de uma reunião de pais online, ninguém está livre de esquecimentos. Para que os responsáveis não esqueçam a hora do compromisso, o ideal é que ele seja transformado em um evento dentro da agenda digital da escola, para que assim a data e o horário fiquem sincronizados com a agenda do celular dos pais e eles recebam lembretes sobre a ocasião.

 

Como o celular hoje em dia é praticamente uma extensão da mão das pessoas, não há como os pais não verem os lembretes da reunião, não é mesmo? Dessa forma, a participação será bem maior do que seria se ela ficasse apenas a cargo da memória!

 

Como tornar a reunião de pais online produtiva

 

Agora que você já sabe como engajar os pais, vamos falar sobre algumas dicas para deixar a reunião mais produtiva:

 

  • Começar no horário

 

Por uma questão de respeito com os pais que estiverem na sala virtual pontualmente, comece a reunião no horário marcado, ou no máximo dê uma tolerância de cinco minutos. Assim, o público começará a se educar para chegar no horário, e não haverá desperdício de tempo de reunião com esperas.

 

  • Relembrar objetivos da reunião e se ater à pauta

 

No início da reunião relembre aos pais do motivo do encontro e os tópicos que serão abordados. No decorrer do encontro, procure se ater à pauta, para que a reunião não acabe tomando outros rumos e ficando sem foco. É claro que outras questões podem surgir, mas procure deixá-las para os momentos finais, depois que os assuntos principais já tiverem sido tratados.

 

  • Não tratar aspectos particulares em público

 

Pode acontecer de alguns pais questionarem aos professores sobre o desempenho e outras questões relativas ao filho deles. Essas questões específicas de determinados alunos não devem ser tratadas em público, na frente dos outros pais. Isso poderia causar uma situação vexatória para os alunos citados, o que é proibido por lei. Por isso, em casos assim, relembre aos pais que a reunião tem o objetivo de tratar aspectos gerais, e que situações individuais precisam ser abordadas em reuniões particulares.

 

  • Falar dos próximos passos

 

Para que a reunião seja realmente produtiva, é necessário que o assunto e as ideias não se findem nela. Informe aos pais o que será feito a seguir, diga se alguma das sugestões dadas será aplicada de imediato, o que será feito para resolver os problemas levantados, etc. Mostre que o assunto que levou à criação da reunião terá prosseguimento.

 

  • Ata de reunião

 

Dica de ouro: documente! Não confie na memória para lembrar de tudo o que foi tratado na reunião. Enquanto ela estiver acontecendo, vá registrando os pontos mais importantes em uma Ata. O documento será essencial para que a escola possa dar os próximos passos e cumprir com o que se comprometeu. Se a instituição quiser, pode até enviar a ata aos pais também.

 

  • Momento entre pais

 

Para o encerramento da reunião, que tal fazer algo mais leve, como uma dinâmica entre os pais ou mesmo um momento de troca de experiências? Os pais e responsáveis também podem agregar uns aos outros, então abra um espaço para isso na sua reunião de pais online!

 

Recursos necessários para a reunião de pais online

 

Para finalizar este post, eu não poderia deixar você sem uma informação crucial: quais os recursos tecnológicos que a sua escola precisará para colocar em prática todas as ideias que viu por aqui. Veja o que é necessário:

 

  • Agenda Digital – Para que você realize a pesquisa com os pais para saber a melhor data/hora para a reunião, precisará enviar uma enquete a eles via agenda digital. Para comunicá-los da reunião e sincronizar o evento com a agenda do celular deles, será necessário usar os recursos da agenda também.

 

  • Sala virtual – A reunião de pais online precisará de um recurso para as transmissões. O ideal é que ele já seja específico para as necessidades escolares, e não algo genérico. Podem ser usadas, por exemplo, as salas virtuais nas quais ocorrem as aulas remotas.

 

A plataforma que desenvolvemos aqui na ClipEscola tem tudo o que a sua instituição precisa para criar uma reunião de pais online. Ela contém a Agenda Digital mais completa do mercado, que permite a criação de diversos tipos de pesquisas e eventos com lembretes automáticos. Possui também Salas Virtuais para Transmissões ao Vivo, nas quais podem ser realizadas aulas e reuniões com os pais. Para saber como tudo funciona, solicite mais informações por aqui.

 

Leia mais
– Como fazer reuniões remotas e comunicação interna na sua escola
– Como a ClipEscola pode ajudar a sua instituição no período de aulas suspensas

 

Agora que você já sabe tudo o que é necessário para fazer uma reunião de pais online, parta para a ação! E conte com a gente para todo o suporte tecnológico de que precisar.

 

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AUTOR:

Graziela Balardim

A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.