Gestão escolar: como simplificar tarefas do dia a dia e gerar economia para a sua escola

20 de April de 2018 | sem comentário | Categoria(s): Gestão Escolar, Tecnologia escolar

Tempo estimado de leitura: 8 minutos (1422 palavras, 8420 caracteres)

O tempo é um recurso valioso e torná-lo altamente produtivo é uma necessidade das escolas de hoje. A busca de soluções para uma gestão escolar mais eficiente requer criatividade, ousadia e determinação. Lembre-se: resultados diferentes pedem atitudes diferentes.

 

Mas sabe que atividades impactam nas horas produtivas e no orçamento da escola e que podem ser feitas de uma forma mais simplificada? Veja:

 

Ladrões de tempo comuns

 

Há diversos processos que consomem tempo dos profissionais de uma escola. No entanto, a tecnologia permite que a maior parte deles possa ser melhorada. Veja se as tarefas abaixo são familiares na sua instituição:

 

  • Envio de comunicados aos pais pela caderneta, como avisos de passeios, eventos, reuniões, deveres, solicitação de materiais, entre outros;

 

  • Conferência das cadernetas para a verificação da ciência dos pais quanto aos comunicados;

 

  • Preenchimento do diário do professor;

 

  • Comunicações com pais dos alunos por grupos de WhatsApp;

 

  • Envio de fatura de mensalidades;

 

  • Entrega das crianças aos pais ou a terceiros na hora da saída.

 

Identificou-se com os pontos acima? São tarefas muito comuns nas escolas e que roubam muitas horas produtivas de professores e demais funcionários. No entanto, existe um outro caminho.

 

Soluções eficientes

 

Como tudo aquilo que existe está em evolução constante, a maneira de se executar processos educacionais também avançou. Hoje existem soluções tecnológicas que podem tornar todas estas tarefas algo bem mais simples e com uma redução significativa de falhas e ruídos na comunicação.

 

Além da eficiência, essa nova forma de gestão escolar traz também como resultado uma economia que era inimaginável antes da era digital. Ela ocorre tanto por meio da eliminação de recursos como papel, toners de tinta, agrafos, cola, fotocópias, entre outros, como por meio do ganho de produtividade das horas dos professores.

 

Como hoje a navegação na internet é feita principalmente pela tela do telemóvel, essas soluções não poderiam ignorar esse fato. Aplicações instaladas em dispositivos móveis, portanto, têm o formato ideal de ferramenta para a gestão escolar, pois estão com os pais dos alunos e com os funcionários das escolas praticamente o tempo todo.

 

Como elas simplificam as tarefas?

 

Se quer saber, na prática, como uma ferramenta para telemóvel pode ajudar a sua escola nas tarefas diárias que mais consomem horas dos profissionais, observe:

 

  • Recados na caderneta

 

Como é hoje: Os professores passam de mesa em mesa anotando ou colando recados nas cadernetas dos alunos. A resposta, depois, precisa de ser conferida pelos professores da mesma maneira: aluno por aluno.

 

Como fica com uma aplicação: Os recados são enviados por meio da aplicação diretamente aos pais dos estudantes. É possível enviar tanto um recado geral para todos quanto um específico para cada pai. A confirmação de leitura ocorre de forma automática.

 

  • Calendário de eventos

 

Como é hoje: Os eventos são informados aos pais por comunicados impressos, recados na caderneta ou conversas em grupos de WhatsApp, que ficam perdidas em meio a outras mensagens enviadas depois. Muitas vezes, os pais acabam por faltar aos eventos porque simplesmente se esquecem deles.

 

Como fica com uma aplicação: Os eventos são divulgados por meio de comunicados personalizados. A agenda da escola fica sincronizada com a dos pais e a visualização desses eventos ocorre de forma automática. Os pais também são relembrados deles quando a data se aproxima. Todos os preparativos podem ser vistos pelos pais, envolvendo-os.

 

  • Anotações no diário do professor

 

Como é hoje: Os professores anotam no diário os acontecimentos do dia a dia da turma. Os registos são entregues à equipa pedagógica em data estabelecida.

 

Como fica com uma aplicação: Os registos são feitos de forma online e podem ser disponibilizados a coordenadores para revisão e também encaminhados aos pais, atualizando-os sobre o que foi aplicado na sala. É também possível realizar o envio de materiais para tarefas em casa.

 

  • Interações com os pais dos alunos

 

Como é hoje: Os professores, em comunicações mais diretas com os pais dos alunos, costumam utilizar o WhatsApp para conversas em grupo ou privadas. Essas conversas podem ocorrer em qualquer horário, inclusive em momentos de descanso dos professores ou quando estão ministrando uma aula.

 

Como fica com uma aplicação: É possível colocar um limite de horário para as conversas do dia. Caso o pai envie um recado após o expediente, ele receberá uma mensagem de que o recado será lido no dia seguinte. A comunicação também não se torna uma amena cavaqueira interminável. Ela é focada apenas nos assuntos académicos.

 

  • Mensalidades

 

Como é hoje:  A escola envia faturas aos pais, mas não tem um mecanismo para os relembrar de que o vencimento está próximo.

 

Como fica com uma aplicação: A escola pode enviar as faturas diretamente pela app e consegue notificar os pais de que o vencimento está próximo.

 

  • Entrega das crianças aos pais na hora da saída

 

Como é hoje: Os pais ficam à espera de que os filhos saiam da escola, o que muitas vezes provoca uma fila em frente ao local.

 

Como fica com uma aplicação: Os colaboradores da escola são informados de que os pais dos alunos estão a chegar por meio do GPS, que é sincronizado com a aplicação. Assim, podem preparar o aluno para que ele esteja pronto logo que o responsável chegar, evitando filas.

 

E como a escola pode economizar?

 

Até aqui, já foi possível verificar que soluções desenvolvidas para telemóveis podem facilitar muito a gestão escolar no dia a dia, não foi? Mas agora deve-se estar a perguntar: e financeiramente, será que compensa?

 

Avalie por si mesmo:

 

  • Recursos físicos

 

Quanto a sua escola gasta com cadernetas físicas, toners de tinta para impressoras, resmas de papel, cola, agrafos, entre outros materiais de comunicação/divulgação?

 

Provavelmente, levantou esses custos quando elaborou o orçamento anual da instituição. Então sabe que os valores não são baixos, não é? E o que acharia de uma solução que conseguisse eliminar essa despesa?

 

Uma ferramenta digital para a gestão escolar permite essa economia, pois dispensa o uso de recursos físicos em todas as comunicações. E o custo que uma solução assim tem para a escola é muito menor do que o gasto dela com os métodos tradicionais.

 

  • Horas dos professores

 

Um outro número bem relevante a considerar é o de horas/aula dos professores. Quanto custa uma hora de um profissional da sua instituição?

 

Com esse número em mente, imagine agora que, em média, um professor com uma turma de 30 alunos gasta 27 horas por mês conferindo cadernetas. Quanto esse tempo custa à escola?

 

A rentabilização dessas horas é possível com o uso de modernas soluções para gestão escolar voltadas aos dispositivos móveis. Usando a tecnologia como aliada, o tempo dos professores pode tornar-se muito mais produtivo. Assim, o valor pago por eles terá um retorno maior para a instituição.

 

Tenho medo de mexer no que está a funcionar

 

Deixe-me adivinhar: conseguiu ver as vantagens que uma solução de gestão escolar moderna trará à sua escola, mas tem medo de dar um tiro no escuro e mudar a forma como as coisas são feitas há anos e anos, certo?

 

O medo é natural e não é a única pessoa a passar por esse momento de indecisão. Alguns modelos realmente funcionaram muito bem por muito tempo, mas chega uma hora em que não conseguimos mais ignorar a evolução de tudo à nossa volta, não é?

 

Leia mais
– Conhece os riscos de grupos de WhatsApp entre professores e pais?
– Campanhas de matrícula diferenciadas = fidelização + angariação

 

Espero que esta leitura tenha ajudado. Para saber na prática as vantagens de uma solução assim para a gestão escolar, agende abaixo uma apresentação sem compromisso.

 

A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.


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