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Reuniões remotas

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17 de abril - 2020

Como fazer reuniões remotas e comunicação interna entre os times de trabalho da sua instituição de ensino

Tempo estimado de leitura: 10 minutos (1837 palavras, 11055 caracteres)

A escola é um ecossistema formado por vários times de trabalho: direção, coordenação pedagógica, administrativo/financeiro, secretaria, corpo docente, comunicação/marketing, etc. Quanto maior é o porte da escola, maior é a quantidade de equipes. No cenário atual – com isolamento social e aulas sendo realizadas por EaD – surge a necessidade de uma forma de interação entre os times que não exija contato físico. As reuniões remotas de trabalho, bem como a comunicação institucional online, aparecem nesse contexto como a solução ideal para a continuidade das rotinas internas da escola.

 

Se a ideia já passou pela sua cabeça, mas você ainda não sabe de que forma estruturá-la, você chegou ao post certo! Aqui falaremos sobre o que é preciso para fazer todas essas interações entre a equipe interna pensando em um cenário de médio e longo prazo. Afinal, a situação atual deve durar alguns meses, então já está na hora de eliminar o improviso e amadurecer os processos. Neste post, você entenderá como seguir com as rotinas internas de maneira consistente e organizada. Venha comigo!

 

Reuniões remotas com transmissão ao vivo

 

Reuniões. Sim, elas são necessárias. Eu diria até que neste momento, com tudo saindo fora do que havia sido planejado no início do ano, elas são mais essenciais do que nunca! Afinal, os times precisam se reorganizar, não é verdade? A necessidade do público é outra agora, então é o momento de realinhar planejamento pedagógico, escala de aulas, discurso perante o público, campanhas, estratégias, planejamento orçamentário, etc.

 

Como fazer essas interações? Com transmissões ao vivo, é claro! Não é de hoje que as reuniões remotas são amplamente utilizadas por empresas de diversos segmentos. No setor educacional elas até já marcavam uma presença considerável, só que mais na parte de ensino superior. Agora que as escolas de todos os níveis estão precisando se reinventar, não há motivo para não aproveitar esse método já tão consolidado no mercado, não é mesmo?

 

Veja os recursos que serão necessários:

 

  • Internet

 

Para as transmissões ao vivo, os colaboradores precisarão estar conectados, então será preciso que tenham acesso à internet em casa. Hoje em dia, no mundo interconectado em que vivemos, dificilmente isso será um problema, concorda?

 

  • Computador, notebook, tablet ou celular

 

Para as transmissões também será preciso que o colaborador tenha qualquer uma dessas quatro opções: computador, notebook, tablet ou celular. Sabemos que hoje em dia o celular é praticamente uma extensão da mão das pessoas, então mesmo que o colaborador não tenha outro recurso além do celular, só ele já será o suficiente.

 

  • Webcam (opcional)

 

Em reuniões remotas, muitas vezes as pessoas querem ver umas às outras. Nesse caso, seria necessário o uso de webcam. Em notebooks, tablets e celulares, o recurso já faz parte do aparelho, então somente se o colaborador for usar um computador comum é que ele terá que ter essa peça à parte. Isso claro, se todos fizerem questão de se ver, pois não é obrigatório. A reunião pode acontecer normalmente só por áudio também. 

 

  • Plataforma com eventos virtuais

 

Como você sabe, há diversos recursos na internet que servem para transmissões ao vivo em geral. Eles quebram um bom galho quando é um situação temporária, mas quando é algo que pode se estender por um tempo relativamente longo, o ideal é que a escola utilize uma ferramenta específica para essa necessidade.

 

Aqui na ClipEscola, por exemplo, desenvolvemos a Plataforma de Transformação Digital M3I. A solução contém o recurso “Eventos Virtuais”, que é muito utilizado tanto para a transmissão de aulas em EaD quanto para a realização de reuniões remotas entre as equipes das escolas.

 

Como é algo já pensado para as necessidades escolares, permite bem mais organização e possibilidades. A escola consegue, por exemplo, realizar reuniões simultâneas entre diversas equipes, pois cada uma vai para uma sala virtual diferente. Ao mesmo tempo em que as reuniões remotas são realizadas, os professores podem também ministrar aulas em EaD pela mesma ferramenta, pois cada coisa acontece em um espaço virtual separado, e um evento não interfere no outro.

 


Comunicação interna online

 

As reuniões remotas são apenas uma parte das necessidades escolares com relação às rotinas internas. É preciso também que os gestores possam enviar comunicados para os colaboradores, interagir com fornecedores terceirizados, tratar de questões relativas a recursos humanos e secretaria, entre outros. São muitas questões, e todas elas precisam ser bem estruturadas para o contexto digital em que estamos.

 

Não é recomendável, por exemplo, que você divida todos esses pontos em canais diferentes, como planilhas, e-mails, etc. O ideal é que toda a comunicação interna esteja centralizada em um só local, para que assim as informações não se percam e nem fiquem desorganizadas e fora de controle.

 

Vou te dar o exemplo de como as escolas fazem com a nossa solução. A Plataforma de Transformação Digital M3I, que já comentei com você, não possui apenas o recurso de eventos virtuais, mas também um módulo bem completo de comunicação interna. Funciona assim:

 

  • Colaboradores/Fornecedores

 

Todos os colaboradores e fornecedores são cadastrados na ferramenta. A escola decide quais poderes cada um deles terá. Em geral, só alguns colaboradores específicos precisam ter poder na comunicação interna, os outros podem ser passivos, e apenas receber as informações.

 

  • Hierarquia

 

Dentro da plataforma é possível criar um organograma. Nele a escola constrói uma hierarquia de equipes, da maneira como achar que faz mais sentido. Veja um exemplo:

 

Coordenadores

– Usuário 01

– Usuário 02

– Usuário 03

 

Professores de ensino fundamental

– Usuário 01

– Usuário 02

– Usuário 03

 

Professores de ensino médio

– Usuário 01

– Usuário 02

– Usuário 03

 

… e assim por diante. Você pegou a ideia, não é? Todos os usuários (colaboradores e fornecedores) vão sendo encaixados nas hierarquias que a escola vai montando. Depois a instituição pode, se quiser, atribuir poderes para determinados usuários apenas dentro da hierarquia em que eles estão.

 

Talvez você esteja achando estranho que os fornecedores terceirizados também precisem ser incluídos no organograma. Acontece que há assuntos que a escola precisa tratar com eles, então os fornecedores acabam também fazendo parte da comunicação interna. Mas como já citei, a escola pode deixá-los sem nenhuma atribuição de poder. Assim, eles serão apenas usuários passivos.

 

Viu como dessa maneira é possível ter uma comunicação organizada e hierarquizada com todas as equipes de trabalho do ecossistema escolar? E não acabou. Continue a leitura e veja só o que mais é possível fazer.

 

  • Categorias

 

A comunicação interna pode ser segmentada por assuntos ou, como chamamos na nossa plataforma, “categorias”. A escola pode criar segmentações para que os colaboradores só tenham acesso ao tipo de informação que faz sentido para a área deles. Veja um exemplo:

 

Comunicação

  • Comunicados internos
  • Folhas de pagamento
  • Relatórios de desempenho
  • Manual do colaborador
  • Reuniões internas

 

Atendimento

  • Recursos humanos
  • Secretaria

 

No exemplo que citei, você notou que há categorias que não devem ficar visíveis para todos os colaboradores, como por exemplo “folhas de pagamento”, certo? Então a escola monta essas segmentações e decide quais colaboradores têm acesso a cada uma delas. Viu que organizadinho?

 

  • Poderes dos usuários

 

Você já viu algumas pinceladas sobre este tópico ao longo do post, mas só para resumir, veja o que a escola pode definir com relação aos poderes dos usuários:

 

  • Times definidos no organograma com os quais aquele colaborador terá permissão de enviar comunicações;
  • Categorias que o colaborador tem acesso;
  • Tipos de comunicados que o colaborador pode ler e responder (por exemplo: ele pode ler e responder os comunicados da secretaria, mas os comunicados do RH ele só pode ler, mas não pode responder).

 

Viu quanta coisa dá para fazer quando a escola tem uma comunicação interna estruturada de forma profissional? E em um momento em que todos os colaboradores das instituições de ensino estão trabalhando de maneira home office, essa organização faz diferença, não acha?

 


Grupos de conversas internos

 

Um outro ponto importante para as rotinas internas é a facilidade de comunicação instantânea entre os times. Por isso, é essencial que a escola tenha uma ferramenta que permita essa comunicação imediata (que é diferente da do tópico anterior).

 

Se passou pela sua cabeça “grupos de WhatsApp”, afaste essa ideia. O WhatsApp é um recurso totalmente informal, fora do controle da escola. O que é dito lá não pode ser moderado. Os colaboradores podem também continuar a comunicação escolar fora do horário de trabalho deles, o que gera registros que podem ser prejudiciais para a escola de um ponto de vista trabalhista.

 

O recomendado é que a escola tenha uma ferramenta oficial que permita monitorar e moderar as conversas. É importante que o recurso também possibilite a delimitação de horários para uso, para que a instituição possa se blindar de eventuais problemas trabalhistas.

 

O recurso de grupos de conversas instantâneas também está presente na Plataforma de Transformação Digital M3I. Trata-se de uma funcionalidade opcional que contém tudo o que citamos: monitoramento, moderação e possibilidade de restrição de horários. A escola pode segmentar os grupos de diversas maneiras, como por exemplo:

 

  • Grupo de professores do Ensino Fundamental I;
  • Grupo do Administrativo;
  • Grupo com Fornecedores; etc.

 

É possível fazer qualquer tipo de segmentação, seja somente entre áreas ou até de toda a escola. Assim, a troca de informações ocorre de forma bastante prática, o que é muito necessário no dia a dia, para a execução das atividades.

 

Leia mais
– Comunicação 360°: pais, alunos e todos os setores da escola interligados por um só canal
– Como a ClipEscola pode ajudar a sua instituição no período de aulas suspensas

 

Viu como é possível fazer reuniões remotas e ter uma comunicação interna de qualidade mesmo a distância? Se quiser conhecer a nossa plataforma e contar com a nossa ajuda, clique aqui.

 

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AUTOR:

Graziela Balardim

A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.