CRM para escolas: o que é e como usá-lo para matricular mais

Se você chegou até aqui, com certeza está buscando por uma solução para a gestão dos clientes em potencial da sua escola, acertei? Aposto que você já entendeu que manter uma relação estruturada e consistente com esse público vai ajudar a sua instituição a criar um processo de captação de alunos mais sólido, inteligente e escalável. Assim, precisará investir menos esforços para obter mais resultados. Então, o que está faltando é entender se o CRM para escolas é a solução que vai te ajudar a criar essa “máquina de matrículas”, correto? Vamos descobrir isso já! Venha comigo!

O que é um CRM?

CRM é a sigla para Customer Relationship Manager, que em uma tradução livre quer dizer Gestão do Relacionamento com o Cliente. Trata-se de um sistema que traz uma série de possibilidades ligadas ao gerenciamento de dados de clientes em potencial e a ações proativas – muitas vezes automáticas – voltadas a esse público.

O objetivo final das ações que ocorrem em um CRM para escolas é o fechamento da matrícula. Para isso, os clientes em potencial – que costumam receber o nome de leads – passam por certos estágios até que atinjam a maturidade para a conclusão da matrícula. Esses estágios são o que chamamos nas áreas de marketing e de vendas de “jornada de compra”. Essa jornada pode ser visualizada na forma de um funil. Um CRM para escolas permite a estruturação desse funil.

Pode parecer muita informação, mas na visualização dentro de um CRM, tudo fica muito mais intuitivo. Normalmente, já existe um funil montado por padrão. A escola pode usá-lo para entender a etapa da jornada de compra em que os seus leads estão, criar automações de recados para esse público de acordo com cada estágio e, no final do funil, concretizar o fechamento das matrículas.

O que um CRM para escolas precisa ter?

Os recursos disponíveis dentro de diferentes CRMs podem variar. Porém, tendo em mente o perfil e as necessidades do segmento escolar, podemos dizer que um bom CRM para escolas precisa ter:

• Recurso para cadastro de leads e informações

Essa é a possibilidade mais básica de um CRM para escolas. Afinal, em época de matrículas, o que não faltam são curiosos fazendo pesquisas. Eles procuram as instituições presencialmente, por e-mail, pelas redes sociais, pelo chat do site etc. Acontece que se a escola não puder cadastrá-los em algum lugar para poder contatá-los posteriormente, muitas oportunidades se perderão. É aí que o CRM começa a mostrar o seu valor.

A ferramenta possibilita que a instituição crie um perfil para todos os pais e responsáveis que a procurarem com interesse em matrículas. Nesse perfil é possível cadastrar uma série de informações. As mais importantes são os dados de contato (celular e e-mail), pois é com eles que a escola conseguirá manter um relacionamento com esses leads. Outras informações importantes a serem registradas são: série em que o aluno está e o que motivou o responsável a procurar a sua escola.

• Funil

Algo muito importante em um CRM para escolas é o funil (aquele do qual conversamos anteriormente). O funil permite cadastrar o lead diretamente na etapa em que ele se encontra, o que é o ponto de partida para a realização de estratégias “tiro de sniper”, ou seja, bem certeiras.

Digamos, por exemplo, que um pai entrou na sua escola porque estava passando pela frente e decidiu entrar para conhecer mais, para “ver qual é”. Esse responsável não é alguém que já esteja decidido a tirar o filho da instituição atual dele e matricular na sua. Ele está lá no topo do funil. É bem nesse estágio em que ele precisa ser cadastrado, para então ser trabalhado de uma maneira compatível com o estágio de maturidade em que está.

Já um pai que manda um e-mail para a sua instituição porque conhece um amigo que tem o filho matriculado aí, já sabe que a sua escola é exatamente o que ele está buscando e está prontinho para assinar o contrato, é um outro caso. Esse lead já está no fundo do funil. As ações direcionadas para ele são totalmente diferentes.

Então, é essencial que um CRM para escolas tenha esse funil no qual os leads serão cadastrados. Por ele é possível colocar o lead no estágio certo, criar estratégias assertivas para cada estágio e acompanhar a evolução de maturidade desse lead na jornada de compra. 

É interessante também que o CRM permita a personalização desse funil. Assim, a instituição é que decide se ela quer usar o funil que veio estruturado por padrão ou se ela quer mudar o nome dos estágios, incluir ou excluir estágios etc. Quanto mais liberdade de ação a escola tiver, mais ela poderá criar algo aderente às suas necessidades.

• Fluxos de Automação

Agora vamos falar da parte de ações estratégicas. De nada adianta ter o cadastro dos dados dos seus clientes em potencial (leads), saber em qual estágio da jornada de compra eles estão e não fazer absolutamente nada com essas informações, certo? Um bom CRM para escolas permite a criação de fluxos de automação para cada estágio do funil.

“O que são esses fluxos?”, você me pergunta. São, nada mais, nada menos, do que ações automáticas que a escola configura previamente. É possível, por exemplo, criar uma série de recadinhos digitais aos pais com conteúdos condizentes com o estágio do funil em que eles estão. Esse trabalho só precisa ser feito uma única vez, pois quando os recadinhos estiverem prontos, basta colocá-los nos fluxos, definir um tempo de intervalo entre um envio e outro e deixar que o CRM se encarregue do resto.

Você percebe agora o porquê de um CRM para escolas poder ser chamado de uma máquina de matrículas? Basta visualizar o que eu vou te dizer: 

1. Uma grande quantidade de interessados ainda “verdes” entra lá no topo do funil.

2. Eles começam a se relacionar com a sua escola sem que ninguém precise fazer mais nada. Vão recebendo os conteúdos dos fluxos conforme avançam nas etapas do funil, amadurecendo a intenção deles de fechar a matrícula e, ao final do funil, a concluem. 

Em todo esse processo, a escola só precisa ter a tarefa manual de realizar o cadastro desses pais interessados. O resto já foi feito uma vez só e está funcionando automaticamente. Percebe como isso é escalável? É preciso de pouco esforço para muito resultado.

• Fechamento da matrícula dentro do próprio CRM para escolas

Essa é uma possibilidade que não existe em qualquer CRM, somente em soluções mais robustas. Porém, faz toda a diferença na agilidade e escalabilidade dos processos. Se a sua instituição tiver um CRM para escolas com recursos que permitam a finalização da matrícula dentro da própria ferramenta, realmente conseguirá criar uma máquina de matrículas que faz total jus ao nome.

Em um CRM assim, o envio do contrato, a coleta da assinatura digital e o recebimento da taxa de matrícula ocorrem dentro da ferramenta, e de forma automática. Então, não há necessariamente a necessidade de intervenção dos colaboradores.

Para você visualizar, isso significa que lá no final do funil o lead pode receber um recado confirmando o interesse dele em fechar a matrícula. Ao clicar no botão de confirmação, ele já receberá o contrato com a opção de assinatura digital e um boleto para o pagamento da taxa de matrícula. Então, ele conseguirá fazer tudo isso sem precisar falar com ninguém. Ou seja, é praticamente um processo de “automatrícula“, algo que faz total sentido para o mundo self-service em que vivemos.

• Canal para contato do lead com a escola e vice-versa

Nos últimos dois tópicos falamos sobre os recursos do CRM para escolas que permitem a automação de todo o processo de matrículas. Porém, há casos em que o contato humano pode se fazer necessário, e é essencial que a ferramenta possibilite isso.

Imagine, por exemplo, que algum pai fique com dúvidas após receber determinado conteúdo do fluxo. Ou então, que algum lead amadureça sua intenção de matrícula mais rapidamente do que os outros e decida pular diretamente para o fechamento do contrato, mesmo sem ter chegado a essa parte do fluxo. Em casos assim, a comunicação entre leads e colaboradores da escola se faz necessária.

Além disso, as pessoas têm perfis diferentes. Enquanto que algumas estão totalmente integradas ao mundo self-service e não sentem necessidade de falar com ninguém durante um processo de compra de um produto ou serviço, outras ainda sentem a necessidade disso em alguma etapa da jornada de compra. Então, é importante que esse canal de comunicação seja uma possibilidade do CRM para escolas.

• Realizar anotações de novas atividades

Um outro recurso importante do CRM para escolas são as anotações de atividades. Digamos, por exemplo, que um cliente em potencial que você cadastrou na ferramenta decida, em dado momento, ligar para a escola, dar uma passadinha por lá ou até agendar uma reunião. Esse tipo de “movimentação” precisa de registro. É importante que seja anotado no cadastro do lead qual foi a interação que aconteceu fora do CRM e os principais pontos que foram conversados.

Essas informações podem fazer a diferença se for necessário realizar uma negociação fora dos processos automáticos, por exemplo. Pode ser importante também para que o colaborador que conversou com esse lead se lembre do que ficou combinado e tome as providências necessárias.

• Relatórios

Por fim, um recurso que também não pode faltar em um CRM para escolas são os relatórios. As informações contidas neles servem a vários propósitos, entre eles: análise do desempenho das ações, novos insights etc. Alguns dados que esses relatórios podem conter são: informações dos leads cadastrados; leads por etapa do funil; conteúdos recebidos e visualizados por cada lead; entre outros.

Quais são os benefícios de um CRM para escolas?

Você já conheceu os recursos principais de um CRM para escolas, certo? Aposto que as vantagens já estão pipocando aí na sua cabeça, não é mesmo? Para que fiquem ainda mais claras, vamos ver as principais:

Facilidade para gerenciamento dos leads

Imagine o trabalho que é gerenciar todos os leads que procuram a sua instituição – seja presencialmente, por e-mail ou por redes sociais – sem ter um CRM para escolas? É tanto trabalho que a maior parte das instituições até desiste e não cultiva o relacionamento com esses clientes em potencial depois do primeiro contato, deixando assim muitas matrículas na mesa.

Afinal, para gerenciar tudo sem uma ferramenta específica para isso, os colaboradores teriam que usar planilhas para colocar todos os dados. Depois, teriam que entrar em contato no esquema “1 por 1”, marcando nas planilhas tudo o que foi conversado. Seria preciso fazer isso de tempos em tempos, para o relacionamento não esfriar. É um bocado de trabalho e de tempo produtivo investido, né?

Escalabilidade nas ações e resultados

Gerenciamento manual de leads não é algo escalável. Quanto mais a escola cresce e mais leads chegam, menos capacidade os colaboradores têm de gerenciar o relacionamento com eles de forma manual. Com grandes volumes, não há quem dê conta. Com isso, os resultados – e leia-se aqui matrículas – ficam sempre limitados.

Já com o CRM para escolas, que conta com fluxos de automação e até – dependendo da ferramenta – com automação do fechamento final da matrícula, a escalabilidade é total. A construção dos fluxos é feita uma vez só e depois, tudo roda sozinho. Uma das poucas tarefas manuais necessárias é o cadastro dos leads no CRM (e isso se eles não chegarem lá via integração). Então, como a ferramenta não exige grande consumo de tempo produtivo dos colaboradores, as ações e resultados ganham uma escala incomparável.

Integração com outros recursos

Se o CRM para escolas estiver dentro de uma solução maior, como por exemplo a agenda digital, é possível realizar diversas integrações com os outros recursos disponíveis na ferramenta. Inclusive, para a parte de finalização da matrícula – que requer recolhimento da assinatura digital e recebimento da taxa de matrícula – a integração com outros recursos se faz necessária. Assim, tudo pode ser feito de forma digital, dentro da mesma ferramenta e até de maneira automatizada.

Uma outra integração interessante é com um recurso chamado omnichannel. Essa tecnologia converge todos os contatos vindos de redes sociais, chat do site e WhatsApp dentro da agenda digital, e eles podem ser direcionados ao CRM. Assim, até o cadastro básico do lead já chega via integração. A escola só precisa, se quiser, pegar informações adicionais para complementá-lo. Entenda mais sobre o assunto aqui.

Qual a diferença de um CRM para escolas de um CRM genérico?

Agora que você já tem uma boa noção do que é um CRM, o que ele faz e quais são os seus benefícios, talvez esteja querendo saber: “mas tem diferença entre um CRM para escolas e um CRM qualquer?”. Sim, tem sim.

Um CRM para escolas foi desenhado especificamente para as necessidades das instituições de ensino. Os próprios campos para o cadastro das informações do lead solicitam dados que as escolas necessitam, como “série do aluno”, por exemplo. Não são informações genéricas de um consumidor.

O CRM para escolas também pode trazer integrações que fazem sentido para instituições de ensino, como os recursos necessários para a finalização da matrícula, ou mesmo a integração com os múltiplos canais da escola via tecnologia omnichannel. Então, um CRM mais específico para o segmento educacional sempre estará mais alinhado com as necessidades da área.

Onde posso encontrar um bom CRM para escolas?

Se o que você quer é um CRM para escolas que traga todas as possibilidades que você leu neste artigo, nós da ClipEscola podemos te ajudar! Nosso CRM para escolas – que se chama CRM de Captação de Matrículas – tem tudo o que a sua instituição precisa para criar uma verdadeira máquina de matrículas!

Temos a parte de cadastros, o funil, os fluxos de automação, o canal para contato, a parte de anotações de atividades, os relatórios e, caso você queira realizar a integração com os módulos de Assinatura Digital e ClipPag, temos o que é preciso para finalizar a matrícula inteira dentro da mesma ferramenta.

Tem mais, tá. Somos a única Agenda Digital Omnichannel do segmento educacional. Se a sua escola quiser integrar essa tecnologia ao CRM, poderá enviar todos os potenciais clientes que a procuram pelos mais diversos canais diretamente para lá. Assim, nenhum colaborador precisará ficar entrando em cada rede social para falar com os leads e cadastrá-los manualmente no CRM. Facilita bastante as coisas! Solicite mais informações por aqui.

Leia mais
– Como usar o omnichannel para alavancar a captação de alunos
– Assinatura Digital ClipEscola: desvende todas as possibilidades!

Você viu como o CRM para escolas pode te ajudar a construir uma máquina de matrículas? Se quiser a nossa ajuda para isso, estamos bem aqui!