Gestão financeira: como trabalhá-la na escola buscando a alta eficiência

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Graziela Balardim
30 de junho de 2022
Gestão Escolar
Tempo estimado de leitura: 10 minutos

O foco principal de uma escola é a educação. Porém, para poder entregá-la com qualidade, mantendo um quadro de professores qualificados e as tecnologias e equipamentos necessários para as práticas pedagógicas, é preciso que a instituição tenha uma boa gestão financeira. Dessa forma, não precisará fazer cortes que impactem na qualidade do serviço que oferece. Pelo contrário, poderá investir ainda mais nesse aspecto.

Vamos falar um pouco mais sobre esse assunto e ver o que é preciso para buscar a alta eficiência na gestão financeira escolar? Venha comigo!

O que é gestão financeira?

Gestão financeira são todas as estratégias, processos e ações que visam a gestão dos recursos que entram e saem do caixa da empresa, neste caso, das escolas. Ela envolve a análise de registros e históricos; o controle de gastos; as táticas de combate à inadimplência e o planejamento de investimentos de curto, médio e longo prazo.

O objetivo da gestão financeira é manter a empresa (escola) aberta, operando dentro de níveis satisfatórios de qualidade e com crescimento constante – seja ele gradual ou acelerado – dependendo das metas que a instituição visa atingir.

Como fazer uma gestão financeira altamente eficiente na escola?

Vamos partir para as estratégias da alta eficiência na gestão financeira? Bora lá!

Elabore um controle orçamentário

Primeiro de tudo: se a sua escola ainda não tem um controle orçamentário, é preciso criar um. Essa ferramenta auxilia na compreensão do quadro geral das finanças da instituição, com seus custos fixos e variáveis; e das metas que se quer atingir a curto, médio e longo prazo.

Existem vários modelos de controle orçamentário. No Matricial, por exemplo, toda a estrutura da escola é dividida em pacotes de gastos e receitas, e há um orçamento para cada divisão. Já no Orçamento Ajustado existe uma alta flexibilidade, e o planejamento vai sendo reajustado conforme o andamento dos projetos e as metas alcançadas. Há muitos outros formatos, então, o ideal é estudá-los bem e verificar o que faz mais sentido para a gestão financeira da sua escola.

Automatize tarefas

Dentre os custos fixos de uma escola, a folha de pagamentos é um dos mais expressivos. Há tarefas, porém, que não precisam, necessariamente, ser executadas por mãos humanas. Ao automatizar tudo o que é possível, a instituição só precisa realizar as contratações que realmente são necessárias. Esses colaboradores então podem se dedicar a tarefas mais produtivas, que não podem ser automatizadas.

Um exemplo de automação possível é a cobrança de inadimplentes. Quando ela é executada por um colaborador, normalmente consiste em ações bastante repetitivas, como tentar entrar em contato com cada inadimplente para lembrá-lo de que o pagamento está atrasado. Porém, quando há automação, essa função não é necessária.

Tudo ocorre por meio de aplicativo com assistente financeiro. A própria ferramenta notifica toda a lista de inadimplentes instantaneamente e já disponibiliza a via atualizada do boleto para a quitação. Além de eliminar várias horas de tarefas manuais, a eficiência é muito maior, pois não há o risco de o inadimplente não atender o telefone ou habilitar seu app de mensageria para não haver confirmação de leitura.

Pelo assistente financeiro, a notificação é entregue no celular e a escola sempre consegue saber quem a visualizou ou não. O colaborador que seria o responsável por todos esses contatos pode então focar esforços em casos realmente necessários, como inadimplências que necessitam de negociação. Faz sentido, não é?

Mantenha o percentual de inadimplência a níveis baixos

Já que falamos em inadimplência como exemplo de automação, vamos continuar nesse assunto, pois o controle da inadimplência é uma parte crucial da gestão financeira. É de suma importância que as estratégias adotadas pela escola consigam manter o índice de inadimplência abaixo de 5%. Mais do que isso não é aceitável, e demonstra oportunidades de melhoria na condução das ações.

Para atingir níveis baixos de inadimplência, há uma série de estratégias que podem ser aplicadas. Uma das mais eficazes é contar com a ajuda de soluções tecnológicas, como o app com assistente financeiro. Ele faz toda a automação da cobrança de inadimplentes, que mencionamos no tópico anterior, e também ações preventivas, como o envio de lembretes antes do vencimento avisando ao responsável financeiro que o boleto já encontra-se disponível para a quitação dentro do app.

Outras táticas possíveis são:

Inserção de cláusula no contrato de matrícula falando do protesto de títulos e da inclusão do nome de inadimplentes em serviços de proteção ao crédito;

Oferta de descontos para quem pagar a mensalidade em dia;

Disponibilização de pagamentos na opção crédito, para que o responsável financeiro possa jogar a mensalidade para a sua próxima fatura e, assim, não deixar de pagá-la;

Negociação de dívidas, com o valor negociado para as parcelas agrupado ao boleto da mensalidade normal. Assim, ao pagar a mensalidade corrente, a parcela resultante da negociação é paga em conjunto.

Protesto de títulos, inclusão do devedor em serviços de proteção ao crédito e cobrança judicial, após esgotadas todas as outras tentativas.

Corte custos desnecessários

Uma gestão financeira eficiente também deve estar atenta a custos que podem ser cortados sem prejuízo nenhum para a qualidade dos serviços e processos. Veja alguns exemplos:

Comunicação de papel

Há instituições de ensino que ainda realizam a comunicação escolar por meio de agendas físicas, comunicados impressos e murais de recados. Esses meios representam custos com papel, grampos, clips, cola, toners de tinta, manutenção da impressora e compra de agendas. Isso, é claro, sem falar das horas produtivas remuneradas usadas em todas as tarefas manuais da comunicação feita nesse formato.

Aí está um custo que as instituições podem eliminar sem perda de qualidade para a comunicação escolar. Os recursos podem ser facilmente substituídos pela agenda digital, que elimina a necessidade de todos esses itens. Além disso, otimiza o tempo produtivo dos colaboradores, já que os recados para todos os pais da turma ou do colégio podem ser disparados com um único clique. O custo da agenda digital é muito menor e a eficiência é incomparável. Então, não esqueça de incluir essa dica na sua gestão financeira!

Boletos de papel

Não é apenas na comunicação escolar que o papel representa um custo desnecessário, mas na parte financeira também. Acredite se quiser, mas há escolas que ainda cobram as mensalidades por boletos de papel. Nelas, os boletos são impressos todos os meses para os alunos do colégio inteiro. E vamos lembrar que sempre há a necessidade de alguma segunda via, o que significa ainda mais gastos com papel.

Está aí mais um custo que não tem um porquê. Sinceramente, nos dias digitais em que vivemos, qual é o sentido disso? Eficiência é que não é. Sabemos que é muito mais eficaz o responsável financeiro receber o boleto digital bem na palma da mão, pelo celular, e sem a necessidade de ter o aluno como intermediário, não é? Então, o simples uso do app com assistente financeiro já elimina todo esse gasto com papel e ainda permite que a escola tenha a certeza de que o pai realmente recebeu o boleto. Faz bem mais sentido, né?

Taxas altas na geração de boletos

Uma boa gestão financeira também deve buscar as menores taxas e as melhores condições para a geração de boletos. Normalmente os bancos cobram taxas para a emissão, o cancelamento e o recebimento de boletos. Ou seja, quando um pai pede a segunda via, a escola acaba pagando três taxas para um mesmo título. Esses são custos que podem ser cortados, pois já há opções disponíveis que só cobram uma única taxa pela liquidação do boleto, e nada mais.

Outra questão é o valor das taxas cobradas. A instituição não deve procurar opções que estejam na média de mercado, e sim abaixo dela. Se você quer descobrir se existem oportunidades de economia para a sua escola nesse sentido, solicite aqui uma simulação. Assim você vai saber se é possível pagar taxas mais baixas do que as que paga atualmente.

Não dependa das entradas para pagar as contas de início de mês

Uma gestão financeira eficiente precisa se organizar não apenas com relação à quantidade de entradas e saídas do mês – garantindo que as primeiras sejam maiores do que as segundas – mas também com relação ao tempo em que essa dinâmica acontece. Se as entradas “pipocam” ao longo do mês, mas as saídas são todas bem no início, há um probleminha aí, concorda?

Isso é algo bem comum. A folha de pagamentos precisa ser quitada até o quinto dia útil, bem como outras contas da escola. Porém, é nesse dia que as mensalidades começam a “pingar na conta”, certo? Ainda que todos os pais paguem as mensalidades exatamente no quinto dia útil, é complicado esperar a entrada de todos os valores para então iniciar o pagamento de contas da instituição, e dentro do mesmo dia. Impraticável, né?

Nessas situações, as escolas acabam recorrendo a empréstimos bancários para quitar as contas de início de mês, e pagando taxas altas por eles. Porém, mais uma vez, já existe algo melhor, que livra a instituição desse sufoco e não a deixa refém dos bancos. Trata-se de uma solução que disponibiliza um crédito às escolas dentro do valor que está previsto para os recebimentos daquele mês. Veja aqui como funciona.

Como a ClipEscola pode contribuir com a gestão financeira

Se você busca a alta eficiência na gestão financeira, conseguimos te ajudar em vários aspectos. O primeiro deles é com a redução de custos. Nós da Clip temos a agenda digital mais completa que você encontrará no mercado. Com ela a sua escola elimina todos aqueles gastos com agenda física, comunicados de papel, grampos, clips, toners de tinta, entre outros. As horas remuneradas dos seus colaboradores também se tornam muito mais produtivas, já que uma enorme quantidade de tarefas manuais é eliminada.

Além disso, a nossa plataforma conta também com o ClipPag, um robusto assistente financeiro capaz de automatizar toda a cobrança de inadimplentes; gerar boletos digitais a taxas muito abaixo das praticadas pelo mercado; antecipar crédito às escolas dentro do valor previsto para os recebimentos do mês (pelo recurso Giro ClipEscola); e muito mais! Solicite informações por aqui.