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Gestão da comunicação escolar

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01 de setembro - 2022

Gestão da comunicação escolar: como buscar a excelência

Tempo estimado de leitura: 12 minutos (2356 palavras, 13574 caracteres)

A comunicação com pais, responsáveis, alunos, colaboradores, fornecedores e público em prospecção requer planejamento e estratégias eficientes para que ela seja realizada com excelência para todos esses públicos e atinja os seus objetivos. Uma boa gestão da comunicação escolar é capaz de aumentar a retenção de alunos, a quantidade de matrículas, a retenção de talentos e alavancar a eficiência dos processos. É justamente sobre isso que falaremos hoje. Me acompanhe! 

 

O que é gestão da comunicação escolar?

 

A gestão da comunicação escolar é aquela que planeja, organiza, viabiliza e zela pelo cumprimento das melhores práticas em todos os fluxos de comunicação da escola. Ela compreende tanto a parte de comunicação com o público atual da instituição (pais e alunos) quanto a parte de comunicação interna (colaboradores e fornecedores) e com o público-alvo que a escola visa prospectar.

 

Quando a instituição de ensino pertence a uma rede, a gestão da comunicação escolar também compreende a comunicação do gestor de redes com todas as suas unidades. Isso ocorre tanto no âmbito do ensino particular quanto no do público. Em escolas públicas, por exemplo, essa rede é formada por todas as instituições do município ou do estado.

 

Quem é o responsável pela gestão da comunicação escolar?

 

Dentro de uma instituição de ensino, o diretor é o principal responsável pela gestão da comunicação escolar. Ele, porém, não trabalha sozinho, e costuma contar com o apoio do vice-diretor e do coordenador pedagógico para essa gestão. Esse trio, se bem alinhado, é capaz de fazer um trabalho incrível e de conseguir grandes resultados com a comunicação escolar.

 

Como fazer uma gestão da comunicação escolar altamente eficiente?

 

Agora que você já sabe o que é e quem faz a gestão da comunicação escolar, chegou o momento de falarmos de alta performance. Fazer comunicação escolar não é o mesmo que fazê-la com excelência. Buscar a excelência é ter em vista objetivos – como o aumento da participação dos pais, a retenção de alunos, a captação etc. –  e estratégias para alcançá-los. Nesse sentido, confira algumas ações essenciais para uma gestão da comunicação escolar altamente eficiente:

 

Plano de comunicação

 

O primeiro passo para uma boa gestão da comunicação escolar é desenhar um plano. Ele deve conter:

 

  • Público-alvo

 

A escola possui diferentes públicos para a comunicação escolar: pais e responsáveis, alunos, colaboradores, fornecedores e público em prospecção. Para cada um deles, a comunicação terá um fluxo diferente. Então, o primeiro passo é listar os públicos com os quais a instituição irá se comunicar.

 

  • Objetivos

 

Tendo o público listado, o passo seguinte é colocar os objetivos de comunicação para cada um deles. Veja só um exemplo:

 

– Pais e responsáveis – Objetivos: aumentar o engajamento com a escola, fazendo com que participem da vida escolar do aluno; fidelizá-los, cultivando um relacionamento e mostrando os diferenciais da escola ao longo do tempo, conquistando-os e fazendo com que continuem com o filho matriculado na escola.

 

– Alunos – Objetivos: melhorar o desempenho nos estudos, oferecendo conteúdos complementares e um canal para tira-dúvidas.

 

– Colaboradores – Objetivos: aumentar a eficiência das divulgações internas, fazendo com que todos tomem ciência do que a gestão comunica; aumentar a produtividade, fazendo com que os processos de comunicação sejam mais ágeis e com menos ruídos; aumentar a retenção de talentos, usando o canal de comunicação para cultivar o relacionamento com os colaboradores.

 

– Fornecedores – Objetivos: aumentar a eficiência nas entregas, facilitando a comunicação e diminuindo os ruídos.

 

– Público em prospecção – Objetivos: aumentar a quantidade de matrículas, criando um relacionamento com possíveis interessados e mostrando os diferenciais da escola, amadurecendo assim a intenção de matrícula do público até chegar ao fechamento.

 

  • Ferramentas

 

Após definir os públicos e os objetivos que a sua escola tem para cada um, o próximo passo do seu plano de gestão da comunicação escolar é definir o “como”. Ou seja, de que forma a sua escola vai alcançar os objetivos propostos para a comunicação com cada público. É aí que entra a questão das ferramentas.

 

Pergunte-se: por qual canal a minha escola consegue se comunicar com eficiência com cada público e, ao mesmo tempo, manter a comunicação organizada e sem gerar sobrecarga de trabalho para os colaboradores? É possível gerenciar todos os fluxos de comunicação por uma única plataforma?

 

Você percebeu que há então dois aspectos a pesar na balança, certo? Um deles é a facilidade para o uso do canal de comunicação. O outro é a questão do gerenciamento dos fluxos. Nem sempre os canais que cada público tem mais facilidade para usar são os mais fáceis de se gerenciar, concorda?

 

Uma alternativa que une esses dois aspectos é uma tecnologia chamada omnichannel. Por ela, cada um pode se comunicar com a escola por onde quiser – seja WhatsApp, Instagram, Facebook, Chat do site ou Aplicativo de Comunicação – mas toda essa comunicação multicanal é centralizada em um único local.

 

Atualmente já existe no mercado agenda digital escolar com a tecnologia omnichannel. Na prática, isso significa que todas as mensagens do público se transformam em recados dentro da agenda digital, que podem ser gerenciados a partir de uma só tela. Eles ficam organizados por ordem de chegada e, quando são respondidos, a resposta chega ao público diretamente no canal utilizado por ele originalmente. Assista a este vídeo e entenda como funciona.

 

Além disso, a escola consegue configurar horários para as respostas, evitando assim que haja sobrecarga de trabalho para os colaboradores. Esse tipo de ferramenta  também possui recursos para a comunicação interna (colaboradores e fornecedores) e para a nutrição do público em prospecção (captação de alunos). Assim, toda a gestão da comunicação escolar pode ser feita por uma mesma plataforma, concentrando nela todos os diferentes fluxos. Solicite mais informações sobre isso por aqui.

 

 

  • Cronograma

 

O seu plano para a gestão da comunicação escolar também precisa ter um cronograma. Vou te explicar. É claro que a comunicação é uma coisa dinâmica que “acontece”. Porém, nem sempre essa comunicação espontânea do dia a dia é o suficiente para a construção de um sólido relacionamento entre a escola e o seu público. É importante que haja também um cronograma de envios para cada público.

 

Vou te dar um exemplo:

 

  • Comunicação com pais e responsáveis

 

Cronograma

 

Tabela - Gestão da comunicação escolar

 

Pegou a ideia? Cada tipo de fluxo de comunicação pode ter um cronograma. No caso do público em prospecção, esse cronograma de envios já pode ficar automatizado dentro de fluxos de automação de marketing.

 

Manual de boas práticas

 

Depois de criar um plano de comunicação consistente, o segundo passo para uma boa gestão da comunicação escolar é a elaboração de um manual de boas práticas. Todos os colaboradores da escola devem ter uma cópia desse documento. É importante que ele contemple aspectos como:

 

  • Alinhamento do discurso

 

A escola precisa ter um discurso alinhado, o que evita problemas como ruídos na comunicação. Por isso, o manual deve trazer orientações sobre qual é o discurso oficial da escola em uma série de situações diferentes. Muitas delas são corriqueiras e podem ser mapeadas. Assim, os colaboradores não terão dúvidas sobre como proceder quando precisarem prestar determinado tipo de atendimento.

 

  • Tom do discurso

 

Além do conteúdo do discurso, é importante que haja um tom oficial para ele. Afinal, quando um colaborador estiver se comunicando com o público, ele estará fazendo isso em nome da escola, então, é importante que o tom seja unificado. Se a instituição for mais formal, por exemplo, faz sentido que o discurso seja nessa mesma linha. Já se a instituição for moderna e descolada, talvez um discurso menos “duro” faça mais sentido.

 

  • Canais de comunicação

 

O manual também deve trazer qual é o meio oficial de comunicação da escola. Se a instituição definiu que o canal é a agenda digital, por exemplo, isso significa que os colaboradores não estão autorizados a realizar a comunicação escolar por outros caminhos. Eles devem respeitar a orientação oficial da escola.

 

Inclusive, se a instituição decidiu fazer a gestão da comunicação escolar por meio de agenda digital omnichannel, que converge vários canais dentro de um só, isso não significa que os colaboradores estejam autorizados a falar com o público diretamente por um desses canais, em vez de dentro da plataforma. É importante que o manual seja bem claro com relação a isso.

 

  • Política de horários

 

O manual de boas práticas também deve trazer orientações com relação a horários para atendimento ao público. Afinal, os colaboradores da escola possuem uma jornada de trabalho específica, e o atendimento precisa estar contemplado dentro dela. Do contrário, a instituição pode acabar enfrentando demandas trabalhistas futuras. Isso é algo para o qual você, como gestor escolar, precisa se atentar, certo?

 

Se o canal escolhido pela sua instituição for a agenda digital, sendo ela omnichannel ou não, isso é algo que já dá até para deixar configurado previamente. É possível definir horários para respostas dentro da ferramenta e, quando estiver fora do horário de trabalho do colaborador, a parte de respostas fica bloqueada. Dessa forma, a escola evita que os colaboradores tenham que trabalhar após sua jornada e, assim, se resguarda de “dores de cabeça” na justiça do trabalho.

 

De qualquer forma, mesmo que tudo já esteja configurado direitinho dentro da agenda, é importante que o manual registre esse processo. Dessa maneira, a escola terá como provar que só autorizou a comunicação pelo canal X dentro do horário X. Qualquer comunicação fora disso é algo que a instituição terá como provar que não autorizou. Quanto mais prevenido o gestor for, menos surpresas desagradáveis terá. Fica a dica!

 

Análise de resultados

 

Se estamos falando em eficiência na gestão da comunicação escolar, é claro que é necessário realizar a análise dos resultados, certo? Afinal, o plano que foi elaborado traz alguns objetivos, e ao final de determinado período, é possível analisar se tais objetivos foram alcançados ou não.

 

Por exemplo, se o objetivo da comunicação com os pais era aumentar a participação deles na vida escolar do aluno, é possível analisar se essa participação aumentou após seis meses de aplicação da estratégia desenhada. Com os outros objetivos é possível fazer o mesmo. Tudo o que você precisa é definir um período de tempo que faça sentido para aquele objetivo específico e buscar dados para realizar essa análise.

 

Após a análise, você pode decidir se a estratégia deve se manter como está; se é preciso refiná-la, corrigindo algum aspecto específico; ou se é necessário rever a estratégia por completo. Seguindo esses passos, você certamente fará uma excelente gestão da comunicação escolar!

 

Como a ClipEscola pode ajudar na gestão da comunicação escolar?

 

Você sabe que para fazer uma gestão da comunicação escolar de excelência, o canal utilizado para estruturar as estratégias e realizar o contato com o público faz toda a diferença, certo? Nós da Clip podemos te ajudar muito nesse aspecto. Somos nós que desenvolvemos a primeira e única agenda digital omnichannel para o segmento escolar!

 

Sabe o que isso significa? Que com a nossa solução, você conseguirá oferecer aos seus diferentes públicos um atendimento multicanal centralizado dentro de uma mesma plataforma. Assim você facilita o contato com a sua escola e, ao mesmo tempo, mantém toda a organização necessária para uma gestão da comunicação escolar de alta eficiência.

 

Além de tudo, nossa solução possui o módulo de comunicação interna – que possibilita o contato com colaboradores e fornecedores – e também o módulo de captação de alunos – que permite que o público em prospecção seja inserido em fluxos de automação de marketing.

 

Você acha que acabou? Não senhor, tem muito mais! Na ClipEscola existe o módulo de gestão de redes. Com ele, gestores de redes de ensino privadas ou públicas podem se comunicar com todas as suas unidades.

 

Como você deve ter percebido, pela Clip a sua escola consegue fazer uma gestão da comunicação escolar completíssima, sem a necessidade de nenhuma outra ferramenta para o contato com qualquer um dos públicos. Baita facilidade, hein? Solicite mais informações por aqui.

 

Leia mais
– Atendimento Multicanal: o que é e como centralizá-lo em um único local
– 10 perguntas e respostas sobre o Módulo de Comunicação Interna da Clip

 

Você já sabe o que é preciso para fazer uma gestão da comunicação escolar de excelência. Agora é com você! Bora colocar em prática? Conte com a Clip para o que precisar!

 

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AUTOR:

Graziela Balardim

A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.