Como diminuir o impacto das variáveis no orçamento escolar?

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Graziela Balardim
25 de janeiro de 2019
Gestão Escolar
Tempo estimado de leitura: 9 minutos

Equilibrar as contas e fazer tudo caber dentro do orçamento escolar não é tarefa fácil. Se você é gestor de uma instituição de ensino, sabe bem do que estou falando. O planejamento das despesas pode estar perfeito, mas o que fazer com as variáveis que afetam a receita?

É claro que não há como saber exatamente de quanto será essa variação de entradas ao longo do ano, mas há estratégias para atacar os motivos causadores dela, como por exemplo:

Inadimplência escolar

Cancelamentos

Matrículas abaixo do esperado

Você conhecerá todas essas táticas no post de hoje. Siga-me!

Atacando a inadimplência escolar

A inadimplência é um dos principais problemas para o orçamento escolar, pois é muito difícil determinar previamente a que extensão ela irá chegar e o quanto afetará o que foi planejado. A melhor forma então de minimizar os efeitos dessa variável é atacando-a de forma contundente.

Primeiro, precisamos ter em mente os motivos que levam à inadimplência. Algumas vezes ela ocorre por problemas financeiros do devedor, e outras por esquecimento ou falta de tempo para o pagamento. Vamos avaliar caso a caso:

Problemas financeiros do devedor

Ninguém está livre de um revés financeiro. Às vezes, os pais dos alunos não pagam as mensalidades por problemas pontuais que acontecem e os deixam desfalcados. A melhor forma de lidar com isso e ajudá-los a regularizar a dívida é começar pelo diálogo.

As pessoas, no entanto, costumam se sentir constrangidas de falar sobre esse assunto cara a cara. Felizmente, a tecnologia possibilita que o diálogo ocorra virtualmente. Porém, a seriedade do assunto requer que ele seja tratado por um canal de comunicação mais formal, e não por WhatsApp ou outras redes sociais similares. O ideal é que a instituição de ensino tenha uma ferramenta oficial para as interações com os pais dos alunos.

Na conversa, é importante que a escola esteja aberta à negociação da dívida, e ofereça opções viáveis aos pais. Do contrário, eles permanecerão inadimplentes e o único jeito de cobrar o débito será pelas vias legais, sem nenhum prejuízo ao aluno, que poderá continuar frequentando as aulas normalmente até o final do ano letivo.

Negociada a dívida, o próximo passo é agilizar para que se cumpra o que foi acordado. Ajuda muito se o canal de comunicação utilizado pela escola para a negociação possuir também um assistente de pagamentos que permita a personalização de boletos. Nesse caso, a escola pode gerar novos boletos com os valores combinados e os novos prazos, e notificar os pais em seguida. Eles poderão até efetuar o primeiro pagamento na hora, dentro do próprio canal.

A solução que desenvolvemos aqui na ClipEscola, por exemplo, traz essas possibilidades. Além de ser um meio eficaz para a comunicação com os pais, também possui um robusto gatway de pagamentos, o ClipPag, que é capaz de automatizar todo o fluxo de recebimentos de instituições de ensino.

Esquecimentos / Falta de tempo para efetuar pagamentos

Problemas financeiros não são o único motivo para a inadimplência escolar. Devido à vida atribulada que muitos pais levam, a falta de tempo e o esquecimento podem acabar causando essa situação.

Isso é algo bem simples de resolver. Algumas escolas acabam indo pelo caminho mais difícil, que é fazer ligações, que muitas vezes não são atendidas; mandar e-mails, que acabam não sendo abertos; ou enviar comunicados pelo aluno, o que a justiça tem entendido como prática vexatória e ilegal. Há outra maneira, e é tão prática e efetiva que você vai ficar se perguntando como só ficou sabendo disso agora.

Você sabia que é possível fazer todas essas cobranças de forma automatizada por notificações no celular dos pais? Com o ClipPag, a funcionalidade da ClipEscola que eu já comentei com você, os pais primeiro recebem avisos quando o boleto ainda não venceu, lembrando-os da proximidade da data de pagamento. Caso a mensalidade ou alguma outra taxa não seja paga dentro do prazo, a ferramenta envia alertas a eles, avisando-os do atraso, e ainda disponibiliza boletos atualizados para a quitação do débito, incluindo a multa e os juros.

Como você viu, não há nenhuma forma de esquecer assim, não é? Afinal, as pessoas estão sempre olhando o celular, e é impossível que não vejam nenhuma das notificações, concorda?

Resolvemos então a questão do esquecimento. Quanto ao tempo, esse é o menor dos problemas. Os pais conseguem fazer todos os pagamentos dentro do próprio ClipPag, em poucos cliques. Há opções tanto para cartão de crédito quanto para boleto. E por mais atribulada que seja a vida dos pais dos alunos, é impossível que não tenham alguns segundos para fazer o pagamento dessa maneira, não é mesmo?

Bem, como você viu, te dei a faca e o queijo para resolver a questão inadimplência. Agora está nas suas mãos! Vamos ao próximo tópico?

Prevendo cancelamentos

Uma outra variável que afeta as entradas e impacta no orçamento escolar são os cancelamentos, que é quando os pais dos alunos pedem a transferência dos filhos para outro colégio na metade do ano.

Como as escolas fazem o planejamento orçamentário com bastante antecedência, não é possível prever quantos cancelamentos acontecerão ao final do primeiro semestre, e assim se planejar para isso, certo? E se eu te disser que em breve haverá uma maneira?

A tecnologia anda tão avançada que alguns recursos parecem até “coisa de bruxo”. Além das funcionalidades da ClipEscola que comentei com você para a comunicação com os pais e recebimentos, há outras duas que estão em desenvolvimento e logo estarão ao seu alcance: mapa de humor e análise preditiva.

Vou te explicar melhor:

Mapa de humor

Esse recurso poderoso usa inteligência artificial para medir o humor do seu público com base em todas as interações que ocorrem dentro da ferramenta. Ele traça um diagnóstico que te permite saber o sentimento dos pais em uma linha do tempo. Assim, você consegue perceber se eles estão satisfeitos ou frustrados, se houve algum pico de humor negativo após alguma determinada situação, se há alguma inclinação de um pai para a retirada do filho da escola, entre diversas outras informações.

Você consegue ver tanto estatísticas gerais de humor quanto os dados relativos a uma pessoa específica. Assim, é possível ter uma ideia dos pais que estão propensos ao cancelamento.

Essa informação pode ser usada tanto para organizar o seu orçamento escolar sem contar com a receita proveniente desse público quanto para traçar estratégias para reverter esse cenário, como conversar com os insatisfeitos e resolver as situações problemáticas.

Análise preditiva

Essa é a versão tecnológica de uma bola de cristal. A análise preditiva usa recursos como mineração de dados, aprendizagem de máquina e modelagem preditiva para analisar acontecimentos passados e presentes e traçar um diagnóstico do mesmo evento em uma situação futura.

Dessa maneira, é possível determinar qual é a estimativa de cancelamentos que a sua instituição pode esperar para o meio do ano, tendo como base o histórico dela para esse mesmo evento.

Usando essa tecnologia, a sua escola consegue planejar melhor o orçamento escolar e saber de forma mais precisa o quanto os cancelamentos impactarão na receita. Assim, conseguirá organizar os investimentos do ano mais assertivamente, sem sustos ao longo do caminho.

Alavancando as matrículas

A sua escola estava contando com um alto índice de matrículas e o resultado ficou abaixo do esperado? Esse fator com certeza impactará no que foi planejado para o orçamento escolar. O recurso de análise preditiva, que comentei com você no tópico anterior, te permitirá antecipar esse cenário, mas é importante que você use também táticas para revertê-lo!

Vou te passar uma estratégia que é bem eficaz. Você já ouviu falar de marketing digital? Provavelmente sim, porque é um tipo de ação bem popular, mas que tal usar essa tática de uma outra forma? Aplicá-la não só por e-mail, Google e redes sociais, mas também entregando conteúdos diretamente no celular do seu público-alvo?

Captei a sua atenção? Então vou te explicar como funciona. Primeiramente você vai precisar de uma ferramenta que já te apresentei aqui neste post, a ClipEscola. A solução possui uma versão mobile, e é por ali que o seu público vai receber conteúdos da sua escola no celular.

Em época de matrículas, muitos pais passam por diversas escolas fazendo pesquisas de preço e de métodos. Essas pessoas são clientes em potencial, e as instituições de ensino geralmente desperdiçam esse público. É um grande erro, pois ele já está inclinado à matrícula, só falta a escola cativá-lo, e é isso que eu vou te ensinar a fazer.

O primeiro passo é cadastrar esses pais na plataforma ClipEscola e pedir para que baixem o aplicativo. Isso pode ser feito na hora, e depois é só começar a nutri-los periodicamente com informações sobre a escola. Você pode usar diversos formatos de conteúdos: materiais com resumo sobre a instituição e o método de ensino; vídeos institucionais; fotos de eventos escolares; recadinhos; comunicados personalizados; entre outros.

Após alguns conteúdos, envie também uma pesquisa de intenção de matrícula e, em caso de resposta positiva, encaminhe o contrato com pedido de aceite digital. Pronto, matrícula feita! Depois que as aulas começarem, é só recolher a assinatura física.

Em breve, nem isso será mais preciso, pois a ferramenta trará a possibilidade de assinatura digital. Ela tem a mesma validade da física e facilita a vida de todos, sem falar no ganho ambiental, já que dessa forma o papel é totalmente eliminado.

Enquanto ela não chega, faça como eu te ensinei e obtenha uma chuva de matrículas para a sua escola, tornando essa variável um fator muito positivo no seu orçamento escolar!