Como captar matrículas no meio do ano letivo

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Graziela Balardim
25 de junho de 2021
Gestão Escolar
Tempo estimado de leitura: 10 minutos

A entrada de novos alunos na escola no meio do ano letivo é algo que sempre aconteceu. Porém, em 2021, essa movimentação deve ser um tanto anormal. Afinal, como certamente você já percebeu, vivemos tempos bastante turbulentos e de mudanças velozes. É comum que muitos pais que trocaram os filhos de escola às pressas em 2020 – devido à crise financeira provocada pela pandemia ou à insatisfação com a adaptação da antiga escola ao EaD – agora, passado o primeiro momento, busquem uma opção mais definitiva. A sua escola está preparada para captar essas matrículas de meio do ano letivo em volume atípico?

Frentes a atacar

Não vamos perder tempo, pois o relógio está correndo. Vamos ver alguns pontos imprescindíveis a atacar para conseguir colocar a sua instituição no radar desses pais que agora – por estarem com uma condição financeira melhor do que há alguns meses, ou por terem mais tempo para pesquisar com calma – estão procurando uma nova escola para os filhos.

Estrutura tecnológica para aulas híbridas de qualidade

Você sabe que a pandemia não tem uma data certa para acabar né? Mesmo que as portas das escolas já estejam abertas, a educação ainda depende totalmente do suporte da tecnologia, pois o ensino híbrido é necessário para viabilizar o distanciamento social. Ahhh… e antes que você fale: “já está rolando a vacina para Covid-19”, lembre-se de que menores de idade não podem tomá-la. Isso inclui praticamente todos os alunos da sua instituição, não é mesmo? Então, não é hora de se acomodar!

Acredito que você saiba também que muitos pais trocaram os filhos de escola no início da pandemia porque a instituição em que eles estavam demorou a oferecer EaD, ou o ofereceu, mas com baixa qualidade. Esses pais, em muitos casos, fizeram uma escolha apressada, só para o filho não ficar sem aulas. Agora, com mais calma, estão procurando uma escola que realmente esteja bem alinhada com as expectativas deles, que seja uma opção de longo prazo. Você está conseguindo perceber a oportunidade que há aí?

Para captar esses alunos, no entanto, a sua instituição de ensino não pode deixar a desejar na parte tecnológica. Por melhores professores, metodologias e estrutura física que ela tenha, nada disso adiantará se os responsáveis perceberem que a escola não está preparada para atender com qualidade à necessidade de aulas híbridas. Então, se nesse aspecto a sua instituição ainda não está “lá essas coisas”, vamos tomar uma atitude, né?

Os recursos genéricos e gratuitos para aulas online, por exemplo, que até quebraram um bom galho no início da pandemia, já passaram da hora de dar tchau, você não acha? Hoje as escolas já estão se profissionalizando na parte de ensino remoto e híbrido, ou seja, investindo em plataformas específicas para essa necessidade, com um Ambiente Virtual de Aprendizagem. Então, se você quer captar matrículas no meio do ano letivo, é bom se agilizar!

Implementação de medidas de segurança para evitar o contágio por Covid-19

Um outro aspecto que os pais levarão em conta é o quanto a sua escola está preparada para evitar que os filhos deles sejam contaminados por Covid-19 dentro da sua instituição. É claro que há os protocolos obrigatórios que todas as escolas seguem, mas a sua escola faz só o mínimo, ou ela faz o máximo que pode?

Não sei se você sabe, mas tem escola aí fazendo a triagem de covid-19. É um recurso que ajuda a evitar que o vírus passe pela porta da instituição. “Como”, você me pergunta. Simples. Os pais respondem a um questionário periódico informando se o filho apresentou algum sintoma, se teve contato com alguém infectado recentemente ou se ele mesmo testou positivo para Coronavírus. Assim, o aluno recebe um diagnóstico automático dizendo se ele está apto ou não a ir às aulas presenciais. Ou seja, se estiver inapto, nem passa pela porta, e o vírus também não.

Viu como tem escolas indo além do básico nesses cuidados? Isso também ajuda a vender a imagem delas para o público, concorda? Afinal, que pai não quer o filho o mais seguro possível em tempos de pandemia? Instituições que tiverem esse quesito a oferecer largam na frente na disputa pelas matrículas de meio do ano letivo. Pense nisso!

Relacionamento com o público-alvo

Se você conhece aquela fábula da galinha tagarela, deve saber que “não basta botar o ovo, tem que cacarejar”. Afinal, de que adianta ser uma escola incrível, com tudo o que os pais buscam para os filhos, e não saber como divulgar isso de forma eficiente para o público? Assim, alguma instituição que não é tão boa, mas que “sabe se vender”, vai acabar ficando com alunos que poderiam ser seus.

Vamos mudar isso? Pois bem, o primeiro passo é ter o que mostrar né, como falamos nos tópicos anteriores, e o segundo, é saber como mostrar. Isso não é feito de uma vez só. Você não embala tudo em um pacote e diz ao público “toma aí”. A coisa é gradual. Você vai nutrindo o público com “pílulas” de informação ao longo de um determinado período, e assim, vai construindo um relacionamento com ele.

Tem que saber por onde fazer isso também né, para não colocar esforços em meios ineficazes. O melhor é entregar essa cadência periódica de informações pelo celular, que é o recurso que está nas mãos do público o tempo todo. Tem agenda digital escolar que te permite isso, sabia? Tudo é feito por um módulo chamado “captação de alunos”. A escola cadastra lá o público que já fez algum tipo de contato em algum momento, e ele passa a receber esse fluxo periódico. Caso alguém não tenha instalado o app, recebem tudo por e-mail.

Não te contei o melhor. No final do fluxo, dá até para fazer uma pesquisa de intenção de matrícula e, para todos que responderem sim, já dá para enviar o contrato com a opção de assinatura digital, que tem validade jurídica. Ou seja, você consegue fechar a matrícula de forma online de ponta a ponta. Já aproveite essa ideia para as matrículas do meio do ano letivo! Saiba mais por aqui.

Qual tecnologia ajuda a minha escola a colocar tudo isso em prática?

Agora que você já sabe que frentes atacar para captar matrículas no meio do ano letivo, deve estar querendo saber quais tecnologias podem te ajudar com tudo o que você viu aqui, não é? Tenho uma nova surpresa para você! Não é “quais”, é “qual”. Sim, isso mesmo, todos os pontos que você viu aqui – AVA, Triagem de Covid-19 e módulo de captação de alunos – estão dentro de uma mesma ferramenta: ClipEscola – Plataforma de Transformação Digital M3I.

Sei no que você está pensando. Não, eu não estou brincando, realmente a tecnologia que eu te falei existe sim. Ela não apenas engloba soluções para todas as necessidades que comentamos, como também para uma infinidade de outras. Mas ok, vamos manter o foco. Vou te explicar um pouquinho mais dos três recursos que conversamos.

Ambiente Virtual de Aprendizagem

Lembra do que conversamos sobre profissionalização tecnológica para aulas híbridas, né? Tudo o que você precisa, o AVA da ClipEscola tem! Olha só:

Transmissão de aulas ao vivo
Envio de aulas gravadas
Envio e recebimento de materiais pesados sem consumo de memória
Disponibilização de materiais de forma categorizada por disciplina, de acordo com a grade de aulas no aluno
Aplicação de provas online com perguntas abertas e fechadas
Envio de atividades com definição de prazo de entrega
Acompanhamento do status de entrega de exercícios e atividades
Tira-dúvidas via agenda digital
Fóruns de discussão

Te passei um resumo bem basicão. Você pode conferir informações mais detalhadas por aqui.

Triagem de Covid-19

Agora você deve estar querendo saber como funciona a Triagem de Covid-19 da ClipEscola, né? Vou te explicar. A escola agenda o envio periódico de um formulário aos pais pela agenda digital. Já há um modelo pronto desse formulário na plataforma. Aí os pais respondem em questão de segundos e enviam para a instituição. Na mesma hora, eles já recebem uma devolutiva, que dirá que o filho deles está apto ou não a comparecer às aulas presenciais.

Ah, tem um outro detalhe. A nossa ferramenta também tem um módulo opcional chamado “Estou Chegando”, que monitora a aproximação dos pais da escola por GPS, para facilitar a questão da saída escolar. Aí, caso a sua escola o possua, esses dois recursos então trabalharão de forma integrada.

Funciona assim: um selo de apto ou inapto será atribuído ao estudante. Então, se um responsável estiver levando o aluno para a escola mesmo ele não estando apto – ou seja, podendo estar contaminado – esse selo aparecerá na imagem do estudante no monitor da escola. Então, quando ele chegar, a instituição poderá barrá-lo na entrada, evitando assim ele entre e espalhe o vírus pelo colégio. Bem eficiente, não é?

Aqui você viu só um resumo da funcionalidade. Se quiser conferir tudo, aqui está a apresentação completa.

Módulo de Captação de Alunos

O módulo de captação é aquele no qual a sua escola cadastra o público em potencial para começar a criar um relacionamento. Esse público pode ser alguém que procurou a sua escola em algum momento e deixou o contato; alguém que pediu informações por e-mail; alguém que interagiu com campanhas da sua instituição, etc. Só é precisa ter o nome, o e-mail e o celular.

Depois, a sua escola cria essa candência de informações que o público irá receber em intervalos periódicos. Você pode incluir vídeo institucional, informações sobre as melhorias tecnológicas que a escola implementou, dados sobre as medidas de segurança com relação ao Covid-19, etc. No final do fluxo, dá para fazer aquela pesquisa de intenção de matrícula que comentei com você. Já dá até para fechar a matrícula por lá.

Todos esses recadinhos, que aqui chamamos de “Clips”, irão para o celular de quem já instalou o app para receber as informações (dica: quando alguém for fazer pesquisa na sua escola, já peça para instalar). Caso a pessoa não tenha o app instalado, não tem problema, tudo vai diretamente ao e-mail. Solicite uma demonstração por aqui.