Quando a escola se vê diante de uma taxa de inadimplência para a qual ela não estava preparada, cortes de custos acabam sendo necessários para que a instituição consiga manter o equilíbrio financeiro enquanto trabalha no enfrentamento do problema. Porém, há certos gastos que precisam ser mantidos para que a escola não decaia de qualidade ou acabe minando algum aspecto que também afeta a sua receita. Então, faz-se necessário decidir quais custos priorizar e quais cortar.
Questão difícil, hein? Mas fique tranquilo, estamos aqui para te dar um help! Venha comigo e vamos ver juntos o que é importante priorizar e o que dá para cortar. Bora?
Quais custos devem ser priorizados quando houver alta inadimplência escolar?
Nessa primeira parte do artigo vamos ver aqueles pontos que são mais essenciais e nos quais não devem ser feitos cortes que impactem na qualidade deles. Veja:
1. Educação
Por maior que seja a inadimplência, é essencial que a qualidade da educação seja mantida, pois do contrário, o nível do serviço que a escola entrega cairá. Dessa forma, os pais bons pagadores não acharão justo continuar pagando um valor que não se reflete na qualidade do ensino que é oferecido. Afinal, uns não podem ser prejudicados por causa de outros, certo?
Se os responsáveis sentirem que a qualidade do ensino que o filho recebe na sua instituição caiu, e que há uma outra com valor similar de mensalidade, mas com mais qualidade, trocarão o estudante de colégio. Então, lá na ponta, isso impactará também na saúde financeira da sua escola.
Além disso, a imagem pública dela começará a ser impactada, seja por avaliações negativas online, seja pelo marketing boca a boca convencional. Então, quando a inadimplência te obrigar a fazer cortes, evite fazê-los no nível de qualidade dos professores contratados, nas ferramentas de ensino usadas em sala de aula e nos laboratórios. Esses fatores estão diretamente ligados à qualidade do ensino.
2. Comunicação escolar
Se há algo a não se fazer em momentos de inadimplência é se afastar dos pais. Quando cortes são feitos na qualidade da comunicação escolar, é isso o que acontece, pois é ela a cola que une os pais à instituição de ensino. Quebrar esse canal, sobretudo em momentos de inadimplência, pode ser um tiro no pé.
A primeira razão para priorizar a comunicação escolar é que é por ela que a escola mostra o seu valor. Afinal, os pais não estão dentro da instituição, não conseguem ver com os próprios olhos as entregas que ela faz, como por exemplo as atividades diferenciadas, as práticas em laboratório, a qualidade das estruturas e as minúcias do dia a dia. Com a agenda digital eles podem enxergar tudo isso mesmo sem estar fisicamente na instituição, por meio dos vários recursos disponíveis na ferramenta.
Mostrar o seu valor é essencial para reter alunos, algo que afeta a receita recorrente mensal da escola. Também é crucial para gerar marketing boca a boca positivo, o que impacta diretamente na atração de novos alunos e, portanto, na injeção de novas receitas. Além de tudo, mostrar o que a escola faz é fundamental nas negociações com inadimplentes, pois ela consegue argumentar com os responsáveis que precisa das mensalidades para manter a qualidade de tudo o que eles observam diariamente pela agenda digital.
3. Combate à inadimplência
Se a sua escola possui recursos implementados para o combate à inadimplência – como um assistente de recebimentos e cobranças, por exemplo – não faz muito sentido cortar o uso da ferramenta justamente quando ela mais se faz necessária, certo? Fazendo isso, a inadimplência pode aumentar ainda mais.
Nesse caso, em vez de fazer cortes, busque aprender ainda mais sobre a ferramenta e verificar se a sua escola está aproveitando todo o potencial dela. Às vezes, quando a tecnologia utilizada é bem robusta, é normal que a instituição só faça uso de uma parte dos recursos, e assim, deixe de aproveitar muitas possibilidades que fariam a diferença em seus resultados.
Vou te dar um exemplo. Aqui na ClipEscola nós temos um assistente de recebimentos e cobranças chamado ClipPag. Ele possui inúmeros recursos, como por exemplo cobrança automatizada de inadimplentes; confirmação de leitura das notificações; geração de boletos com atualização automática; agrupamento de boletos; boletos personalizados; quitação dos débitos dentro da própria ferramenta; e muitos, muitos outros. Há escolas que só usam uma parte das possibilidades disponíveis. Então, em vez de cortar, às vezes a questão é só fuçar mais para potencializar os resultados.
4. Captação de alunos
Dificilmente a escola faz a captação de alunos sem precisar fazer nenhum investimento. Para fazer mais matrículas é preciso abrir um pouco a mão, concorda? Está aí um tipo de custo que você não pode eliminar mesmo em cenários de alta inadimplência. Afinal, a entrada de novos alunos significa injeção de receita no caixa da escola, certo?
Isso não quer dizer que você não possa cortar em nada nesse aspecto, mas sim que não deve cortar em ações que comprovadamente estejam trazendo bons resultados para a escola. Toda a questão está em medir a performance das campanhas e estratégias empregadas.
Se a sua escola está investindo em Ads, por exemplo, e há um bom retorno sobre esse investimento, não faz sentido cortá-lo. Se está investindo em ferramentas para a nutrição de clientes em potencial e eles estão avançando no funil de vendas, também não seria inteligente cortar esse custo. Quando o assunto é captação, tudo consiste basicamente em acompanhar os resultados e verificar o que está dando retorno para a escola e o que não está.
Quais custos podem ser cortados?
Agora que já vimos quais custos devem ser priorizados em cenários de inadimplência escolar, certamente você está pensando: “Tá, mas vou cortar no que então???”. É justamente essa questão que vamos ver agora.
Custos ligados à ampliação da escola
Toda empresa tem a ambição de crescer, mesmo as do segmento educacional. Porém, se neste momento a sua escola não está nem conseguindo pagar as contas atuais devido às altas taxas de inadimplência, e está precisando escolher quais despesas cortar, talvez seja a hora de pisar um pouco no freio e primeiro “arrumar a casa” antes de ampliá-la.
Altas taxas de inadimplência evidenciam um problema que não pode ser “empurrado com a barriga”. Algo está errado na gestão da inadimplência, concorda? Então é preciso primeiro resolver os problemas na parte estratégica e levar a inadimplência a patamares aceitáveis antes de embarcar em uma empreitada como uma ampliação. Afinal, reformas custam caro, certo?
Se a situação financeira não está favorável e não há dinheiro em caixa para tudo, de que forma os custos de ampliação seriam cobertos? O pagamento dessas despesas não pode depender de cortes em áreas essenciais da escola, como falamos na primeira parte deste artigo. Então, aguarde um pouco mais e resolva a gestão da inadimplência primeiro. Quando a casa estiver em ordem, com uma boa saúde financeira, é só retomar o projeto de ampliação!
Papel e itens de comunicação desnecessários
Como você deve lembrar, nós colocamos os custos com comunicação escolar na lista dos que devem ser priorizados. Porém, a prioridade não está em qualquer custo com comunicação escolar, e sim naqueles que impactam na qualidade dela.
Vou te explicar melhor. Muitas escolas gastam excessivamente com itens como: agendas físicas, resmas de folhas, toners de tinta, cola, grampos, clips, manutenção da impressora, ligações telefônicas etc. Isso que nem estamos contabilizando aqui o tempo produtivo remunerado utilizado para viabilizar essa comunicação manual. Esses gastos podem ser cortados tranquilamente sem que a qualidade da comunicação fique comprometida. Basta, para isso, substituir esses custos por um menor: a agenda digital.
A agenda digital escolar proporciona uma comunicação de muito mais qualidade com as famílias e a um custo muito menor. Estima-se que as escolas economizem R$36 mil por ano a cada 500 alunos apenas fazendo a substituição de todos os recursos que citamos pela agenda digital. Então, trocar custos maiores por custos menores e ainda aumentar muito a qualidade do relacionamento com os pais com certeza é um bom negócio.
Itens de decoração
As escolas costumam fazer decorações em diversas datas comemorativas do ano: páscoa, dia das crianças, halloween, Natal, entre outras. Porém, se a instituição está com a saúde financeira abalada devido à inadimplência, esses são gastos que não são essenciais e podem ser cortados.
Não é preciso, necessariamente, deixar de enfeitar a escola nessas épocas, mas é possível reaproveitar os materiais de decoração de anos anteriores sem adquirir novos. Não tem problema repetir. Caso não dê para aproveitar muitos dos itens que já foram utilizados, use o que der. O importante é não cortar custos essenciais para manter esses, que não são.
Taxas de boletos escolares
Às vezes o corte de custos está simplesmente nas substituições de gastos maiores por menores, como no caso da comunicação escolar. Com relação às taxas de boletos escolares, dá para fazer a mesma coisa, sabia?
Se a sua escola paga taxas altas sobre os boletos, chega a pagar três taxas para um único título (emissão, cancelamento e recebimento) e ainda não aproveita vantagens como o agrupamento de vários débitos em um único boleto (pagar pagar só uma taxa), há oportunidades de economia aí!
No ClipPag, o assistente de recebimentos da Clip, por exemplo, a história é bem diferente. A economia já começa pelo valor das taxas, que é bem abaixo da média de mercado. Além disso, a escola só paga uma taxa por título. Os cancelamentos e atualizações não têm custos. Por fim, a escola consegue agrupar débitos de um mesmo responsável financeiro em um só boleto, pagando uma taxa só em vez de duas ou mais.
O que você acha de fazer uma simulação? Você pode solicitá-la por aqui. Então, faremos um comparativo das taxas que a sua escola paga hoje com as que poderia pagar se fizesse a geração de boletos pelo ClipPag. Assim, se você achar vantajoso, já pode fazer esse corte de custos desnecessários com taxas de boleto. É uma boa, né?
Mídias tradicionais
Há escolas que investem muito dinheiro em mídias tradicionais como TV, rádio, jornal, outdoor, busdoor etc. para fazer campanhas de matrículas. Como você deve lembrar, nós recomendamos que a sua escola não faça cortes de custos em captação de alunos que comprovadamente estejam trazendo bons resultados. Acontece que é muito difícil medir o retorno sobre o investimento em mídias tradicionais.
Vou te dizer que impossível não é, tá? Meios há, mas a escola teria mais custos para contratar uma empresa para realizar essa medição, já que é algo que ela não conseguiria fazer sozinha, e os resultados não seriam tão precisos quanto os de outros tipos de campanhas.
Se a sua escola não é de grande porte – dessas que competem por alunos não apenas do próprio bairro, mas de toda a cidade e de outros municípios da região – o alto investimento nesse tipo de mídia não se justifica em um momento de queda de receita devido à inadimplência. Nesse período, priorize os custos de captação que podem te trazer resultados comprovados, pois esses com certeza justificam o investimento.
Como a ClipEscola pode te ajudar com a inadimplência?
Já falamos sobre a priorização de custos e também sobre os cortes necessários a fazer enquanto a escola estiver com pouco dinheiro em caixa devido à inadimplência, certo? Agora vamos ver como nós da Clip podemos te ajudar no enfrentamento da inadimplência, para que você não precise mais ficar escolhendo quais despesas cortar.
Como já cheguei a mencionar, temos na Clip um assistente de recebimentos e cobranças muito completo, o ClipPag. Por ele é possível trabalhar com a inadimplência tanto de forma reativa – facilitando os pagamentos pelo próprio app e enviando lembretes conforme a data de vencimento dos boletos se aproxima – quanto proativa – enviando notificações de cobrança automáticas quando a data de vencimento chegar e não houver o pagamento. Solicite mais informações por aqui
Além de tudo isso, temos também um produto financeiro chamado Receita Garantida. Esse recurso garante inadimplência zero, pois quando um pai deixa de pagar a mensalidade, o Receita Garantida banca o valor integral. Para informações sobre o Receita Garantida, você pode entrar em contato pelo mesmo local e informar o interesse nesse produto.
Leia mais
– Como criar um processo escalável de cobrança de inadimplentes na sua escola
– 10 perguntas e respostas sobre o ClipPag, o gateway de pagamentos da Clip
