Skip to content
  • Agenda Digital
  • Programa M3I
  • Conteúdo
    • Blog
    • Materiais
    • Cases de Sucesso
  • Soluções
    • Atendimento Multicanal
    • Estou Chegando
    • Sala de Aula Virtual
    • Gestão de Pagamentos Escolares
    • ClipEscola Giro
    • CRM para Captação
    • Comunicação Interna
  • Seja um Parceiro
Menu
  • Agenda Digital
  • Programa M3I
  • Conteúdo
    • Blog
    • Materiais
    • Cases de Sucesso
  • Soluções
    • Atendimento Multicanal
    • Estou Chegando
    • Sala de Aula Virtual
    • Gestão de Pagamentos Escolares
    • ClipEscola Giro
    • CRM para Captação
    • Comunicação Interna
  • Seja um Parceiro
Entrar
AGENDE UMA REUNIÃO
  • Agenda Digital
  • Programa M3I
  • Conteúdo
    • Blog
    • Materiais
    • Cases de Sucesso
  • Soluções
    • Atendimento Multicanal
    • Estou Chegando
    • Sala de Aula Virtual
    • Gestão de Pagamentos Escolares
    • ClipEscola Giro
    • CRM para Captação
    • Comunicação Interna
  • Seja um Parceiro
Menu
  • Agenda Digital
  • Programa M3I
  • Conteúdo
    • Blog
    • Materiais
    • Cases de Sucesso
  • Soluções
    • Atendimento Multicanal
    • Estou Chegando
    • Sala de Aula Virtual
    • Gestão de Pagamentos Escolares
    • ClipEscola Giro
    • CRM para Captação
    • Comunicação Interna
  • Seja um Parceiro
AGENDE UMA REUNIÃO
Entrar

Atualização cadastral dos alunos e famílias: a importância de manter dados atualizados e como fazer isso usando formulários

Atualização cadastral dos alunos e famílias

Compartilhe

WhatsApp
Facebook
Twitter
LinkedIn
  • Graziela Balardim
  • 28 de maio de 2021
  • Gestão Escolar
  • Tempo estimado de leitura: 12 minutos

Sumário

Os dados das pessoas – como por exemplo e-mail e telefone – mudam com alguma frequência ao longo dos anos. Há alunos que passam a vida estudantil inteira dentro da mesma escola, então, é quase certo que, em algum momento, os dados deles e das famílias sofrerão alterações. A sua escola está ligada nisso? Faz atualização cadastral periodicamente?

 

Vamos falar um pouquinho mais sobre isso. Venha comigo!

 

Dados para manter atualizados

 

É claro que o ideal é a sua escola manter 100% das informações sobre as famílias e alunos bem atualizadas. Há, porém, dados que são mais importantes do que outros, e são eles que a sua instituição precisa realmente cuidar para que nunca fiquem desatualizados, como por exemplo:

 

  • Número do celular dos pais, responsáveis e alunos
  • E-mail dos pais, responsáveis e alunos
  • Nome do responsável financeiro pelo estudante
  • Informações sobre alergias, doenças, remédios e necessidades especiais do aluno

 

A falta de atualização cadastral impacta em quê?

 

A falta de atualização cadastral periódica impacta em muita coisa, e no início da pandemia, você teve uma boa amostra disso, não foi? Ao menos, esse foi o caso de diversas escolas que passaram o maior sufoco porque estavam com os dados do público bem desatualizados no sistema. 

 

Quando a comunicação com as famílias não pôde mais depender de nenhum tipo de papel, do intermédio do aluno, do telefone fixo da escola e nem da presença física dos pais no local, aí então foi aquela correria para dar um jeito de obter os dados atuais de todos, e assim conseguir que a comunicação não fosse interrompida e que as aulas pudessem migrar para o meio virtual. 

 

Esse momento pode ter passado, mas que fique a lição! Afinal, se os dados não se mantiverem atualizados, a sua escola ainda pode ter algumas dificuldades, como por exemplo:

 

Falta de alcance da comunicação escolar

 

Se a sua escola não tiver os dados do público sempre atualizados, é certo que algumas famílias acabarão não recebendo as informações que a sua instituição enviar. E não pense: “ah, se alguém não receber vai me avisar, e aí eu atualizo”. Não é sempre que as pessoas se dão ao trabalho. Alguns familiares simplesmente não receberão nada e deixarão por isso mesmo. Portanto, esse é um público que a sua escola estará deixando de engajar, e consequentemente, de fidelizar.

 

O fato de uma fatia dos pais não estar recebendo os comunicados da escola também poderá gerar situações como, por exemplo, um aluno chegar sem a autorização para o passeio escolar ou sem os materiais solicitados para as atividades do dia. E não adianta dizer que “a escola enviou”. Enviar para número ou e-mail desatualizado não conta né.

 


 

Alunos sem aulas

 

Você viu que em um cenário no qual haja a necessidade de aulas em EaD ou híbridas, ter os dados dos estudantes – como celular e e-mail – sempre atualizados é bem importante, certo? Afinal, se alguns alunos estiverem com essas informações desatualizadas no sistema da sua escola, isso pode impedir que eles consigam assistir às aulas e receber os conteúdos. Isso chegou a acontecer por aí?

 

Mesmo que a sua instituição agora já tenha realizado a atualização cadastral desses dados, é importante que isso se mantenha nas rotinas da escola ao longo do tempo. Você sabe, nunca podemos prever quando situações extraordinárias podem acontecer novamente, não é? E nenhuma instituição quer passar por todo esse sufoco de ter que atualizar os dados na correria outra vez, e de ter que deixar alunos sem aulas até que isso seja feito. Então, antecipe-se!

 

Inadimplência

 

A falta de atualização cadastral também pesa no bolso da escola. Vou te dizer o porquê. Me responda:

 

  • Como o responsável financeiro receberá o boleto da mensalidade se a sua escola enviar para um dado de contato desatualizado?
  • Como a sua escola efetuará a cobrança de inadimplentes se as informações de contato que possuir estiverem desatualizadas?
  • Como a sua escola saberá qual dos familiares do aluno procurar se não tiver a informação de quem é o responsável financeiro? Nem sempre é o pai ou a mãe, sabia?

 


Como você pode ver, dados desatualizados facilitam a inadimplência e dificultam as cobranças. Se a sua escola não tiver o costume de realizar atualização cadastral periódica, só descobrirá o problema quando ele bater na porta, ou seja, quando a inadimplência acontecer e a sua instituição ficar de mãos atadas, sem saber como fazer contato. 

 

Não pense que, nesses casos, o aluno poderá servir como um intermediário para as cobranças. Essa é uma ação que pode ser entendida como vexatória, pois o estudante não tem que saber que o pai está inadimplente. Então, se a sua escola não quiser enfrentar demandas judiciais, com certeza esse não é o caminho. Bem mais fácil manter tudo atualizado e não se incomodar depois, não é? 

 

Situações críticas com o aluno

 

Você lembra que comentamos acima que entre os dados importantes para manter atualizados estão questões como alergias, doenças, remédios e necessidades especiais do estudante? Isso é porque nunca se sabe quando um incidente pode ocorrer. E se o seu aluno tiver um ataque alérgico na hora do lanche? E se ele tiver algum tipo de crise? Há muitas situações envolvendo a saúde dos estudantes que podem acontecer na escola.

 

Em casos assim, é importante que a sua instituição tenha esses dados, até para poder informar eventualmente para um socorrista, sem precisar esperar que o pai consiga ser contatado para dar a informação. Em situações mais graves, a agilidade faz total diferença. Então, mesmo que a chance de algo assim ocorrer seja baixa, é sempre melhor prevenir, não acha?

 

Como faço para solicitar dados atualizados aos pais?

 

Você já percebeu que a atualização cadastral dos alunos e famílias é importante, certo? Agora, vamos ver o que é preciso para realizá-la periodicamente e evitar as situações que conversamos acima.

 

Bom, o título deste artigo já é um spoiler né, então você já deve saber que a resposta são os formulários! Primeiro, vamos ver como construí-los, e depois como enviá-los, combinado?

 

O que perguntar

 

Número do celular

 

Para o número do celular, o ideal é que você pergunte se a pessoa tem mais de um telefone. Isso porque, se eventualmente um deles acabar sendo desativado no futuro, a sua escola ainda terá o outro. Ou seja, sem contato a sua instituição não ficará!

 

Cada responsável então deve indicar qual dos seus números é o principal, pois é ele que será cadastrado na agenda digital escolar. O aluno, caso tenha mais de um número, também deve indicar qual é o principal. Ahhh… e não esqueça, peça sempre também o DDD!

 

E-mail

 

Vamos adotar a mesma ideia para o e-mail, está bem? Peça o e-mail principal, mas só para garantir, solicite também um secundário, caso haja. Mal não vai fazer, não é mesmo?

 

Nome do responsável financeiro

 

Se a sua escola nunca perguntou aos pais quem é o responsável financeiro pelo aluno, é bom que faça isso. Algumas vezes, o responsável financeiro pode nem ser um dos pais, pode ser uma avó, por exemplo, ou um tio ou padrinho. Então, ter a informação de quem é o responsável financeiro é importante para que os boletos sejam direcionados à pessoa certa, e mais ainda, para que a instituição possa fazer a cobrança de inadimplentes de forma efetiva. Por isso, não esqueça de solicitar esse dado!

 

Caso você acabe descobrindo que o responsável financeiro pelo aluno é alguém que você nem tinha cadastrado no sistema, ou seja, que você não tem nem os dados básicos, aí é necessário perguntar por isso também, especialmente se estiver pensando em automatizar a parte de cobranças usando um gateway de pagamentos como este aqui. Nesse caso, a sua escola precisará do nome, CPF, número de telefone e e-mail desse responsável. Isso pode ser perguntado aos pais via Forms também. Bem facinho de resolver.

 

Informações sobre alergias, doenças, entre outros

 

Como já falamos, é muito importante que a escola saiba se o aluno tem alguma alergia, doença, se está tomando algum remédio ou se tem alguma necessidade especial. Isso também pode ser questionado por meio de formulários. Você pode usar a opção de resposta fechada para que os responsáveis digam “Sim” ou “Não” para cada pergunta, e um campo aberto para que os que responderam “Sim” informem a alergia, remédio, doença ou necessidade que o filho possui.

 

Como enviar o formulário

 

A forma mais eficiente de enviar o formulário é pela agenda digital escolar. A agenda que desenvolvemos aqui na ClipEscola, por exemplo, já possui até integração com o Google Forms, o que permite que a escola tenha uma gama de possibilidades de formatos para as perguntas que irá enviar.

 

Caso algum dos responsáveis não tenha o app da agenda instalado no celular, a pesquisa com o formulário será recebida automaticamente no e-mail. Isso quer dizer também que se a escola já estiver com alguns dados dos pais desatualizados, eles têm duas chances de receber o questionário: ou no celular ou no e-mail. 

 

Se houver responsáveis que estejam com esses dois dados desatualizados no sistema da escola, isso significa que eles não receberão o formulário. Nesse caso, uma opção possível é que um dos responsáveis dê à instituição as informações atualizadas dos outros familiares que estão cadastrados. Assim, a escola consegue fazer a atualização cadastral de todos e ninguém fica de fora da comunicação escolar!

 

Como fazer a atualização cadastral com os dados recebidos no formulário?

 

Após a pesquisa com o formulário, a próxima etapa é pegar os dados obtidos e fazer a atualização cadastral. Há duas maneiras de fazer isso, veja:

 

Importação de dados para a agenda digital

 

A sua escola possui agenda digital escolar, mas não tem sistema de gestão? Então este tópico é para você! No seu caso, provavelmente as informações sobre alunos e responsáveis ficam dentro de uma planilha ou armazenadas em fichas de papel, não é? Você pode importar uma parte das informações que já tem – como nome, celular, e-mail, CPF e nome do responsável financeiro pelo aluno – para a agenda digital, sabia? 

 

Na ClipEscola, isso funciona assim: você baixa uma planilha no modelo padrão que fornecemos, passa essas e outras informações solicitadas para ela e depois a encaminha para o nosso time, para que eles possam fazer essa importação. Isso é algo que só precisa ser feito da primeira vez. 

 

Depois, quando você fizer a pesquisa com o formulário, as informações ficam disponíveis em um relatório, que pode ser baixado, se você quiser. Os dados coletados ficam lá, disponíveis para uma consulta a qualquer tempo pela ClipEscola. Então, é esse relatório que você vai consultar quando precisar ver aqueles dados que mencionamos de alergias, remédios, doenças e necessidades especiais.

 

Já as informações básicas – como dados cadastrais de alunos e responsáveis – devem ser importadas diretamente para a agenda digital, para que a comunicação disparada chegue certinho a todo mundo. Mas isso você pode deixar com o nosso time, que faremos uma nova importação para você! Com todas as informações atualizadas, a sua comunicação escolar vai fluir que é uma beleza!

 

Integração com sistema de gestão escolar

 

A sua instituição de ensino possui sistema de gestão escolar? O tópico acima então não se aplica a você. O seu caso é este aqui. As informações do sistema de gestão podem ser integradas automaticamente com a agenda digital escolar. Fazendo essa integração, tudo que está lá passará para a agenda, e sempre que algo for atualizado ou excluído no sistema, o mesmo será replicado na agenda também. Legal, né? 

 

Acontece que se as informações do sistema estiverem desatualizadas, elas passarão para a agenda desatualizadas também. Por isso, é preciso que você as atualize. Então, basta pegar os dados do público obtidos no formulário e lançá-los no seu sistema de gestão. Depois disso, é só alegria. As informações serão integradas com a agenda digital e a sua escola já conseguirá se comunicar com todos os responsáveis e alunos! Ou seja, esforço recompensado, né?

 

Leia mais
– Como a integração entre softwares pode impactar na produtividade escolar
– Sistema de Gestão x Agenda Digital Escolar: entenda a diferença entre eles


Você já viu como é importante manter os dados do seu público atualizados, e já sabe como fazer isso, certo? Então agora você está com a faca e o queijo na mão! Bora fazer essa atualização cadastral? Mãos à obra!

CTA_Infográfico - Agenda Digital x Sistema de Gestão Escolar

Graziela Balardim

Graziela Balardim

A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.
VEJA MAIS NOTÍCIAS DO AUTOR

Compartilhe

WhatsApp
Facebook
Twitter
LinkedIn
CTA_Diagnóstico de Transformação Digital

Últimos posts

Atividade Extracurricular

Atividade extracurricular: por que apostar nessa ideia faz todo o sentido para as escolas?

ClipPag para as rotinas financeiras da escola

Boas práticas no uso do ClipPag que vão alavancar as rotinas financeiras da sua escola

Gestão do WhatsApp na escola

Como fazer a gestão do WhatsApp na sua instituição de ensino

Contrato Escolar

Contrato escolar: qual é sua importância e como ele traz agilidade às rotinas

Receita Garantida

Receita Garantida: a solução que garante inadimplência zero para a sua escola!

Mulheres para estudar na escola

10 mulheres para estudar na escola e inspirar os seus alunos

ClipPag para o financeiro da escola

7 vantagens de contar com o ClipPag no time financeiro da escola

Fluxo de entradas e saídas da escola

5 maneiras de organizar o fluxo de entradas e saídas da escola com a ClipEscola

Segurança da Informação

Por que a sua escola deve se preocupar com segurança da informação?

Otimização operacional

Otimização operacional: o que é e como isso pode melhorar os processos escolares

Dificuldades de aprendizagem

Trunfo secreto para vencer as dificuldades de aprendizagem

Tecnologia na Educação Infantil

Tecnologia na Educação Infantil: benefícios, métodos e muito mais!

conhecer a clipescola
indicar para a minha escola
Baixe o App
google play
app store
Soluções
  • Programa M3I
  • Agenda Digital
  • Atendimento Multicanal
  • Estou Chegando
  • Sala de Aula Virtual
  • Gestão de Pagamentos Escolares
  • ClipEscola Giro
  • CRM para Captação
  • Comunicação Interna
Menu
  • Programa M3I
  • Agenda Digital
  • Atendimento Multicanal
  • Estou Chegando
  • Sala de Aula Virtual
  • Gestão de Pagamentos Escolares
  • ClipEscola Giro
  • CRM para Captação
  • Comunicação Interna
ClipEscola
  • Sala de Imprensa
  • Seja um Clipescooler
  • Seja nosso Parceiro
  • Indique para sua escola
  • Cases de Sucesso
Menu
  • Sala de Imprensa
  • Seja um Clipescooler
  • Seja nosso Parceiro
  • Indique para sua escola
  • Cases de Sucesso
Conteúdo Rico
  • Blog
  • eBooks
  • Infográficos
  • Webinars
  • Kits
  • Outros materiais
Menu
  • Blog
  • eBooks
  • Infográficos
  • Webinars
  • Kits
  • Outros materiais
Contato
  • Fale conosco
Menu
  • Fale conosco
Siga nossas redes
Facebook Instagram Linkedin Twitter Youtube
Todos os Direitos Reservados © 2023 ClipEscola - Veja nossa Política de Privacidade
Desenvolvido por Começando na Web