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Agenda Digital Escolar x WhatsApp para as comunicações da escola

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21 de maio - 2021

Agenda Digital Escolar x WhatsApp: compare as duas ferramentas e veja o que faz mais sentido para as comunicações da escola

Tempo estimado de leitura: 18 minutos (3666 palavras, 20628 caracteres)

Comunicação escolar digital é o caminho, e disso você já sabe, pois do contrário, não estaria aqui neste post. Acontece que esse caminho também apresenta bifurcações, e se você não conhecê-las bem, pode acabar em uma estrada bem esburacada, longe do destino almejado. É por isso que hoje vamos comparar as diferenças entre fazer as comunicações da escola por meio de um recurso genérico – o WhatsApp – e por meio de uma solução mais específica para o segmento escolar – a Agenda Digital.

 

Há diversos aspectos a analisar. Por isso, te convido a me acompanhar pelos tópicos abaixo, para podermos ver o que faz mais sentido para a sua escola. Vamos lá?

 

1. Controle de visualizações

 

WhatsApp

 

Um dos principais motivos que fazem as escolas largarem a agenda física e partirem para a comunicação digital é o fato de o papel deixar as instituições no escuro, sem saber se os pais estão, de fato, conferindo o que a escola manda, não é mesmo? Acontece que o WhatsApp é uma ferramenta que não preenche bem essa lacuna, e todo mundo que já o utilizou sabe bem do que eu estou falando.

 

Qualquer pai, a qualquer tempo, pode simplesmente desabilitar a opção de confirmação de visualização. É, inclusive, bem comum que as pessoas façam isso. Nesse caso, os risquinhos azuis nunca aparecem, e a escola não tem como saber se o pai conferiu o que foi comunicado ou não.

 

Quando a comunicação acontece por meio de grupos, até há como saber, mas é um trabalho descomunal. É preciso clicar em cada mensagem que você enviou e no ícone de informação, para então ver a lista de quem já visualizou. Imagine fazer isso para cada grupo de cada turma do colégio, e várias vezes ao longo do dia, para saber se quem não tinha visualizado antes visualizou depois. Olha, é preciso ter um saco de tempo e outro de paciência. Por acaso você tem?

 

Agenda Digital Escolar

 

Na agenda digital escolar, a instituição tem o controle total de quem recebeu e de quem visualizou cada recado que foi enviado. Não há nenhuma forma de os pais conseguirem desabilitar essa opção. Afinal, essa é uma solução que já foi criada tendo em vista essa necessidade, então, faz sentido né?

 

E tem mais! Pela ferramenta, a escola também consegue obter estatísticas gerais de recebimentos e visualizações de todos os pais da turma ou até do colégio. Ou seja, se um dos objetivos de as comunicações da escola serem feitas de forma digital é a questão do controle de quem está conferindo o que é enviado, a agenda digital é a única que supre essa necessidade sem deixar nenhuma brecha!

 


2. Organização das informações

 

WhatsApp

 

Convenhamos, os grupos de WhatsApp são uma verdadeira “casa da mãe Joana”. As conversas seguem um fluxo desenfreado, e não é qualquer um que consegue acompanhar. São mensagens de bom dia, gifs, textões, correntes, fotos, conversas paralelas, etc. Você consegue imaginar as comunicações da escola vagando em meio a tudo isso?

 

Os pais mais ocupados provavelmente nem conferem. Afinal, quando se abre o app e há mais de 100 mensagens no grupo, o normal é rolar a conversa para baixo direto, sem verificar as mensagens uma a uma. Não é assim que você faz?

 

Até quando alguns pais conseguem conferir os comunicados da escola no grupo, depois fica difícil de encontrar a informação novamente, quando é preciso relembrar de algo. Nesse momento, a mensagem já ficou lá para cima, se perdeu.

 

O próprio colaborador da escola, responsável por gerenciar o grupo, acaba se perdendo nessa bagunça. Quando um comunicado é colocado no grupo, é normal que os pais façam perguntas sobre a informação divulgada, e cada um só vai perguntar no horário em que visualizar. Ou seja, ao longo do dia, isso pode acontecer em diversos momentos, e tudo em meio a outras interações paralelas. Experimente deixar um pai sem resposta, por não ter visto a pergunta. É insatisfação na certa. Bem complicado, né?

 

Agenda Digital Escolar

 

A agenda digital escolar é a solução que consegue botar “ordem na casa” quando o assunto é comunicação escolar. Todas as interações com os pais ocorrem por meio de recados digitais, e não de mensagens instantâneas. A escola dispara o comunicado para todos os responsáveis de uma vez, mas eles recebem de forma individual, então não perdem nenhuma informação.

 

Quando são os pais que querem falar com a escola, eles também fazem isso por meio de recados. A instituição de ensino consegue programar horários específicos para as respostas, então os colaboradores não precisam ficar o dia todo em função disso. Os pais também se acostumam que a resposta só virá naquele horário estipulado, e não imediatamente. Assim, as comunicações da escola não viram uma “tripa de conversas intermináveis”, e sim algo organizado e fácil de administrar. É outra vida, não é?

 

3. Controle da comunicação

 

WhatsApp

 

Você deve saber que nos grupos da escola no WhatsApp, muita coisa pode dar errada. Os pais podem começar uma discussão entre eles por inúmeros motivos, como por exemplo: política, religião, futebol, julgamento de atitudes do filho do outro, julgamento da criação dada por outros pais, questões pontuais, etc. Os problemas iniciados no meio virtual, muitas vezes, se desdobram para o físico, e a coisa pode ficar bem feia.

 

Às vezes ocorre o contrário também. Em vez de os pais discutirem entre si, eles se unem contra a escola. Só precisa de uma centelha para tudo pegar fogo. Alguma insatisfação latente vem à tona por um dos pais, outros também se identificam com ela, e logo o grupo vira um coro de pais cobrando a escola.

 

Quando situações críticas começam a se desenhar nos grupos – e saiba que mais cedo ou mais tarde isso vai acontecer – não há nada que a instituição possa fazer, a não ser excluí-los de vez e cessar a comunicação escolar.

 

Além de todas essas preocupações que as escolas têm que ter com os grupos, ainda existe o problema das conversas no privado. A instituição não consegue saber o que os professores e os pais estão conversando. E se um colaborador insatisfeito falar coisas negativas da instituição para os responsáveis? Pode acontecer também de o professor usar um discurso que não esteja alinhado com as políticas da escola, ou até de ele começar uma discussão com o pai, que acabará resultando na retirada da criança da escola.

 

Como você pode perceber, o WhatsApp é uma terra de ninguém. A escola não tem controle nenhum da comunicação. Isso, aliás, não é nada surpreendente, pois estamos falando de um app genérico, que não foi construído levando em conta todas as dores da comunicação escolar. Então, coisas assim acontecem né.

 

Agenda Digital Escolar

 

Na agenda digital escolar, o controle da comunicação é da escola. A primeira diferença é que as interações da instituição com os pais não ocorrem por grupos, e sim por recados digitais. Mesmo que eles sejam disparados massivamente, chegam a cada responsável de forma individualizada. 

 

A escola também consegue, se quiser, habilitar a opção de revisão de mensagens. Nesse caso, os recados enviados passam pela revisão de um colaborador definido pela instituição antes de chegarem aos pais. Isso ajuda a garantir que nenhum discurso desalinhado vá adiante, e também serve para corrigir eventuais erros de português.

 

Caso a escola realmente faça questão de que os pais interajam entre si por grupos, isso também pode ser feito, mas em um ambiente mais seguro. Para isso, a instituição habilita a opção de grupos só de pais. Nenhum colaborador participa deles, mas tudo pode ser monitorado e sofrer moderação da escola. 

 

Além disso, existem também soluções mais avançadas que permitem até que essas interações nos grupos sejam analisadas por um recurso de inteligência artificial chamado Mapa de Humor. Ele realiza uma varredura nas conversas e identifica sinais de alerta. Também fornece informações importantes para a escola sobre o nível de satisfação dos usuários em uma linha do tempo. Saiba mais sobre isso por aqui.

 

4. Questões trabalhistas

 

WhatsApp

 

O contrato dos seus colaboradores especifica uma determinada jornada de trabalho, certo? No entanto, sabemos que pais de alunos, muitas vezes, “não têm noção”. Isso é um grande problema quando as comunicações da escola são por WhatsApp. O número de todos no grupo fica em modo público, inclusive o do professor. Você tem alguma dúvida de que, volta e meia, esse educador será perturbado por algum pai de aluno em seu horário de descanso?

 

Isso pode acontecer a qualquer horário do dia, da noite ou da madrugada, em dias de semana ou finais de semana e feriados. Ou seja, esse professor terá que trabalhar fora do horário contratual atendendo aos pais, e sem receber hora extra por isso. Todo esse “trabalho extra” ficará registrado, e os prints das conversas, que mostram inclusive o horário em que elas ocorreram, poderão ser usados em futuras demandas na justiça do trabalho. Você vai arriscar?

 

Agenda Digital Escolar

 

Na agenda digital escolar, nenhum dos usuários tem o número do celular exposto. Então, os pais não têm como saber qual é o número do professor ou de qualquer outro colaborador. Além disso, como já falamos, a escola consegue programar horários para as respostas aos pais. Isso quer dizer que eles não conseguirão falar com ninguém fora daquele horário, e nem o professor conseguirá responder a eles.

 

Caso os pais tentem mandar um recado fora do horário, receberão uma mensagem automática informando quando eles serão respondidos. Os professores também, caso tentem responder algo fora do horário estipulado, verão uma mensagem – que pode ser personalizada pela escola – avisando-os de que eles estão fora do horário de trabalho.

 

Você notou como, dessa maneira, a escola se blinda de qualquer problema trabalhista relacionado a esse assunto? Até porque, se a agenda digital é a ferramenta de comunicação oficial da escola, nada justificaria algum colaborador se comunicar com os pais por outros meios. Se alguém tomasse a decisão de fazer isso, seria por sua conta e responsabilidade, já que a instituição forneceu um canal oficial de comunicação com restrições de horário, e o colaborador que optou por não usar.

 


5. Gerenciamento da comunicação

 

WhatsApp

 

Se a escola fornece um número de WhatsApp para os pais entrarem em contato, isso quer dizer que tudo o que eles quiserem tratar com a instituição terá que ser resolvido por um único aparelho, e que uma pessoa só terá que ficar responsável por ele, correndo de setor em setor quando o assunto for da competência de outra área.

 

Por exemplo, se o WhatsApp da escola fica com a recepcionista, e um pai quer tratar de um assunto financeiro, essa colaboradora terá que levar o aparelho até a equipe do administrativo/financeiro para que o atendimento seja realizado. Às vezes, muitos pais entrarão em contato ao mesmo tempo, e a pessoa responsável pelo aparelho ficará que nem “barata tonta” pela escola, buscando a área responsável por cada solicitação.

 

Além de isso não ser nada prático, ainda consome muito tempo produtivo da pessoa que gerencia o aparelho, especialmente se a escola possuir muitos alunos. A pessoa praticamente nem conseguirá trabalhar, ou então, para conseguir trabalhar, deixará os pais muito tempo aguardando resposta, ocasionando insatisfações.

 

Lembre-se de que o WhatsApp é um canal para mensagens instantâneas, então, quem o utiliza espera exatamente isso. Não há como educar um público para esperar pela resposta se o conceito da ferramenta utilizada fala exatamente de instantaneidade. Não tem coerência, não é? Então, quem gerencia o aparelho que se vire nos trinta ou acabe tendo que aceitar a insatisfação do público. É o jeito.

 

Agenda Digital Escolar

 

Com a agenda digital escolar, a história é bem diferente! A instituição pode criar um perfil de usuário para todos os colaboradores que ela quiser. Pode também criar uma categoria de recados para cada área, permitindo um atendimento aos pais 360º!

 

Os colaboradores das áreas poderão realizar o atendimento via plataforma web ou até por app, se eles preferirem. Como cada um tem um perfil cadastrado, não existe a dependência de um único aparelho ou de um único computador.

 

Além de tudo, o conceito de agenda digital é diferente do de WhatsApp. O público que usa agenda digital sabe que as respostas não são e nem têm a obrigação de ser instantâneas. Então, não existem “expectativas frustradas”. Os pais sabem que há um horário estipulado para as respostas. Ou seja, dessa forma, todos ficam satisfeitos e a produtividade agradece!

 

6. Consumo de memória

 

WhatsApp

 

Para onde vão os arquivos que recebemos pelo WhatsApp? Para dentro do celular, é claro. Tudo fica lá na galeria ou na pasta de download, consumindo a memória do aparelho. Bom para quem tem um smartphone bem top de linha, com muitos megabytes, e péssimo para quem tem um celular um pouco mais antigo, com pouca memória.

 

Será que todos os seus alunos têm os smartphones mais recentes, com uma capacidade gigantesca de memória? Se a sua escola usa o WhatsApp para enviar materiais escolares, é bom que tenham. Afinal, videoaulas, vídeos em geral, podcasts, fotos e apresentações em ppt ocupam um bom espaço. Esse espaço ainda é disputado com o de outros arquivos que os estudantes recebem dos amigos e com os jogos que eles têm instalados no celular. Se pensarmos que tudo isso se acumula no aparelho ao longo do tempo, é bem problemático, não acha?

 

Se até para os pais que têm aquele celular mais velhinho já é difícil quando a escola manda fotos dos alunos, vídeos, cartões virtuais e documentos, imagine então para as crianças, que geralmente têm um aparelho inferior ao dos pais e recebem uma tonelada de materiais escolares pelo celular. Corre o risco até de elas não conseguirem ter contato com os materiais. Então, o WhatsApp acaba sendo um canal falho quando analisamos a questão de inclusão digital.

 

Agenda Digital Escolar

 

Na agenda digital escolar, memória não é um problema. A solução utiliza a tecnologia de armazenamento em nuvem, por isso, nada do que é enviado pela escola fica guardado no celular do aluno, dos pais ou dos professores. Não há consumo de memória do aparelho.

 

Isso quer dizer que a sua instituição pode enviar arquivos à vontade, sem precisar ficar limitando a criatividade dos formatos de materiais devido à preocupação com o espaço. Tá tudo liberado! Bem melhor, né?

 

7. Comprovação de aulas

 

WhatsApp

 

As escolas que utilizam o WhatsApp para enviar videoaulas ou planejamento de atividades aos alunos que estão no ensino remoto ou híbrido podem ter dificuldades em conseguir comprovar essas atividades para fazer a validação das horas letivas.

 

Afinal, os arquivos ocupam espaço na memória, então, é normal que professores e alunos deletem as videoaulas e materiais depois da utilização, para liberar espaço. Até mensagens de texto enviadas pelo app consomem memória, o que faz com que muitas pessoas as deletem também. O que fica de registro então? Como comprovar um ano letivo inteiro de aulas dadas? Fica complicado, não é?

 

Agenda Digital Escolar

 

Na agenda digital, tudo fica bem registradinho. Para começo de conversa, todos os vídeos, materiais, arquivos e recados ficam salvos em nuvem, então não existe o problema de deletar as coisas para liberar espaço. A hora que precisar comprovar alguma atividade, é só procurar, que estará tudo lá.

 

Além disso, em soluções mais completas, que vêm junto com a funcionalidade de Ambiente Virtual de Aprendizagem, existe até a opção de gravar as aulas que são transmitidas ao vivo. É possível também controlar a frequência dos alunos exportando a lista de estudantes que clicaram no link da aula no horário em que ela estava ocorrendo. Quer comprovação melhor do que essas que a agenda digital pode te dar?

 

8. Proteção de dados dos usuários

 

WhatsApp

 

Você sabe que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor, não é? Acontece que se as comunicações da escola ocorrem via WhatsApp, é impossível que a instituição esteja em conformidade com a lei.

 

Para começar, o pai não tem como dar nenhum aceite para a política de privacidade da escola, algo que é extremamente importante, principalmente se pensarmos que por esses grupos a escola costuma enviar fotos dos alunos menores de idade, que são dados extremamente sensíveis e que vão parar na galeria do celular de todos os participantes do grupo.

 

Além disso, o número do celular de todos os pais fica exposto, e isso sem que nenhum tenha dado autorização para essa exposição. E se acontece de o celular de algum pai do grupo ser clonado e o criminoso abordar os outros participantes no privado e aplicar golpes? Nesse caso, haveria dano, e um dano provocado pela falta de conformidade da escola com a lei. É bem preocupante, você não acha?

 

O descumprimento da lei pode gerar as seguintes penalidades: 

 

  • Perdas e danos (penalidade que já estava em vigor até mesmo antes da LGPD pelas leis consumeristas e cíveis em caso de violação de privacidade)

 

  • Advertências

 

  • Suspensão da coleta de dados

 

  • Exclusão dos dados que foram coletados de forma indevida

 

  • Multas que podem chegar a 50 milhões de reais, de acordo com o porte da escola

 

Agenda Digital Escolar

 

Quando um pai tem o seu celular cadastrado na agenda digital, a primeira coisa que ele recebe é o termo no qual ele dá o aceite para o uso e tratamento de seus dados, conforme determina a LGPD.

 

Nenhum usuário, seja ele familiar, aluno ou colaborador, tem o número do celular exposto publicamente. Essa é uma informação que fica totalmente oculta. Isso quer dizer, entre outras coisas, que o exemplo de dano que citamos no tópico anterior é impossível pela agenda digital.

 

As fotos dos alunos que a instituição envia aos pais também não ficam armazenadas no celular deles, e nem há botão algum para que eles as salvem. Isso quer dizer que as fotos são visualizadas somente dentro da agenda digital, evitando que alguns pais exponham a imagem dos filhos de outros em redes sociais, por exemplo. Esse fato é de extrema relevância, pois a lei vê esses dados como muito sensíveis, e é recomendável que se tenha cautela extra.

 

Conheça a agenda digital que oferece os melhores recursos para as comunicações da escola

 

Você viu como é bem diferente fazer as comunicações da escola por um recurso genérico como o WhatsApp ou por uma ferramenta específica para o segmento escolar, como a agenda digital? A disparidade é tão grande que aparece até um abismo, você não acha?

 

Também é importante ressaltar que nem todas as agendas digitais são iguais, e nem todas oferecem tudo o que você viu aqui. O nosso comparativo tomou como base a Agenda Digital ClipEscola, que atualmente é a mais completa do mercado, e possui recursos que você não encontrará em nenhuma outra.

 

Além de tudo o que citamos nesse comparativo com o WhatsApp, há muitos outros recursos da Agenda Digital ClipEscola que nem entraram neste artigo, como por exemplo funcionalidades para recebimentos e cobranças; para matrículas; para comunicação interna; para acompanhamento do transporte escolar e muito mais.

 

Resumindo, com a ClipEscola, a comunicação da sua instituição de ensino está nas melhores mãos que você poderia desejar. O que você acha de nos conhecer melhor? Solicite uma demonstração por aqui.

 

Leia mais
– Agenda Digital ClipEscola: conheça os recursos da solução para a comunicação escolar
– Quais são os recursos necessários para a adesão à agenda digital escolar

 

Acredito que depois de tanta informação, você já tenha conseguido perceber o que faz mais sentido para as comunicações da sua escola, não é mesmo? Conte com a gente para o que precisar!

 

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AUTOR:

Graziela Balardim

A autora é Jornalista, pós-graduada em Produção Multimídia e atua na ClipEscola como Conteudista de Marketing Digital.